Что должен сделать бухгалтер, у которого заболел «отпускник»

Больничные полагаются!

Перед уходом сотрудника в отпуск компания выдает ему отпускные. Делается это не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Соответственно, если работник, находящийся в отпуске, заболевает, у бухгалтера возникает вопрос: нужно ли оплатить ему пособие на основании предоставленного больничного листка?
За время нахождения работника на больничном ему полагается пособие. Это правило работает и в том случае, если период временной нетрудоспособности пришелся на ежегодный оплачиваемый отпуск. Об этом четко говорится в подпункте 1 пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию». Поэтому компания не вправе отказать «отпускнику» в начислении и выплате больничных, естественно, при условии, что сотрудник принес в бухгалтерию правильно оформленный листок временной нетрудоспособности. Данную позицию подтверждают и представители ФСС России в письме от 05.06.07 № 02-13/07-4830.
Пособие выплачивается за все календарные дни болезни. При этом нужно помнить, что первые 2 дня болезни оплачиваются за счет средств работодателя, а за остальной период (начиная с 3-го дня временной нетрудоспособности) — за счет средств ФСС (п. 2 ст. 3 Федерального закона № 255-ФЗ).

Бесплатно рассчитать зарплату, отпускные и пособия в веб‑сервисе

Продление отпуска

А как быть с отпуском и ранее начисленными отпускными? Согласно статье 124 Трудового кодекса, в этой ситуации отпуск либо продляется, либо переносится на другой срок с учетом пожеланий работника. То есть сам «отпускник» принимает решение, какой вариант для него предпочтительней. Работодатель не имеет права навязать ему тот или иной вариант.
Если работник решил продлить свой отпуск, то количество дней «продления» равно количеству дней болезни по листку нетрудоспособности, приходящихся на ранее заявленный период отпуска. К примеру, сотрудник ушел в отпуск с 5 по 18 октября, а с 15 по 22 октября болел. В этом случае на период отпуска приходится 4 дня болезни (с 15 по 18 октября), значит, отпуск после окончания больничного продляется на 4 дня и последний день отпуска придется на 25 октября.
Естественно, за продленные дни отпуска сотрудник не получит дополнительные отпускные, ведь фактически его отпуск был не увеличен, а продлен за счет дней болезни. И за дни болезни сотрудник получит не отпускные, а выплаты по больничному, о чем мы уже говорили выше. Соответственно, нет оснований пересчитывать ранее выданную сумму отпускных, так как работник использовал заявленные дни отпуска, за которые им были получены отпускные.

Перенос отпуска

Ситуация в корне меняется, если сотрудник вышел на работу сразу после больничного, а оставшиеся дни отпуска решил «догулять» позже (перенести на будущее). В этом случае фактический период отпуска не соответствует изначально заявленному, поэтому возникает вопрос: нужно ли производить пересчет ранее выплаченных отпускных?
По нашему мнению, при переносе отпуска ранее выплаченные отпускные необходимо пересчитывать. Ведь в данной ситуации можно говорить о том, что изначально заявленное время отпуска было сокращено из-за болезни. Значит, часть отпускных считается выданной излишне. Соответственно, оставшиеся дни отпуска переносятся на другой период, и их «догуливание» приравнивается к новому отпуску. То есть к отпуску, предоставленному уже в другой период. И за этот отпуск организация должна будет оплатить работнику отпускные заново, исходя из среднего заработка за 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска.
В результате пересчета сумма отпускных, естественно, уменьшится по сравнению с той суммой, которая была получена сотрудником перед уходом в отпуск. Значит, лишние отпускные работник должен вернуть компании. Обычно как такового, возврата не происходит, организации в таких случаях просто уменьшают к выплате следующие суммы, полагающиеся сотруднику (больничные, зарплату).
Хочется заметить, что некоторые специалисты придерживаются иного мнения. Они считают, что проводить пересчет и уменьшать последующие выплаты, полагающиеся работнику не надо. В качестве аргументов приводят статью 137 ТК РФ, которая содержит закрытый перечень ситуаций, при которых организация вправе произвести удержание из зарплаты. Рассматриваемая ситуация там не упоминается. На этом основании специалисты делают вывод, что никаких удержаний из зарплаты в описанном случае компания производить не должна. А раз так, то и нет необходимости и делать перерасчет. Но в таком случае при «догуливании» перенесенных дней сотруднику уже ничего полагаться не будет — оплату за эти дни он уже получил ранее.
Как видим, ситуация довольно неоднозначная. Однако мы все-таки склоняемся к варианту с перерасчетом. Ведь вполне логично, что при переносе отпуска «переноситься» должны и сами отпускные. К тому же отпускные рассчитываются исходя из зарплаты за последние 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска. Поэтому при перенесенном отпуске расчетный период будет другим, и сумма отпускных тоже может отличаться.
Статья 137 ТК РФ, которую приводят оппоненты, к рассматриваемой ситуации, на наш взгляд, отношения не имеет.
Она регулирует только вопросы удержания из зарплаты. Само слово «удержание» по смыслу предполагает вычет из зарплаты, причем окончательный вычет, который впоследствии не будет, условно говоря, «компенсирован». Наглядным примером служат алименты, неизрасходованные и своевременно не возвращенные командировочные, неотработанные ко дню увольнения отпускные. Как видим, во всех этих ситуациях суммы удерживаются окончательно. А в нашей ситуации удержание не носит окончательного характера.
Если вы решите пересчитывать сумму отпускных, то возникают вопросы с ЕСН и НДФЛ. Нужно ли пересчитывать эти налоги? В письме Минфина России от 29.09.06 № 03-05-02-04/151 дается разъяснение по ЕСН в случае досрочного отзыва из отпуска. Конечно, это не совсем наша ситуация, но выводом чиновников, мы считаем, можно воспользоваться и в ней. По мнению «финансистов», корректировать налоговую базу по ЕСН за предыдущий отчетный период не требуется. А значит, не нужно и представлять уточненные расчеты. Организация должна уточнить базу текущего периода.
А с НДФЛ следует поступить так. Поскольку бухгалтер будет сторнировать ранее исчисленную сумму отпускных на часть отпускных за перенесенные дни отдыха, то нужно сторнировать и ранее начисленный НДФЛ. Одновременно будет начислена заработная плата за дни работы и НДФЛ с этой зарплаты. В итоге налог к уплате по текущему месяцу будет рассчитан с учетом сторнированного НДФЛ.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Можно ли заменить «продленные» дни денежной компенсацией

Некоторые граждане интересуются возможностью получить вместо «продленных» дней отпуска денежную компенсацию, продолжая при этом работать. Рассмотрим, предоставляет ли трудовое законодательство подобную возможность.
Как мы уже отмечали ранее, в связи с болезнью, случившейся в период оплачиваемого отпуска, работник имеете право либо продлить отпуск, либо перенести оставшиеся дни на будущее. Иных вариантов трудовым законодательством не предусмотрено. Если сотрудник выбрал второй вариант (перенести «продленные» дни на будущее), то это говорит о его желании «догулять» отпуск впоследствии и тогда же получить отпускные за перенесенные дни. Поэтому получить денежную компенсацию он не сможет.
В то же время существуют общие правила замены отпуска денежной компенсацией. Так, статья 126 ТК РФ предусматривает возможность замены превышающей 28 календарных дней части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией по письменному заявлению работника. При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Это означает, что получить денежную компенсацию вместо отпуска могут только те граждане, чей ежегодный оплачиваемый отпуск длится дольше 28 дней (например, педагогические работники, у которых удлиненный оплачиваемый отпуск).
Поэтому все остальные работники, которые не имеют удлиненного или дополнительного отпуска, получить денежную компенсацию до увольнения не смогут.

Должен ли работник известить компанию о начале болезни?

Если работник, заболевший во время отпуска, решит выбрать вариант с продлением отпуска, то понятно, что к ожидаемому дню он на работу не выйдет. Должен ли в таком случае работник в обязательном порядке уведомить работодателя о наличии у него листка временной нетрудоспособности или можно это сделать при выходе на работу? И в какой момент он должен предоставить в бухгалтерию больничный лист?
К сожалению, Трудовой кодекс РФ не дает четких ответов на эти вопросы. Ясно только одно: больничный лист представляется в бухгалтерию не раньше, чем по окончании болезни, ведь больничный еще нужно «закрыть». А это сделать будет невозможно, если листок уже сдан в бухгалтерию.
Поскольку ТК РФ не обязывает сотрудника приносить на работу больничный листок сразу после болезни, то считаем, что сделать это можно и при выходе на работу. К тому же так будет удобнее и для самого работника. Но вот уведомить о болезни все же желательно, несмотря на то, что такая обязанность в ТК РФ прямо не закреплена. Причем, это желательно как для компании, так и для самого сотрудника. Компания в таком случае будет своевременно извещена о том, что к ожидаемому сроку сотрудник на работе не появится. А работнику в табеле учета рабочего времени не поставят прогул.
Кстати, существует один документ, выпущенный давно, но действующий по сей день в части, не противоречащей ТК РФ. Это Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные НКТ СССР 30 апреля 1930 года № 169. Так вот, пункт 18 этих Правил обязывает работника немедленно уведомить о факте начала болезни работодателя.

Болезнь работника во время отпуска

Начнем с наиболее распространенной ситуации, когда бухгалтеру, не допустившему ошибок при расчете отпускных, все же приходится вносить корректировки. Речь идет о болезни отпускника с последующим переносом отпуска.

Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Продление отпуска: перерасчет не нужен

Здесь напомним, что по правилам статьи 124 Трудового кодекса РФ в случае временной нетрудоспособности работника ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника. Как видим, законодатель предусмотрел две равнозначные возможности: продление отпуска или его перенос. Однако для целей налогообложения эти варианты вовсе не одинаковы.
Так, если отпуск продлевается на время болезни, то никаких перерасчетов бухгалтер проводить не должен: за время болезни просто выплачивается пособие по временной нетрудоспособности (письмо ФСС России от 05.06.07 № 02-13/07-4830). А отпускные остаются ровно в той сумме, в которой они были выплачены: ведь ни расчетный период, ни величина среднего заработка, ни продолжительность отпуска в данном случае не меняются. А значит, неизменными остаются суммы НДФЛ и страховых взносов. Никаких корректировок в отчетность по этому налогу и по взносам вносить не надо.

Бесплатно сдать 6-НДФЛ, 2-НДФЛ и РСВ через интернет Подать заявку

Перенос отпуска: если работник не согласен с удержанием отпускных

Иначе обстоят дела, если принято решение о переносе отпуска. В этом случае часть отпускных, начисленных за дни отпуска, в которые работник был нетрудоспособен, обретает статус излишне начисленной (выплаченной) суммы. Кроме того, как сказано в статье 139 ТК РФ, расчет средней зарплаты работника производится исходя из фактически начисленного заработка и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. Соответственно, при переносе отпуска на другой срок изменится как минимум расчетный период для исчисления отпускных. А значит, в этой ситуации бухгалтер вынужден делать перерасчет.
Но, как это ни странно, перерасчет отпускных вовсе не означает, что обязательно изменится база для исчисления НДФЛ и страховых взносов. Дело в том, что порядок удержания сумм из заработной платы сотрудника регулируется статьей 137 ТК РФ. В ней содержится исчерпывающий перечень ситуаций, когда работодатель вправе произвести подобное удержание. И в этой статье нет положений, позволяющих работодателю в случае переноса отпуска в порядке, предусмотренном статьей 124 ТК РФ, удержать из заработной платы (иных сумм, причитающихся работнику) сумму ранее выплаченного среднего заработка, сохраняемого на период отпуска.
Таким образом, работодатель не вправе в одностороннем порядке удержать из заработной платы сотрудника (иных сумм, причитающихся работнику, в т.ч. пособия по временной нетрудоспособности) сумму излишне выплаченных отпускных, которая образовалась из-за переноса отпуска на другой срок. Соответственно, если работник не согласен на такое удержание, то никакие корректировки в части суммы дохода не производятся. А значит, база для исчисления НДФЛ и страховых взносов не изменяется.
Более того, так как отпуск не отменяется, а лишь переносится, то у работодателя фактически отсутствуют основания для переквалификации соответствующих сумм: они как были отпускными, так ими и остаются вплоть до следующего отпуска сотрудника (тогда их можно будет учесть при определении размера соответствующей выплаты). А значит, не возникает и обязанность вносить изменения в регистры налогового учета в части кодов выплат.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Перенос отпуска: если работник согласен с удержанием отпускных

Если же с работником достигнута договоренность об удержании излишне выплаченных отпускных (она может быть оформлена заявлением работника или согласием на удержание), то величина дохода в виде отпускных уменьшится. Следовательно, налог на доходы физлиц, который приходится на отпускные, выплаченные за неиспользованные (т.е. перенесенные) дни отпуска, станет излишне удержанным.
Согласно пункту 3 статьи 226 НК РФ, налоговая база по НДФЛ определяется нарастающим итогом с начала года с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога. Излишне удержанная налоговым агентом сумма НДФЛ, оставшаяся незачтенной в налоговом периоде, подлежит возврату в порядке, предусмотренном статьей 231 НК РФ. Налоговым периодом по НДФЛ является календарный год (ст. 216 НК РФ).
Соответственно, излишне удержанная при выплате отпускных сумма НДФЛ может быть зачтена при последующих выплатах этому сотруднику тех доходов, дата фактического получения которых, определенная по правилам статьи 223 НК РФ, приходится на этот же календарный год. Если такой зачет невозможен, то данная сумма НДФЛ должна быть возвращена сотруднику в порядке, предусмотренном статьей 231 НК РФ. Другими словами, излишне удержанный при выплате отпускных НДФЛ можно зачесть в счет налога, который нужно удержать с больничного пособия или последующей зарплаты. Главное, чтобы даты фактического получения этих доходов (пособия или зарплаты) приходились на тот же год, что и дата получения отпускных.
При удержании отпускных и зачете НДФЛ также нужно помнить, что по правилам абзаца 2 пункта 1 статьи 210 НК РФ удержания, которые производятся из дохода налогоплательщика по его распоряжению, не уменьшают налоговую базу по НДФЛ. Это значит, что если с согласия работника на сумму излишне выплаченных отпускных будет уменьшен, например, размер пособия по временной нетрудоспособности, то операции по начислению пособия, а также исчислению НДФЛ с суммы пособия все равно должны быть отражены в регистрах налогового учета и в отчетности. При этом все суммы нужно указывать без учета удержания. Более того, в силу пункта 1 статьи 210 и подпункта 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ такая сумма пособия, хотя и не выплачивается реально, так как «покрывается» ранее перечисленными отпускными, считается фактически полученной работником. Ведь, он ей распорядился, попросив зачесть в счет ранее выплаченных отпускных (т.е. фактически зачислить на счет работодателя).
Вышеизложенные правила нужно применить и при заполнении расчета 6-НДФЛ. В нем организация должна отметить как корректировку суммы отпускных, так и выплату пособия по временной нетрудоспособности (даже если сотрудник не получил «на руки» сумму пособия, т.к. она была полностью перекрыта ранее выплаченными отпускными). При этом в части больничного пособия отражаются именно начисленные суммы: полная величина пособия учитывается при формировании показателей по строкам 020 и 130, а исчисленный НДФЛ — по строке 040.
Корректировку отпускных необходимо отразить в расчете 6-НДФЛ следующим образом: по строкам 020 и 130 указывается новая, то есть скорректированная сумма отпускных, а по строке 040 — сумма НДФЛ, исчисленная с новой суммы отпускных. При этом показатели по строкам 070 и 140 не корректируются — по ним отражается реально удержанная при первоначальной выплате среднего заработка сумма налога. То есть показатель по строке 070 становится больше, чем показатель по строке 040, что как раз и дает работодателю возможность зачесть или вернуть излишне удержанную сумму налога. Понятно, что если соглашение с работником об удержании отпускных достигнуто уже после того, как бухгалтер сдал расчет 6-НДФЛ, содержащий сведения по этим суммам, то придется подать корректирующий расчет (п. 6 ст. 81 НК РФ).
Что касается страховых взносов, то зачет отпускных в счет зарплаты или иных облагаемых взносами выплат не потребует перерасчета базы по взносам за период начисления отпускных. Не придется и представлять уточненный расчет по взносам. Объясняется это тем, что организация не допустила ошибок при изначальном заполнении РСВ (п. 1 и 7 ст. 81 НК РФ). А значит, скорректировать переплату можно в текущем периоде, начислив взносы на суммы выплат, уменьшенных на отпускные. Но если зачет производится в счет пособия по временной нетрудоспособности, то заявить о переплате можно только путем представления уточненного расчета за период начисления отпускных (как известно, на сумму пособия взносы не начисляются, а значит, при таком зачете просто не будет текущей выплаты, которую можно уменьшить).

Формируйте электронные реестры и сдавайте их в ФСС через интернет

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *