Документы для авансового отчета

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 8 сентября 2017 г.

Содержание журнала № 18 за 2017 г. АКТУАЛЬНОЮ.В. Капанина,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению Сотрудник организации может приобретать в розницу различные ТМЦ для нужд компании (к примеру, ГСМ для служебного авто, канцтовары и т. п.). И чтобы компания могла учесть эти покупки в «прибыльных» расходах, работнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы. В их числе должен быть и кассовый чек. А вот ошибки в чеке, несущественные на первый взгляд, могут помешать учету подотчетных затрат в «прибыльных» целях.

Условия признания подотчетных расходов

Расходы на приобретение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) организация может признать при расчете налога на прибыль при условии, что такие затраты экономически обоснованны и документально подтвержденып. 1 ст. 252 НК РФ.

Если компания не сама приобретает ТМЦ, а поручает это сделать своему работнику, выдавая ему деньги под отчет, то для учета материальных затрат ей понадобятся:

•авансовый отчет, составленный работникомп. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У;

•приложенные к отчету документы, которые содержат информацию о приобретенных работником товарах и подтверждают их оплату. При покупке в розницу таким документом, как правило, является кассовый чек.

Совет

Прежде чем утвердить авансовый отчет, проверьте подлинность предоставленного подотчетником кассового чека. Это можно сделать:

•или на сайте, адрес которого должен быть указан в чеке онлайн-кассы (например, на сайте ОФД). В конце 2017 г. чек можно будет проверить и на сайте ФНСПисьмо ФНС от 04.08.2017 № ЕД-4-6/15366@;

•или с помощью бесплатного мобильного приложения. Его можно скачать в Google Рlay или App Store. Чек можно проверить, отсканировав QR-код либо введя реквизиты чека вручную.

Тогда датой оприходования материальных ценностей на склад будет дата утверждения авансового отчета — день, когда он подписан руководителем компании. А в составе «прибыльных» расходов ТМЦ учитываются:

•или по мере списания в производство (использования по назначению)пп. 1, 2 ст. 272 НК РФ;

•или по мере реализации продукции (работ, услуг), если расходы на такие ТМЦ организация относит к прямым (например, затраты на ГСМ)пп. 1, 2 ст. 318 НК РФ.

Однако если расходы подотчетного лица не подтверждены правильно оформленными документами, при проверке налоговики могут доначислить компании не только налог на прибыль, но и «зарплатные налоги» на этого сотрудника, а также пени и штраф.

Ситуация 1. Работник отчитался онлайн-чеком, в котором допущены ошибки

Если из онлайн-чека выпал хотя бы один обязательный реквизит, этим чеком уже нельзя подтвердить подотчетные расходы

Требования к оформлению кассового чека приведены в Законе № 54-ФЗст. 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ). Перечень обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в чеке онлайн-кассы, значительно расширился. Так, к примеру, помимо данных продавца, наименования товаров, их количества и стоимости (с учетом скидок, наценок), в онлайн-чеке должна содержаться такая информация:

•адрес места проведения расчета с покупателем;

•система налогообложения продавца;

•номер смены;

•должность и ф. и. о. работника, выбившего чек.

При проверке документов, приложенных к авансовым отчетам, у бухгалтера может возникнуть вопрос: а является ли кассовый онлайн-чек, в котором нет одного или нескольких обязательных реквизитов, подходящим документом для учета подотчетных расходов при исчислении налога на прибыль?

Минфин в некоторых письмах говорил о том, что ошибки в первичных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении проверки идентифицировать продавца товаров (работ, услуг), наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль организацийПисьма Минфина от 13.04.2016 № 03-07-11/21095, от 04.02.2015 № 03-03-10/4547.

Мы поинтересовались у представителя Минфина, распространяется ли такой вывод на ошибки в чеках онлайн-касс.

Влияние ошибок в онлайн-чеке на «прибыльные» затраты

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна
Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

— Расходы для целей расчета налога на прибыль должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФст. 252 НК РФ.

Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в кассовом онлайн-чеке, установлен в Законе № 54-ФЗст. 4.7 Закона № 54-ФЗ.

Таким образом, если онлайн-чек не содержит какого-либо из обязательных реквизитов, то такой документ не отвечает условиям ст. 252 НК РФ.

Поэтому при наличии любых ошибок в оформлении кассового онлайн-чека во избежание проблем с учетом расходов организации лучше обратиться к продавцу для замены такого документа.

Получается, что ошибки в онлайн-чеке не делятся на существенные и несущественные. При отсутствии в нем любого из обязательных реквизитов чек не будет являться документом, подтверждающим подотчетные затраты.

Ситуация 2. Работник принес чек старого образца и/или товарный чек

Такая ситуация не редкость. Ведь продавцам, которые из-за дефицита техники не успели к 1 июля установить онлайн-кассы, налоговики разрешили выдавать любые документы, подтверждающие прием денег от покупателей, в том числе напечатанные с помощью старых ККТПисьма Минфина от 07.06.2017 № 03-01-15/35588, от 14.06.2017 № 03-01-15/36887.

Так что же делать компании, если ее работник подтвердил свои подотчетные расходы чеком старого образца и/или товарным чеком? Можно ли ей учесть такие затраты при расчете налога на прибыль? Должна ли компания запросить у продавца информацию о том, по какой причине он не использует онлайн-ККТ (продавец является плательщиком ЕНВД или предпринял все меры по соблюдению требований законодательства, но использовать новую кассу пока нет возможности)? Ответить на эти вопросы мы попросили специалиста Минфина.

Подтверждение затрат товарным или «старым» чеком

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна
Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

— При отсутствии у продавца возможности применения онлайн-ККТ он обязан выдавать покупателю (клиенту) на бумажном носителе подтверждение о расчете с нимПисьмо ФНС от 11.07.2017 № ЕД-4-20/13440@.

Таким образом, если документ о покупке оформлен должным образом, то есть содержит все обязательные реквизиты для первичных документовп. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, то он будет служить подтверждением произведенных расходов для целей расчета налога на прибыль организаций.

При этом покупателю не нужно получать от продавца подтверждение обоснованности причин неприменения онлайн-кассы.

Риски c «зарплатными налогами»

Если проверяющие обнаружат нарушения в оформлении «подотчетных» документов, то деньги, выданные под отчет работнику, они могут признать его доходом. И соответственно, доначислить на сумму этого дохода НДФЛ и страховые взносы.

Однако у судей на сей счет противоположное мнение: деньги, выданные под отчет, образуют задолженность работника перед работодателем, а значит, не являются его доходом (а если авансовый отчет утвержден руководителем, то и долга перед компанией у сотрудника фактически нет). Пороки в оформлении документов, подтверждающих расходование этих средств, также не являются доказательством того, что спорные суммы можно отнести к доходам работника, то есть они не облагаются страховыми взносами и НДФЛПостановления АС ЦО от 31.05.2016 № Ф10-1531/2016; ФАС ПО от 01.04.2013 № А55-15647/2012.

* * *

Имейте в виду, что, по мнению Минфина, при покупке в розницу ТМЦ входной НДС по ним нельзя принять к вычету на основании кассового чека. Для вычета необходим счет-фактура. Кроме того, сумму налога не получится учесть и в «прибыльной» стоимости «подотчетных» ТМЦПисьмо Минфина от 24.01.2017 № 03-07-11/3094. Однако ВАС считает, что счет-фактура не является единственным основанием для предоставления вычетов. Для вычета подойдет и кассовый чек с выделенной суммой НДСПостановление Президиума ВАС от 13.05.2008 № 17718/07; п. 7 ст. 168 НК РФ. То есть шанс отстоять в суде право на вычет налога все же есть.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Налог на прибыль»:

Способы отправки электронного чека

  • SMS-сообщения
  • На адрес электронной почты

Закон предписывает предпринимателям отправлять электронный чек с помощью sms-сообщения, а отправка на e-mail — резервный вид передачи чека.

Т.к. отправка онлайн-чека производится по просьбе покупателя, то предприниматель не может ему отказать, иначе грозит штраф от 2 000 до 10 000 руб. (см. федеральный закон №54 от 22 мая 2003 года).

Но бывают исключения. Можно не отправлять электронный чек покупателю в следующих случаях:

  • Отсутствие соответствующей просьбы от покупателя
  • Проблемы с передачей данных на стороне продавца (например, сбой в работе интернета)
  • Местоположение торговой точки приравнено к труднодоступным местностям (согласно перечню, утвержденному Правительством РФ)

Но бумажный чек в любом случае должен быть передан на руки покупателю.

Алгоритм отправки электронного чека:

  • Покупатель оповещает продавца о необходимости получения онлайн-чека
  • Подписывает согласие на обработку персональных данных
  • Передает продавцу сведения о номере телефона или адресе электронной почты
  • Продавец вносит данные в программу онлайн-кассы
  • Покупателю направляется электронный чек

Как отправить электронный чек покупателю:

  • Воспользовавшись услугами ОФД (чаще всего ОФД выставляет за эту функцию дополнительную плату)
  • Через специальное программное обеспечение (например, 1С предлагает функцию отправки электронных чеков как базовую услугу)

Необходимо помнить, что стоимость отправки онлайн-чеков покупателю оплачивает сам предприниматель.

Сервис проверки чеков

Существует приложение ФНС «Проверка кассового чека», с помощью которого покупатель может проверить насколько легален выданный чек, и в случае нарушений, сообщить напрямую в ФНС, а при необходимости сохранить чек на смартфон.

Приложение доступно как для владельцев айфонов, так и для смартфонов на платформе Android, и его легко найти с помощью App Store и Google Play.

Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов

В данном случае налогоплательщик может выбрать один из трех вариантов:

  1. Если сотрудник фактически предоставил закупленные товары, а сами документы потерял, то такие затраты можно принять на основании бумаг, косвенно подтверждающих понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Однако есть вероятность спора с налоговиками и необходимости отстаивать свою позицию в суде.

В данном случае понадобится приложить к авансовому отчету следующие бумаги:

  • Объяснительную записку работника с указанием даты покупки, количества товара, суммы и места действия, а также с описанием причин утраты документов.
  • Дубликат квитанции к ПКО, товарной накладной, заверенную копию листа книги кассира-операциониста и (или) z-отчета кассира-операциониста за день покупки, а также акт сверки, то есть копии и дубликаты документов, прямо или косвенно подтверждающих факт покупки (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729, постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 по делу № А06-7444/07).

ВНИМАНИЕ! Если руководитель уверен, что работник исполнил поручение, и авансовый отчет был им утвержден, то документ нужно принять к бухучету.

Пример 2

Офис-менеджеру было выдано 1 340 руб. на закупку канцтоваров. Канцелярию работник сдал, а первичку потерял, в связи с чем написал объяснительную записку. Бухгалтер запросил у продавца дубликат товарной накладной, копию z-отчета кассира-операциониста и акт сверки. Подотчетная сумма фигурировала во всех документах, и авансовый отчет был принят.

  1. С целью минимизации налоговых рисков можно принять косвенно подтвержденные расходы к бухучету за счет чистой прибыли компании, не учитывая их при подсчете налогооблагаемой прибыли.

ВАЖНО! Если же подтвердить расходы документально не получится, то выданная в подотчет сумма будет считаться доходом сотрудника. С нее необходимо удержать НДФЛ, а также рассчитать страховые взносы.

Пример 3

Программисту компании «Флагман» было выдано 5 380 руб. на оплату интернета для компании. Он оплатил услугу в размере 4 980 руб. и комиссию в сумме 400 руб. через терминал. Однако при заполнении авансового отчета обнаружил, что чек терминала утерян.

Работник написал объяснительную записку с указанием даты, места и потраченной суммы, а также обстоятельств утери чека. Бухгалтер запросил акт выполненных работ и акт сверки у провайдера. В документах фигурировала сумма в 4 980 руб. Чтобы не спорить с налоговиками, руководитель предприятия решил учесть расходы за счет чистой прибыли организации, а сумму комиссионных включить в доход сотрудника.

Бухгалтер удержал НДФЛ в размере 52 руб. (400 × 13%) и рассчитал страховые взносы в сумме 120 руб. (22% — страховая часть, 5,1% — ФФОМС и 2,9% — страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством).

  1. Удержать сумму, выданную в подотчет, из заработной платы сотрудника.

Если сотрудник не представил документов или косвенного подтверждения целевого расходования средств, организация вправе потребовать возврата подотчетных сумм. Выбрав данный способ, работодатель избавит себя от необходимости оплаты налогов. К такому мнению пришли судьи в постановлении ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12.

Пример 4

Директору ООО «Мериада» в течение 2020 года выдавались суммы в подотчет на закупку ГСМ. Однако по истечении срока представления авансового отчета документов он никаких не предоставил и подотчетные денежные средства не вернул. В результате проверки налоговики переквалифицировали всю сумму в доходы работника и рассчитали НДФЛ. Суд в данном вопросе поддержал проверяющих (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *