Как самостоятельно подписать документ электронной подписью?

Существует 5 наиболее часто используемых способов, как подписать документ электронной подписью в Word. Выбор определяется версией Microsoft Office, действующей на компьютере. Word 2003 и 2007 сами могли подписать документы ЭЦП, не обращаясь к сторонним программам. Новые версии Word для работы с документами, подписанными цифровыми ключами, требуют отдельных плагинов или установки специального ПО «КриптоПро Office Signature».

Электронная подпись позволяет подтвердить авторство электронного документа.

Системные требования

Мнение эксперта Алексей Борисович Специалист по программному обеспечению Задать вопрос эксперту

Для подписания документа Word с помощью ЭЦП необходимо использовать компьютер, удовлетворяющий следующим системным требованиям:

  • операционная система – Windows 7 и старше;
  • текстовый редактор – Word 2003 (рекомендуемая версия – 2010 и выше, в этом случае несовместимости в расширении документов не будет) или же LibreOffice Text (4.4.4 и старше, данная программа предлагает ограниченный функционал, её использование не рекомендуется, так как могут возникать сбои в работе);
  • браузер – Internet Explorer 7 и старше, Google Chorme актуальной версии;
  • дополнительное ПО – Крипто-Про CSP версии 3.6 и выше.

Также стоит учесть, что для открытия документа Word с электронной подписью у получателя файла на ПК обязательно должен быть установлен плагин Крипто-Про Office Signature, являющийся частью Крипто-Про CSP (версии 3.6 и старше, является бесплатным дополнением). Технические требования – соответствующие минимальным для запуска и работы Microsoft Office редакции 2003 и старше.

Дистрибутив программы Крипто-Про Office Signature расположен на официальном сайте компании http://www.cryptopro.ru/products/office/signature

На текущий момент Microsoft также опубликовал публичную бета-версию Microsoft Office 2019. В ней возможность работы с подписанными документами тоже имеется, однако данный функционал ограничен до тех пор, пока не будет выпущена финальная версия офисного пакета ПО.

Инструкции для установки ПО и работой с ЭЦП

Инструкции| Полные инструкции по установке и настройке компьютера для работы с цифровой подписью. Документы сформированы по типу направлений. |

Крипто про Office Signature| Описание программы КриптоПро Office Signature. Инструкции по работе с ней |

Документация для Etoken 32x-64x | Комплект технической и эксплуатационной документации на защищенный сертифицированный носитель вида Etoken на ОС Windows 32-64bit |

Документация для Декларант-Алко | Подробное руководство пользователя для программы Декларант-Алко |

Что обеспечивает ЦП на документе

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) предназначена для выявления изменений в защищаемом тексте и дает возможность устанавливать его владельца.

Защита основана на криптографическом преобразовании данных с применением закрытого ключа. Все вместе (закрытая и открытая части ключа, математические алгоритмы) защищают текст от подделок, обнаруживают изменение любой части документа.

Как подписать документ Word

Проблема заверения документа, созданного в Word, чаще возникает при работе на выезде, когда нет возможности расписаться на бумажном варианте или нотариально заверить заявление. У владельца ЭЦП имеется только текстовый редактор и созданный документ. Проблема решается относительно просто при достаточной квалификации сотрудника и наличия доступа к интернету. Существует широкий набор возможностей, как вставить ЭЦП в текстовый документ.

В КриптоПро CSP

Чтобы подписать документ Ворд электронной подписью через «КриптоПРО CSP», требуется наличие инсталлированного пакета «КриптоПРО», сертификатов УЦ и обладателя ЭЦП.

КриптоПро CSP — линейка шифровальных программ.

Возможно, будет нужно настроить компьютер в плане распределения пользовательских прав. В случае удачной установки приложения и настройки прав для подписи документа понадобится:

  • открыть файл, зайти в «Сведения», кликнуть «Добавить ЭЦП»;
  • выбрать требуемый файл ЭЦП, ввести, при необходимости, комментарий и кликнуть «Подписать».

При отсутствии ошибок Microsoft Windows сообщит об успехе.

В КриптоПРО Office Signature

В данном способе применяется предварительно инсталлированный «КриптоПРО Office Signature»:

  • пользуясь этим плагином, следует запустить файл, выбрать «Добавить цифровую подпись»;
  • задействовав файл ЭЦП, как в способе выше, комментируем, если нужно, и даем команду «Подписать».

КриптоПро Office Signature — этот продукт предназначен для проверки и создания электронной цифровой подписи.

При отсутствии ошибок операционная система Windows уведомит об окончании операции.

В КриптоАРМ

Сертификат подписи может обеспечить программный комплекс «КриптоАРМ». Его особенностью является возможность шифрования новыми форматами и работы с архивами. Чтобы внедрить в вордовский файл электронную подпись через пакет «КриптоАРМ», нужно:

  • открыть программу «КриптоАРМ» и указать «Подписать»;
  • изучить указания мастера создания ЭЦП, перейти «Далее»;
  • сделать «Выбор файла» и продвинуться «Далее»;
  • открыть файл для подписи и переместиться «Далее»;
  • указать тип файла, выбрав «Выходной формат», кодировку оставить без изменений, а для передачи по почте файл сжимают в формат ZIP либо меняют место сохранения;
  • приложить собственные комментарии в разделе «Параметры», там же поставить галочку, выбрав тип ЭП, присоединенной (к первоначальному файлу) или отсоединенной (будет сохранена отдельно), заполнить прочие поля, после чего нажать «Далее»;
  • сделать клик на пункте «Выбрать» и задать сертификат подписи, завершив шаг нажатием кнопки «Далее»;
  • в открывшемся окне с кратким описанием введенных параметров нажать «Готово». При многократных повторениях параметры удобно записать в свой профиль.

КриптоАРМ — это программа для электронной подписи и шифрования файлов и документов.

При отсутствии ошибок появится уведомление операционной системы об удачном завершении операции.

Через КриптоКонтур

Онлайн-сервис предоставляет много услуг, в т.ч. простое заверение документов. Установки ПО на компьютер не требуется. Исполнителем бесплатной услуги является «Контур.Крипто». Программа создает и проверяет цифровую подпись, шифровку и расшифровку файла. Через сервис подписываются пакеты файлов либо архивов, можно заверять документы электронными подписями нескольких человек. Для работы с софтом требуется только регистрация на сайте. Для шифрования нужна дополнительная установка соответствующего ПО.

Понятный интерфейс позволяет сразу начать работать:

  • файл любого типа для подписи загружаем в сервис; размер ограничен 100 Мб;
  • выбираем ЭП на своем десктопе, которой будем заверять документ;
  • кликаем «Подписать» — в результате создаются каталог с исходником и подпись с таким же именем, но расширением .sig. Оба лежат на сервере и доступны для скачивания обратно на компьютер;
  • при необходимости отправляем документ получателю прямо из веб-приложения. В почтовый ящик адресата придет ссылка на файлы, хранящиеся в «Контур.Крипто». При желании все файлы загрузить можно на локальный компьютер и отправить собственной почтовой программой.

КриптоКонтур — бесплатное подписание документов ЭЦП, проверка электронных подписей.

Ограничения, налагаемые сервисом «Контур.Крипто»:

  • максимальный объем отправляемого файла, требующего проставления подписи, не превышает 100 Мб;
  • формируется только отсоединенная подпись;
  • работа только в ОС Windows;
  • ЭП проверяется любым ПО, работающим с отсоединенными электронными подписями.

Как удалить подпись

Чтобы удалить подпись необходимо открыть документ в текстовом редакторе от Microsoft Office, щелкнуть правой кнопкой мыши на строке с сервисным сообщением (располагается под верхним меню) и выбрать «Удалить подпись», после – подтвердить проведение операции. После этого останется лишь сохранить документ.

Удаление впоследствии дает возможность отредактировать сам документ, но для его заверения потребуется повторно провести установку ЭЦП по вышеуказанному алгоритму.

Распространенные проблемы

Самые распространенные причины, почему подпись ЭЦП в ворде не происходит

  • не установлен сертификат в систему (данную операцию вправе провести лишь администратор, поэтому стоит обращать внимание и на полномочия профиля);
  • не установлен Крипто-Про (но при этом используется Microsoft Office версии 2007 и старше);
  • попытка использования плагин Крипто-Про при установленном Microsoft Office 2003;
  • срок действия сертификата истек;
  • попытка заверения ранее уже подписанного файла одним и тем же сертификатом (несколько ЭЦП может быть, но только если они принадлежат разным лицам);
  • использование несовместимой версии Windows.

Как подписать документ без помощи программ

В программах Ворд/Эксель 2003 и 2007 возможна генерация ЭЦП без применения сторонних плагинов и программ. Основной недостаток этих приложений в том, что они почти не используются в крупных компаниях, которые интенсивно практикуют цифровую маркировку своих документов. Word 2010, 2016 годов не распознают ЭП старых версий. Один из выходов лежит в согласовании используемого ПО, однако это сложно сделать большим компаниям и государственным учреждениям.

В Word 2003 генерация ЭЦП состоит из следующих этапов:

  • выбор в главном меню раздела «Параметры»;
  • переход на «Безопасность» и нажатие кнопки «ЦП», после чего откроется перечень имеющихся сертификатов;
  • поиск в списке подходящей ЭЦП и подтверждение выбора кнопкой «ОК»;
  • ввод пароля контейнера избранного сертификата и подтверждение кнопкой «ОК».

В Word 2007 прохождение пунктов аналогичное, с той разницей, что вначале требуется выбрать команду «Подготовить» и в меню — «Добавить ЦП». Наличие цифровой подписи будет обозначаться значком внизу экрана. Внесение поправок в файл сбросит подтверждение ЭП и рассмотренные выше пункты предстоит пройти еще раз. В версиях редакторов Word/Excel с 2010 по 2019 г. такая возможность убрана. Для работы с ЭЦП необходимо использовать отдельный плагин.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *