Аренда автомобиля в командировке: как оформить и учесть

И вот тут сразу же необходимо подчеркнуть, что согласно статье 166 ТК РФ командировка – это исключительно поездка сотрудника по поручению работодателя, цель которой — исполнение служебного распоряжения (оно может быть как одно, так и несколько).
Итак, что же понадобится для возмещения? Разумеется авансовый отчет. Его необходимо будет оформить, как только вы прибудете из командировки, а затем приложить к нему всю оправдательную документацию. Сотруднику следует в обязательном порядке отчитаться на протяжении трех рабочих дней.
Также по приезду из командировки в бухгалтерию необходимо будет предоставить подтверждающую отчетную документацию (оправдательную), а именно:

  • Счета, чеки и иные документы, свидетельствующие о том, что вы оплачивали услуги проката автомобиля с целью исполнения служебного распоряжения в период нахождения в командировочной поездке.
  • Акт о возврате машины в автопарк.
  • Договор аренды авто.

При наличии всей этой документации юридическая структура может надеяться на определенный вычет из налога на прибыль. Самое главное, чтобы транспортная аренда была грамотно и правильно оформлена.
Некоторые фирмы могут потребовать от сотрудника заранее зафиксировать право на совершение затрат на прокат автомашины в служебной командировке. В некоторых случаях эта процедура осуществляется посредством обращения сотрудника в письменной форме, где он уведомит о такой разновидности дополнительного расхода. Это обезопасит командированного сотрудника от непредвиденных ситуаций неправомерного распоряжения денежными средствами фирмы, которые были выделены на командировку.
Компенсировать необходимо и расходы на бензин. Вам нужно будет предоставить чеки, подтверждающие оплату ГСМ и документы, свидетельствующие о пробеге авто.

Аренда автомобиля в командировке становится все более частым и все более популярным явлением. И если для работника это сплошное удобство, то у бухгалтера может вызывать ряд вопросов и даже некоторые затруднения. Попробуем разобраться. Начнем с вопроса: а нужно ли вообще возмещать работнику затраты на аренду авто в командировке?

Условия возмещения работнику расходов на аренду авто

Право работника на возмещение расходов, понесенных в связи со служебной поездкой, закреплено в ст. 167 ТК РФ. Ст. 168 ТК РФ конкретизирует, какие именно это могут быть расходы, и называет в числе прочего расходы на проезд. Что именно следует к ним относить, в ТК РФ не прописано, однако установлено, что порядок и размер возмещения командировочных в коммерческих фирмах определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Значит, чтобы работники могли использовать в командировках арендные авто и получать за них компенсацию, это нужно закрепить в коллективном договоре или ЛНА: правилах внутреннего трудового распорядка, положении о командировках и т. п.

Что еще потребуется для возмещения? Конечно же, авансовый отчет, который работник оформит по возвращении из командировки и к которому приложит все оправдательные документы. Отчитаться он должен в течение 3 рабочих дней (п. 26 Положения о служебных командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Оправдательными документами в данном случае будут (письмо УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@):

  • договор аренды транспортного средства (ст. ст. 633, 643 ГК РФ);
  • документы о внесении арендной платы (чеки, счета и т. п.);
  • документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке.

Компенсировать нужно и бензиновые траты. Для этого нужны чеки на оплату ГСМ, а также документы, подтверждающие пробег автомобиля.

Налоги и учет

Для целей налога на прибыль расходы на аренду автомобиля в командировке прямо к командировочным расходам не относятся. В подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ говорится только о расходах на проезд к месту командировки и обратно, но не о перемещении работника в месте командирования. Однако Минфин не видит в этом препятствий для учета данных расходов, при условии что они экономически обоснованны и документально подтверждены (письма от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742).

Зарплатные отчисления с данных возмещений делать не нужно: они подпадают под освобождение от НДФЛ и взносов как компенсации, связанные с выполнением работником его трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 20.2 закона «О страховании от НС и ПЗ» от 24.7.1998 № 125-ФЗ).

В бухучете расходы нужно провести через счет 71 в корреспонденции с затратными счетами:

Дт 20, 25, 26, 44 Кт 71 — списание расходов по авансовому отчету.

Дт 71 Кт 50, 51 — возмещение перерасхода. Или:

Дт 50 Кт 71 — возврат неизрасходованных сумм.

См. также: «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *