Как правильно организовать учет ТМЦ на складе и документооборот

Автоматизация складского учета упрощает работу магазина, но главный её плюс не в этом. Многие бизнесмены отмечают — после замены тетрадей и excel табличек на программное обеспечение прекратились недостачи. Когда движение каждой единицы товара можно отследить, красть становится сложно и опасно.

Приятный бонус: планируя закупки, вы не гадаете на кофейной гуще, а ориентируетесь на спрос. Никаких больше пустых полок и партий непопулярного товара, пылящихся на складе.

В этой статье разобрались, чем чревато ведение складского учёта «на коленке” и как действовать, решившись на автоматизацию. За 10 минут вы узнаете:

  • Какие возможности упускают те, кто ведет складской учет вручную
  • Как размещать товар на складе, чтобы сотрудники быстрее работали и реже ошибались
  • Как с помощью грамотного учета уменьшить процент просрочки и исключить пересортицу
  • Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии
  • Как вернуть поставщику бракованный товар
  • Как упростить инвентаризацию, исключить воровство и повысить лояльность клиентов одним махом.

Ошибки складского учета и их последствия для бизнеса

  1. Складской учет ведут вручную: в журнале или Excel. Такой подход может позволить себе только маленькая фирма с небольшим количеством товаров и клиентов, но нужно быть готовым к тому, что:
  • На инвентаризацию уходит много времени. Приходится закрывать магазин в рабочее время и терять прибыль либо оставаться работать в ночную смену и доплачивать сотрудникам.
  • Велико влияние человеческого фактора: сотрудник может забыть что-то внести, перепутать артикулы или намеренно подтасовать цифры, чтобы скрыть недостачу. Например, по накладной вы получили 200 штук красных карандашей и 100 штук серых, а оприходовали их под наименованием «Карандаши”, 300 штук. В конце месяца при подведении итогов получится или ошибка в виде 600 карандашей, или недостача при неверном ценообразовании: продали все карандаши по 33 рубля (цена серых), при этом красные должны были стоить 37 рублей, а так как они и в закупке были дороже, вы теряете прибыль.
  • Таблицу могут случайно удалить, а журнал — потерять. Или какой-то продавец, уходя от вас, может напакостить на прощание.
  • Не определяют товар-локомотив. Представим, что житель одного из спальных районов Москвы Владимир каждый день по пути с работы заезжает за пятилитровой баклажкой воды и заодно покупает продукты. Если воды не окажется, он в следующий раз пойдет в другой магазин, чтобы не стоять в очереди дважды, и отнесет деньги конкурентам.
  • Не отслеживают спрос. Планируя закупки, опираются на предположения, поэтому одних товаров постоянно не хватает, а другие пылятся на складе (вместе с ними — вложенные владельцем бизнеса деньги).
  • Не контролируют сроки годности скоропортящегося товара и его остатки. В результате регулярно списывают просрочку и недополучают прибыль.
  • Автоматизация складского учета позволяет бизнесу работать более эффективно:

    • увеличить производительность труда;
    • исключить вероятность ошибок из-за человеческого фактора;
    • видеть и анализировать статистику по остаткам и продажам.

    Складская программа «1С:УНФ” + бухгалтерия Фингуру за 23 000 рублей в месяц.

    Поможем наладить бесперебойную работу бизнеса с минимальными усилиями с вашей стороны.

    Как организовать складской учет

    Прежде всего нужно определиться, кто будет отвечать за сохранность продукции и вести складской учет. Это упростит процесс подготовки к приемке и оприходованию товаров.

    Затем нужно продумать место для хранения и подготовить документацию по оформлению приема-сдачи товаров.

    Один из важных процессов — приемка товаров. Иногда поставщики могут привезти на склад бракованные товары или не всю продукцию, которая указана в документах. Доказать ответственность поставщика за повреждение товара можно только в момент приемки, поэтому важно проверить упаковку, тару, маркировку и ассортимент на соответствие по количеству и качеству. Если не обучить этому ответственного за склад, будете регулярно нести убытки.

    Читать также:Бухгалтерский учет в розничной торговле

    Затем нужно определиться с методом складского учета. Какой выбрать — зависит от ассортимента и объема номенклатуры. Есть четыре основных варианта.

    Сортовой. Товары хранят по сортам и наименованиям, новые партии смешивают с остатками старых. Стоимость и дата поступления товара на склад не важны. Учет ведут в товарной книге и каждый сортовой продукт записывают на отдельном листе. На нем указывают название и артикул продукта и отражают движение товара. С помощью такого метода размещения можно быстро найти товары одного наименования и экономно использовать место на складе, оперативно управлять остатками и иметь возможность адресно хранить продукты. Из минусов — сложнее разделить товары одного сорта по цене и времени поступления.

    Номенклатурный. В таком случае товары не делят по категориям. У каждого товара своя карточка. На практике это не самый удобный способ складского учета, поэтому подойдет фирмам с небольшим товарооборотом.

    Партионный. Товары хранятся по партиям, в каждой могут быть продукты разных видов и наименований. У каждой партии своя карточка, где отражают наименования товаров, артикулы, сорта, цены, количество и дату поступления на склад, а также движение партионных товаров. Такой метод подойдет для фирмы, которая продает однотипные товары с ограниченным сроком годности. Если хранить продукты партионно, можно лучше контролировать их сохранность и минимизировать вероятность пересортицы. Из недостатков — площадь склада не удастся оптимизировать, а также может быть сложнее оперативно управлять запасами.

    Партионно-сортовой. Используя такой метод, учитывать и хранить товар можно партиями, но внутри партии товары можно разделить по сортам. Этот способ будет удобен, если приходится работать с большом ассортиментом. Тогда удастся эффективно следить за сохранностью товара.

    Как лучше вести складской учет: журнал, Excel, специальное ПО, 1С

    Если использовать журнал для ведения учета, данные о товаре придется вносить вручную. Учет будет сквозной: для каждой партии товара будет отведена своя строка. Строки нумеруются с указанием даты.

    Плюсы: вести учет в блокноте можно бесплатно, журнал можно взять с собой на склад.

    Минусы: можно забыть внести данные; каждый сотрудник ведет свой журнал, поэтому непонятно, что в общем происходит на складе. Если ошибиться в записях, придется исправлять и потом будет сложно разобраться в данных.

    Пример разметки внутри журнала складского учета. Источник:

    Можно вести складской учет в Excel. Программа может делать простые расчеты и изменять данные.

    Плюсы: данные можно быстро корректировать или пересылать по почте; если нужно оценить остатки, достаточно посмотреть в таблицу — искать нужную страницу в журнале не придется.

    Минусы: одна ошибка при вводе данных может привести к еще большим неточностям; данные могут пропасть по ошибке сотрудника; для товароучета придется скачивать платные шаблоны; невозможно интегрировать таблицу с кассовым оборудованием.

    Так выглядит учет товаров в Excel. Источник:

    Можно установить на компьютер специальную программу. В таких программах можно следить за конкретными данными по товарно-материальным ценностям, оформлять стандартные первичные документы, контролировать расчеты с клиентами, планировать продажи и закупки или следить за сроками годности. Система будет предупреждать, у каких товаров заканчивается срок, поэтому можно будет навсегда избавиться от просрочки. Такой вариант хорошо подойдет для среднего и крупного бизнеса в сфере торговли, где одному человеку невозможно за всем уследить.

    Плюсы: полная автоматизация склада, продаж, закупок и товароучета; можно круглосуточно контролировать действия сотрудников, ценообразование и сроки годности; анализировать данные; интегрировать с кассой и видеть остатки; получать накладные ТОРГ-13, счета-фактуры и другие документы. Если учет ведется в специальной программе, то чаще информация хранится в облаке. Это удобнее и безопаснее остальных способов хранения, так как работа с данными происходит онлайн и по шифрованным каналам связи.

    Минусы: программа платная, придется обучать персонал.

    Выбирать программу нужно в зависимости от вида деятельности. Рассмотрим пять популярных программ для ведения складского учета.

    ЕКАМ МойСклад Бизнес.Ру 1С:УНФ Контур.Склад
    Интерфейс Понятная панель администрирования, можно работать удаленно с любого гаджета Не сложно освоить самостоятельно, а также научить сотрудников Удобный, пользовательский интерфейс, мультиплатформенный Можно изучить самостоятельно Простой интерфейс
    Деньги Продажная цена устанавливается автоматически, исходя из заданной наценки Учитывает комиссионные товары, рассчитывает себестоимость Одновременная оплата по нескольким заказам, взаиморасчеты с партнерами, отчет по деньгам Работа с оптовыми, розничными и закупочными ценами. Задать цены можно для групп товаров Можно вести учет по нескольким торговым точкам и складам
    Анализ продаж Наглядная аналитика по продажам и выручке Контроль финансов и анализ продаж Анализ затрат на прибыль, управление ценами, сбор и обработка заявок Анализ продаж и задолженностей, создание воронки продаж, сегментирование клиентов, стимулирование повторных продаж Подробные отчеты и аналитика
    Подключение торгового оборудования Можно подключить единую онлайн-кассу для торговой точки Подключение онлайн-кассы, интеграция с МодульКассой и смарт-терминалами Эвотор, умной кассой MSPOS-K, поддержка сканеров, этикеток, ценников Продажа через онлайн-кассы, поддержка сканеров, подключение принтеров для печати ценников Есть Возможно работать со штрихкодами
    Складской учет Есть + отчеты по оборотам и прибыльности товаров Фактические остатки с учетом резерва и ожидания, приходят уведомления, что товар заканчивается Можно объединять одинаковые товары с разными свойствами, загружать остатки из Excel, планировать закупки. Можно управлять неограниченным количеством складов Раздельный учет запасов, учет произвольных характеристик номенклатуры, резервирование запасов, проведение инвентаризации, разделение складских и финансовых операции по учету запасов Контроль остатков, сроков годности, формирование заявок, инвентаризация, учет аналогов, ведение картотеки остатков
    Работа с поставщиками Можно загрузить прайс поставщиков и упростить создание номенклатуры Можно автоматически заказывать товары поставщикам, на основе статистики продаж Можно формировать заказы поставщикам Можно резервировать и формировать заказы на складе поставщикам Можно отправлять заявки поставщикам
    Обмен данными Можно связать с товароучетной системой: много интеграции с системами 1С. Если нет подходящей, можно использовать открытое API Импорт данных из Excel, экспорт в 1С:Бухгалтерию 8 Интеграция с 1С: Бухгалтерия, онлайн-магазинами и др. Можно настроить обмен данными с 1С: Бухгалтерия или бухгалтерией от Фингуру Работает с 1С:Бухгалтерия
    Система лояльности Спецпредложения можно персонализировать и предлагать каждому клиенту свой вариант скидки Есть дисконтные карты, можно создать клиентскую базу и формировать воронку продаж Есть программа лояльности Нет Нет

    Если хотите автоматизировать складской учет, воспользуйтесь предложением 2 в 1 — программа «1С: УНФ” и бухгалтерия от Фингуру за 23 000 рублей в месяц. Установим и настроим программное обеспечение бесплатно!

    Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии

    Обмениваться данными с бухгалтерией можно разными способами: делать это вручную или с помощью разных конфигураций 1С, которые смогут автоматически собирать складские отчеты и передавать их в бухгалтерию.

    Вести учет вручную — в специальных книгах, где объединены складской учет и отчетность кладовщика, реально только для небольших предприятий с ограниченной номенклатурой материальных ценностей. В этой книге нужно будет отражать остатки материалов на начало отчетного периода, день и время, когда поступил и выбыл товар, и остатки на конец отчетного периода. Данные нужно составлять в двух экземплярах, один сдают в бухгалтерию.

    На больших предприятиях складской учет лучше вести на карточках складского учета. Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала и передают на склад. В них указывают номер склада, наименование материала, номенклатурный номер, сорт, единицу измерения, учетную цену. Заполняют их кладовщики.

    Более удобный способ — автоматизировать складской учет. Специальные программы также, как книги и карточки, содержат информацию о товарах, но следить за движением и состоянием материалов на складе будет гораздо эффективнее. Для этого можно подключить складскую программу, интегрировать ее с бухгалтерией, внести туда справочник номенклатуры, контрагентов и перенести товары, разделив по складам.

    С помощью таких программ можно избежать дублирования документов или ошибок в учете. Также они помогут быстро готовить декларации по налогам, расчеты по взносам, отчеты по сотрудникам, бухгалтерский баланс и отчеты о финансовых результатах.

    Если вы не хотите самостоятельно разбираться с тем, какую программу установить, можно воспользоваться софтом от Фингуру. Для тех, у кого нет складской программы учета, специалисты помогут подключить «1С:УНФ» или «Мой склад» и интегрируют ее с бухгалтерией Фингуру.

    Этапы учета и их документирование

    Работнику склада предстоит иметь дело со множеством форм. Выстроим логическую последовательность на основе этапов учета.

    Таблица. Перечень складских документов.

    Компонент учета

    Что это

    Образцы складских документов

    Зачем нужны

    Количество экземпляров

    Поступление

    Товарная накладная

    ТОРГ-12

    Узнать полную информацию о поступающих ТМЦ

    Два: один — у продавца, второй — у покупателя

    Накладная на отпуск материалов на сторону

    М-15

    Получить ТМЦ с другого адреса

    Приходный ордер

    М-4

    Зафиксировать прибытие

    Один с подписями кладовщика и экспедитора

    Акт о расхождении

    ТОРГ-2

    Задокументировать несоответствие по количеству и качеству

    Четыре: для продавца, покупателя, транспортной компании и в приложение к претензии

    Чек из кассового аппарата

    Фискальный чек

    Подтвердить факт покупки

    Два: один — для покупателя, второй — для ФНС

    Складская ведомость, акт, справка

    Прочие

    Доказать факт прибытия ТМЦ в случае поступления иным способом

    Фактический учет

    Партионная карта

    МХ-10

    Учесть товары одного наименования или прибывшие одной машиной

    Два: один остается на складе, второй идет в бухгалтерию

    Карточка учета материалов

    М-17

    Учесть материалы по сортам и видам

    Один

    Внутреннее перемещение

    Требование-накладная

    М-11

    Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами)

    Два: один остается в отпускающем отделе, другой идет на склад

    Инвентаризация

    Приказ о проведении инвентаризации

    ИНВ-22

    Инициировать проверку с указанием причины

    Один — для председателя инвентаризационной комиссии

    Инвентаризационная опись

    ИНВ-3

    Отразить фактическое наличие ТМЦ

    Два: один — для МОЛ, другой идет в бухгалтерию

    Сличительная ведомость

    ИНВ-19

    Зафиксировать отклонение от учетных показателей

    Ведомость учета результатов инвентаризации

    ИНВ-26

    Оформить результаты

    Два: один остается на складе, второй идет в бухгалтерию

    Хранение

    Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение

    МХ-1

    Оформить принятие по договору хранения

    В соответствии с договором

    Журнал учета ТМЦ, сданных на хранение

    МХ-2

    Подтвердить отсутствие претензий у поклажедателя

    Один

    Выбытие

    Лимитно-заборная карта

    М-8

    Отразить отпуск материалов при наличии лимитов

    Два: один остается на складе, другой идет в принимающий отдел

    Накладная на отпуск материалов на сторону

    М-15

    Передать ТМЦ по другому адресу

    Два: один — у продавца, второй — у покупателя

    Требование-накладная

    М-11

    Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами)

    Два: один остается на складе, другой идет в принимающий отдел

    Товарная накладная

    ТОРГ-12

    Предоставить полную информацию о поступающих ТМЦ

    Два: один — у продавца, второй — у покупателя

    Как сопровождать перемещение товара

    Вернуть товар поставщику можно, если товар не соответствует качеству, ассортименту, комплекту, таре и упаковке. Причем не всегда для этого нужно оформлять возврат, иногда поставщик может что-то заменить или переупаковать.

    Бракованные товары. Вернуть бракованную продукцию не всегда удается так же быстро, как испорченную. Чтобы оформить возврат, нужно принять товар по накладной ТОРГ-12, затем при поставщике заполнить акт о расхождении количества и качества при приемке товаров (ТОРГ-2) и разместить их на складе. Поставщик должен подтвердить неликвидность товара, и затем следует написать претензию.

    Пример акта о расхождении количества и качества при приемке товаров ТОРГ-2

    Пример шаблона претензии к поставщику

    Когда претензию удовлетворят, нужно составить в двух экземпляров возвратную накладную ТОРГ-12. В графе «Основание» указать — возврат некачественного товара.

    Возврат непроданного товара поставщику. В этом случае претензий к товару нет, но необходимо вернуть поставщику непроданные товары. Чтобы отправить товар поставщику, нужно оформить для него накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру.

    Продукты с истекающим сроком годности. Отказаться от просроченных товаров можно на месте. Для этого нужно подкорректировать накладную — из , которую привез поставщик, можно вычеркнуть просроченные позиции. Исправлять документ можно только в присутствии поставщика или его материально-ответственного представителя. После исправлений поставщик должен поставить подпись и забрать товар.

    Так выглядит товарная накладная ТОРГ-12

    Если вы плательщик НДС, поставщику придется составить счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее вам.

    Пример счет-фактуры для возврата НДС

    Если отношения с поставщиком доверительные, можно подписать документы и подождать поставку качественного товара.

    Решения для бизнеса

  • магазины одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника
  • склады материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций
  • маркировка табак, обувь, легпром,
    лекарства
  • производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное
  • rfid радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей
  • егаис автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией
  • Требования счета учета товаров в розничной торговле на практике

    Мы можем сколько угодно обсуждать некоторые несправедливые моменты по мнению владельцев, но вся их деятельность подчинена соблюдению закона «О защите прав потребителя». Права покупателей очень четко прописаны в общем положении. При нарушении директор или ответственное лицо может привлечься к административному наказанию в виде порядочных штрафов. Помимо этого, за работой точки ведется контроль со стороны Налоговой службы, Роспотребнадзора, санитарной и пожарной служб.

    Нужно, чтобы будущие бизнесмены понимали, с какими препятствиями могут в дальнейшем столкнуться. И своевременно исполняли все полагающиеся при этом виде деятельности правила.

    Итак, вы обязаны:

    • предоставлять клиентам при их требовании сопроводительные документы. Это могут быть накладные, технические бумаги, лицензии и так далее;
    • по желанию потребителя продемонстрировать его покупку в деле;
    • при обнаружении брака либо вернуть деньги, либо заменить на равноценное. Владелец имеет право добиться проведения технической экспертизы, но только за свой счет.

    Какие необходимо провести этапы контроля

    Для отслеживания продукции назначается ответственное лицо — старший товаровед. А в маленьких компаниях такую обязанность берет на себя сам директор или его заместитель.

    Контролер обязан:

    1. произвести приемку изделий по соответствующим накладным или счет-фактурам;
    2. разместить продукцию на складских полках в соответствии с их номерами;
    3. проконтролировать качество перед выкладкой на полки торгового зала;
    4. выставить все перед покупателями и проконтролировать правила их хранения на новом месте;
    5. пополнить складское помещение новыми партиями.

    Реализация

    Конечная цель всего процесса – продажа и получение от этой операции прибыли. Потребитель производит покупку и получает фискальный чек, на котором отображаются все сведения от проведенной манипуляции. Проводки при оплате наличными отражаются в счете за номером 90.

    К особенностям проводок учета товаров в розничной и оптовой торговле следует отнести то, что они совершенно отличаются друг от друга при разных формах расчета: банковской картой, подарочным сертификатом или предоплатой.

    После завершения рабочего дня сотрудник составляет отчетность по оприходованию через кассовый аппарат. При этом все действия происходят автоматически, так как с новыми ККТ отпала необходимость производить вручную ежедневные подсчеты и заносить их в бумажный журнал.

    Важно! Вся документация по реализации согласно новому закону РФ должна храниться не менее четырех лет. После истекшего периода она уничтожается.

    Ценовая политика

    Учитывая торговую специфику, где необходимо минимизировать время от поступления до продажи, применяется два способа контроля: сравнивают по закупочной стоимости от поставщика и по продажной цене.

    Если продукция доставляется собственным автотранспортом, то расходы на бензин можно включать в учетную цену.

    На сегодняшний день для ведения бухгалтерской отчетности нет определенных указаний. Однако при оприходовании следует исходить из принципа рациональности. Согласно пункту 6 ПБУ 5/01, при составлении цены необходимо закладывать издержки: таможенные пошлины, базовую стоимость, налоги, не подлежащие вычету, информационные услуги, комиссионные вознаграждения посредникам, расходы по страхованию, проценты по кредитам и заемным средствам, доставка, клининговые услуги и иные затраты.

    Рассчитываем доход

    Чтобы предприниматель был в курсе финансовых операций, следует четко знать, какая часть выручки от проданного изделия является прибылью. Для этого определяется общая сумма наценки на все и из нее вычитается все вышеописанные издержки.

    Не везде существует политика одинаковой накрутки. Например, на продукты стараются сделать наценку в 25 процентов, а на одежду и обувь она может меняться в зависимости от сезонности. Многие предприниматели устраивают распродажи, при которой приходится делать уценку. Чтобы иметь четкое представление о текущих делах, необходимо установить ПО. Программа поможет рассчитать прибыль без единой ошибки за отчетный период.

    Контроль за продавцами

    Обычно при принятии человека на должность менеджера, составляется рабочий график. Обычно для контроля времени работы используются унифицированные образцы Т-12, Т-13.

    Если рабочая неделя составляет 40 часов с двумя выходными, то отпадает необходимость в заполнении данных форм.

    Они необходимы, если организация использует нормированный, сменный, гибкий или суммированный по времени режим работы.

    По сведениям индивидуального графика происходит начисление заработной платы, где учитываются часы переработки или время, потраченное на болезнь.

    Как провести списание

    К сожалению, если вы не приобрели специальную программу, то вручную такое действие практически невозможно провести без фатальных ошибок.

    Определитесь для себя, каким из многочисленных методов воспользоваться. Но как показывает практика, многие предприниматели предпочитают способ списания по себестоимости каждой единицы. Он является самым точным, эффективным и не позволяет появление неточностей в бухучете. Единственная проблема – это необходимость маркировать каждую партию уникальным продажным номером. Но с этой задачей вам помогут справиться специалисты «Клеверенс».

    Можно ли провести точный учет вручную

    Не стоит возвращаться к забытому прошлому Советского Союза. На это вы потратите много времени и сил, а результаты могут быть совершенно противоположными от тех, что вы планировали увидеть. Мы советуем довериться современным инновационным методам и обустроить свое рабочее место автоматизированным ПО.

    Подведем итоги

    Заниматься складским учетом вручную сложно, особенно когда на складе хранятся сотни или тысячи единиц товара. Если вести учет в журнале, есть риск забыть внести данные о товаре или упустить дату окончания сроков годности. Кроме того, журнал можно потерять или испортить, тогда проанализировать поставки и отгрузки не получится. Всё это приводит к тому, что ваш бизнес, вместо того чтобы получать прибыль, терпит убытки.

    Чтобы таких ситуаций не происходило, следует автоматизировать складской учет. Эффективнее — использовать специализированное ПО.

    С его помощью вы сможете удаленно в реальном времени следить за движением товаров, ситуацией на складе, контролировать товары, у которых истекают сроки годности, анализировать закупки и продажи.

    Если вам надоело тратить время на поиск продуктов на складе, воспользуйтесь предложением по интеграции складской программы 1С: УНФ с бухгалтерией для более удобной работы.

    Ключевые слова для этой статьи: ошибки складского учета, проблемы складского учета, организация складского учета, как организовать складской учет, как правильно организовать работу на складе, электронный складской учет, автоматизация складского учета, складской учет в Excel (эксель)

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *