Авансовые отчеты в 2017 году: изменения

Авансовый отчет относится к обязательным бухгалтерским документам, которые в первую очередь изучаются во время налоговых проверок. Он необходим для подтверждения целевого расходования средств организации, которые сотрудник получает на приобретение товаров или услуг, а также на расходы во время командировки.

Подотчетный сотрудник получает на руки аванс по распоряжению руководителя организации. Руководитель составляет приказ, в котором прописывает подотчетных лиц, суммы и цели, на которые выдается аванс. Выдача денежных средств возможна только после того, как сотрудник «закрывает» предыдущий авансовый отчет, то есть возвращает в кассу неизрасходованные деньги и отчитывается о совершенных расходах.

Средства выдаются исключительно сотруднику организации, передавать их третьим лицам запрещено.

Кому можно выдать деньги под отчет

Выдача подотчетных сумм возможна лишь работникам предприятия. Согласно нормам трудового законодательства, работником признается только тот сотрудник, с которым у работодателя заключен трудовой договор (ст. 15 ТК РФ). Однако п. 5 указания № 3210-У в понятие «работник» включает и иные физлица, с которыми у компании заключены договоры гражданско-правового характера (далее — ГПХ). Такие пояснения дал ЦБ РФ в своем письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Таким образом, подотчетником может выступать как штатный сотрудник предприятия, так и подрядчик, действующий по договору ГПХ. Однако лицо, не являющееся штатным сотрудником, не обязано предоставлять авансовый отчет, а заказчик не имеет возможности удержать аванс из его заработной платы, как в случае со штатным работником (ст. 37 ТК РФ). Чтобы избежать неприятностей с невозвратом подотчетных сумм, при заключении договора ГПХ следует прописать соответствующие штрафные санкции.

Какие изменения коснулись подотчета в 2016-2017 годах

В 2016 году основные преобразования в части учета подотчетных средств коснулись бюджетных учреждений. В связи с принятием поправок к указанию о бюджетной классификации, утвержденному приказом Минфина от 01.07.2013 № 65н, изменились некоторые коды КОСГУ, вследствие чего поменялись и аналитические счета для учета подотчетных сумм.

Порядок учета подотчетных сумм в бюджетных учреждениях см. в статье «Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях».

Также в 2016 году были внесены поправки в НК РФ. Теперь датой обложения НДФЛ сверхнормативно выплаченных суточных является последний день месяца, в котором работник предоставил авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Ранее чиновники считали датой получения дохода, подлежащего налогообложению, момент выплаты сверхнормативных средств сотруднику (письмо Минфина от 25.06.10 № 03-04-06/6-135).

Если сверхнормативные суточные были выплачены в иностранной валюте, то и пересчитывать их в рубли для определения дохода следует по курсу ЦБ РФ, действующему в последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина РФ от 05.06.2017 № 03-04-06/35510).

Напомним, что в налоговом учете нормы суточных утверждены п. 3 ст. 217 НК РФ и составляют 700 руб. в день для командировок по России и 2 500 руб. — для заграничных поездок. Суммы суточных, выплаченные сотрудникам сверх указанных норм, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

В 2017 году в расчеты с подотчетниками, а если конкретно, в п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, были внесены 2 важных изменения:

  • Теперь для выдачи денежных средств не обязательно заявление сотрудника – достаточно издать распорядительный документ от имени директора предприятия или ИП.
  • Выдавать суммы под отчет можно даже при наличии ранее не возвращенных подотчетных средств.

Изменения базируются на указании ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017.

В остальном порядок расчетов с подотчетниками в 2017 году остался прежним. Рассмотрим его более подробно.

Обязательно ли заявление на выдачу подотчета

До 19.08.2017 года заявление было обязательным документом, на основании которого выдавались средства под отчет. Отсутствие такого заявления проверяющие могли посчитать нарушением кассового порядка и назначить штраф в размере до 50 тысяч руб. (ст. 15.1 КоАП). Однако судьи часто решали, что за подобные нарушения штрафные санкции не предусмотрены (постановление 7-го арбитражного апелляционного суда от 18.03.14 № А03-14372/2013).

19.06.2017 года ЦБ РФ выпустил указание № 4416-У, которое вступило в силу спустя 2 месяца. В настоящий момент в п. 6.3 указания № 3210-У закреплено следующее: расходный кассовый ордер оформляется либо на основании распорядительного документа юрлица/ИП, либо согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и сроке, на который выдаются наличные деньги. При этом заявление визирует руководитель и указывает дату.

Таким образом, у фирмы есть альтернатива: либо работник пишет заявление на подотчет, а руководитель его подписывает, давая тем самым согласие на выдачу денег с кассы, либо руководитель сам издает приказ, с которым подотчетник знакомится под подпись.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуем вам однозначно информировать работника о том, что он получает подотчетные суммы – либо путем получения заявления от работника, либо путем ознакомления с приказом руководителя о подотчете. Иначе возможна ситуация, когда, например, при перечислении подотчета на карту работник расценит такую выплату как доход и потратит не по назначению.

Образец приказа директора о подотчетных лицах вы можете скачать .

Требования к авансовому отчету

Предоставить документ подотчетный сотрудник обязан в срок, который установлен приказом руководителя организации, законодательно с момента возвращения из командировки должно пройти не более 3-х дней. Датой окончания деловой поездки в этом случае считается число, проставленное в проездном документе или отмеченное в путевом листе автомобиля.

Основные требования к авансовому отчету закреплены в следующих законодательных актах:

  • Постановление Госкомстата России N 55;
  • указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У;
  • п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации от Решения Совета директоров ЦБ РФ N 40;
  • ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Оформление авансового отчета

Следуя требованиям и рекомендациям законодательства, документ предоставляется:

  1. По унифицированной форме АО-1 или в свободной форме. Несмотря на то, что форма АО-1 сегодня уже не является обязательной, чаще всего компании используют именно её.
  2. В электронном или письменном виде – подробнее о первом можно прочитать материале Оптимизация электронного отчета.
  3. С обязательным приложением оправдательных документов, доказывающих обоснованность совершенных расходов.

Унифицированная форма АО-1 выглядит как двухсторонний бланк, который первым заполняет подотчетный сотрудник. На лицевой стороне указываются:

  • ФИО подотчетного лица;
  • табельный номер;
  • должность;
  • данные первичного документа, подтверждающего передачу аванса;
  • сведения о предыдущем авансе.

На оборотной стороне прописываются все данные, посвященные совершенным расходам. В каждой строке должны быть указаны:

  • наименование расхода;
  • дата его совершения;
  • сумма;
  • информация о платежных/подтверждающих документах.

Процесс заполнения авансового отчета можно в разы упростить, используя современные инструменты. Например, в приложении Hamilton Авансовый отчет почти все поля уже заполнены по умолчанию, сотруднику остается прикрепить фото подтверждающих документов и одним кликом отправить АО на утверждение бухгалтеру и руководителю.

Главные правила составления авансового отчета или как не допускать в нем ошибок

При проверке бухгалтерской документации наиболее часто ошибки обнаруживаются в приложениях. Это документы, которые оправдывают совершенные расходы. В этом качестве могут выступать:

  • товарные и кассовые чеки;
  • электронные чеки;
  • проездные документы.

В 2019 году в силу вступают многочисленные изменения в налоговом законодательстве. Часть из них напрямую касается прилагаемых к отчету подтверждений. В частности, с 1 июля 2019 года бланки строгой отчетности на бумаге упраздняются. Теперь их заменяют онлайн-чеки или бланки строгой отчетности, пропущенные через онлайн-кассу. Подробнее об этом можно почитать в материале Подотчёт с 1 июля 2019.

В качестве проездных документов могут использоваться:

  • билет на самолет и посадочный талон с отметкой;
  • билет на поезд с отметкой (для электронного билета также обязательно должна присутствовать отметка о регистрации);
  • электронный чек на такси.

В электронном отчете важно приложить подтверждающие документы, которые будут содержать все необходимые реквизиты продавца товаров или услуг. Если документ не будет соответствовать требованиям законодательства, принять такие расходы как целевые на нужды организации не получится. Поэтому и бухгалтер, и подотчетный сотрудник должны внимательно проверять соответствие приложений установленным правилам.

Что касается ошибок в заполнении авансового отчета, то при использовании инструментов, о которых мы писали ранее, они исключаются, так как большая часть действий участников бизнес-процесса автоматизируется. Такие инструменты будут полезны как небольшим компаниям, деятельность которых связана с частыми командировками сотрудников или другими типами расходов, так и многофилиальным организациям, подразделения которых разбросаны по всей стране или даже миру. Для последних экономия в денежном эквиваленте будет особенно ощутима.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *