Как учесть купленные книги, подписку на газеты, журналы?

Покупка книг подотчетным лицом встречается довольно часто в работе организации. Как правильно отразить это в бухгалтерском и налоговом учете, рассмотрим в нашей статье.

Подотчетные лица — кто они

Кто такие подотчетные лица? Это работники организации, имеющие право брать деньги под отчет. Список таких людей утверждается приказом руководителя. Деньги могут быть выданы из кассы организации или перечислены с расчетного счета на личные банковские карты работников.

Как именно выдавать деньги в подотчет из кассы или сделать перевод на карту сотруднику, читайте в статьях:

  • «Порядок выдачи денег в подотчет из кассы в 2016 году»;
  • «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Нужно помнить, что заявление на выдачу денег в подотчет работник должен написать независимо от способа выдачи денег.

Какие обязательные реквизиты должно содержать заявление на выдачу денег, читайте в статье «Составляем заявление на подотчет — образец на 2015–2016 гг.».

Как учесть книги

Работнику организации были выданы деньги на покупку книг. На этом этапе совсем неважно, какие именно книги ему поручили купить — для производственных целей или для общего развития сотрудников.

Он составляет заявление, берет деньги, покупает книги и в назначенное время предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет (АО) со всеми подтверждающими документами.

Форму АО и правила его заполнения смотрите в статьях:

  • ;
  • «Образец заполнения авансового отчета в 2015 году».

Как только бухгалтер принял АО, работник обязан вернуть остаток — неизрасходованные средства, если такие имеются. Если этого не произойдет, то данные средства можно будет расценить как доход, облагаемый НДФЛ. С письменного согласия работника организация имеет право удержать задолженность в размере не больше 20% от его зарплаты (ст. 138 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

В случае перерасхода организация обязана возместить работнику сумму перерасхода.

Как правильно это сделать, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

После выяснения всех деталей с подотчетником перед бухгалтером встает вопрос, как правильно принять к учету купленные книги.

Вот теперь нужно разобраться, с какой целью книги приобретались — были они куплены для работы организации или цель можно считать общепознавательной.

Когда этот вопрос будет прояснен, бухгалтер сделает записи в бухгалтерском учете.

В силу п. 4 ПБУ 6/01 (приказ Минфина от 30.03.2001 № 26н) деловая литература может быть отнесена к ОС. Но если при этом ее стоимость менее 40 000 руб., а как правило, так и бывает, ее учитывают в составе МПЗ. При этом устанавливают контроль, следят за передвижением книг и обеспечивают сохранность после передачи в эксплуатацию (п. 5 ПБУ 6/01). Правила учета литературы необходимо закрепить в учетной политике.

Налоговый учет

Любая литература, и книги в том числе, в случае приобретения их для производственных целей могут быть учтены при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если купленные книги — непроизводственного характера, то при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы на их приобретение в расчет не принимаются (п. 29 ст. 270 НК РФ).

То же правило относится и к «входному» налогу на добавленную стоимость. В бухгалтерском учете он учитывается на счете 91.2 и для целей налогообложения, то есть к вычету, не принимается.

Журнал «Практическая бухгалтерия»

Многие фирмы выписывают различные газеты и журналы, покупают книги и бераторы. Их учет вызывает немало вопросов у бухгалтеров. На некоторые из них недавно ответил Минфин.

Как отразить оплату изданий

Заплатить за печатные издания можно двумя способами:

– авансом. В этом случае фирма сначала перечисляет деньги, а потом в течение определенного времени получает журналы или газеты. Как правило, подписка оформляется на три или шесть месяцев;

– непосредственно в издательстве или в магазине. При этом вы платите деньги и сразу получаете печатную продукцию.

Большинство фирм использует первый вариант. Перечисленные за журналы деньги учтите как выданные авансы:

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51

– перечислены деньги за подписку.

Обратите внимание: налоговый инспектор может посчитать, что предоплату за издания надо учитывать как расходы будущих периодов. В этом случае у вас образуется долг по налогу на имущество. Дело в том, что расходы будущих периодов увеличивают этот налог.

В этом случае не соглашайтесь с инспектором. Свою позицию обоснуйте так.

Расходы возникают в том случае, если у фирмы уменьшаются экономические выгоды (например, вы заплатили поставщику материалов). Так написано в пункте 16 ПБУ 10/99.

Но при оплате подписки этого не происходит. Ведь вы еще не получили никакой продукции. Фирма просто произвела предоплату. Поэтому перечисленные деньги надо учитывать как выданные авансы.

Если вы не хотите спорить с налоговым инспектором, то отразите затраты на подписку как расходы будущих периодов. Как это сделать, вы можете прочитать в бераторе «Корреспонденция счетов» на странице VIII/97/03.

Пример 1. ЗАО «Актив» подписалось на первые шесть месяцев 2003 года на журнал «Практическая бухгалтерия». За это фирма заплатила 1200 руб. (в том числе 10% НДС – 109 руб.).

Бухгалтер «Актива» отразил подписку так:

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51

– 1200 руб. – перечислены деньги за подписку.

По мере того как будут приходить очередные номера журналов или газет, списывайте их стоимость на затраты. Как это сделать, рассказал Минфин в недавно опубликованном письме от 26 августа 2002 г. № 16-00-12/19.

Как отразить поступление изданий

Печатные издания учитывайте как основные средства. Каждый полученный журнал, бератор или книгу отражайте отдельно.

Поступление литературы отразите так:

Дебет 08 Кредит 60

– получено издание;

Дебет 19 Кредит 60

– отражен НДС;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»

– зачтена предоплата;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– предъявлен к вычету НДС.

Обратите внимание: чтобы поставить НДС к вычету, у вас должен быть счет-фактура. Если у вас нет этого документа, то позвоните в издательство и попросите его выслать.

Полученные издания отразите в специальной книге по учету литературы. Специальной формы для нее не предусмотрено. Поэтому ведите ее в произвольном порядке. Например, эта книга может выглядеть так:

ООО «Актив»

Книга учета изданий, поступивших в октябре 2002 года
№ п/п Дата поступления Наименование издания Стоимость (без НДС), руб. Дата выбытия Причина выбытия
1 5 октября 2002 года Журнал «Практическая бухгалтерия» 200
2 10 октября 2002 года Журнал «Расчет» 245
3 15 октября 2002 года Бератор «Корреспонденция счетов» 2790

Амортизацию по полученным изданиям не начисляйте. После того как начнете использовать книги или журналы, спишите их стоимость на затраты:

Дебет 01 Кредит 08

– фирма начала использовать издание (например, передала журнал в бухгалтерию);

Дебет 26, 44 Кредит 01

– списана стоимость издания.

В книге учета изданий выбытие журналов, бераторов и другой литературы отразите после того, как вы их перестанете использовать. Например, уничтожите или продадите.

Обратите внимание: стоимость издания уменьшает налог на прибыль в момент их поступления на склад. Чтобы не вести отдельные налоговые регистры, начинайте использовать книги и журналы сразу после того, как их получите.

Пример 2. Воспользуемся данными примера 1. В январе 2003 года ЗАО «Актив» приобрело бератор «НДС от А до Я» за 4400 руб. (в том числе 10% НДС – 400 руб.). Это издание фирма покупала за наличный расчет в издательстве.

Кроме того, в январе фирма получила первый номер журнала «Практическая бухгалтерия». Его стоимость равна:

1200 руб. : 6 мес. = 200 руб.

В том числе НДС:

109 руб. : 6 мес. = 18 руб.

Поступление литературы бухгалтер «Актива» отразил так:

приобретение бератора

Дебет 71 Кредит 50

– 4400 руб. – выданы под отчет деньги на покупку бератора;

Дебет 08 Кредит 71

– 4000 руб. (4400 – 400) – оприходован бератор;

Дебет 19 Кредит 71

– 400 руб. – отражен НДС;

Дебет 01 Кредит 08

– 4000 руб. – бератор передан в бухгалтерию;

Дебет 26 Кредит 01

– 4000 руб. – списана стоимость бератора;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 400 руб. – НДС принят к вычету;

поступление журнала «Практическая бухгалтерия»

Дебет 08 Кредит 60

– 182 руб. (200 – 18) – поступил журнал;

Дебет 19 Кредит 71

– 18 руб. – отражен НДС;

Дебет 01 Кредит 08

– 182 руб. – журнал передан в бухгалтерию;

Дебет 26 Кредит 01

– 182 руб. – списана стоимость журнала;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»

– 200 руб. – зачтен аванс;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 400 руб. – НДС принят к вычету.

Н. ЖУРАВЛЕВА,
эксперт журнала «Практическая бухгалтерия»

Предприятия, учреждения, организации, которые постоянно пользуются услугами связи по пересылке посылок, писем с объявленной ценностью, мелких пакетов и других (оплата за возврат, досылку, хранение почтовых отправлений) могут производить оплату их стоимости чеками из чековых книжек, полученных в отделениях банков РБ.

Срок действия таких книжек — один год. Чеки после указанного срока являются недействительными и не принимаются.

Чеки оформляются клиентом в момент приёма почтовых отправлений, и только на сумму оказанных услуг. Чеки, заполненные без указания суммы или выписанные на сумму, превышающую стоимость предоставленных услуг, а также при наличии исправлений не принимаются. Заполнение чека работником предприятия связи не допускается.

В тех случаях, когда работник связи принимает выписанный чек, необходимо проверить остаток неиспользованного лимита (который должен быть не менее суммы, указанной на выписанном чеке) и дату выдачи чековой книжки. На обратную сторону чека наносится оттиск календарного штемпеля и работник расписывается. Факт проверки заверяется подписью работника и оттиском календарного штемпеля на корешке принятого чека.

Расчётными чеками из чековой книжки также может произвести оплату физическое лицо за услуги почтовой и электрической связи (за исключением пересылаемой суммы денег по почтовому, телеграфному переводу), за коммунальные платежи, электроэнергию, немаркированную продукцию и другие товары. Оплата чеками из чековых книжек может производиться в любом отделении связи, независимо от того, в каком банке РБ выдана чековая книжка.

При приёме чека от физического лица работник отделения связи обязан:

Ø удостовериться в личности чекодателя по паспорту, сверив эти данные с соответствующей записью на чеке;

Ø проверить правильность заполнения чека;

Ø не истёк ли срок действия чековой книжки;

Ø отсутствие подчисток, исправлений на чеке;

Ø наличие подписи чекодателя и её идентичность с образцом на чековой книжке;


Ø соответствие суммы перенесённого остатка, остатку по предыдущему чеку за минусом суммы, оплачиваемой за услугу (товар);

Ø расписаться и проставить на оборотной стороне чека и на корешке к чеку оттиск календарного штемпеля.

Если в корешке чека, оплаченного ранее, имеется надпись «Испорчено”, а сам испорченный чек отсутствует, оплата не производится. Клиенту в таком случае рекомендуется обратиться в банк чекодателя.

Производить расчёты по чеку другому лицу, не являющемуся чекодателем, запрещается. Чекодатель может выдать разовую доверенность на распоряжение чеком другому лицу в порядке, установленном законодательством РБ. При заполнении чека перед фамилией, именем, отчеством чекодателя делается пометка «по доверенности”, а доверенность прилагается к чеку.

4.3.Порядок оформления авансовых квитанций

Авансовые книжки выдаются предприятиями почтовой связи, на сумму аванса, внесённого на расчётный счёт предприятия почтовой связи. Расчёты по квитанциям из авансовых книжек производятся за все услуги, оказываемые отделением связи, за исключением пересылки денежных переводов.

Работник связи, принимая к оплате авансовую книжку должен:

Ø проверить сумму аванса, оставшуюся на счету предприятия.

Если сумма меньше той, что необходима для оплаты услуг, квитанция из авансовой книжки не принимается до тех пор, пока аванс не будет пополнен.

Если аванса достаточно, оператор оформляет расчётную квитанцию и корешок авансовой книжки по предоставленным услугам: списывает сумму, подлежащую к оплате, указывает сумму оставшегося аванса, подтверждает её своей подписью и оттиском календарного штемпеля.

После предоставления услуги оператор оформляет авансовую квитанцию и корешок к ней под копирку, где указывает:

Ø наименование предоставленных услуг;

Ø сумму по каждой услуге;

Ø общую сумму по всем предоставленным услугам с учётом НДС (при предоставлении услуг юридическим лицам дополнительно взимается налог на добавленную стоимость (НДС) в размере 20% от стоимости предоставленных услуг);

Ø остаток неиспользованного лимита денежных средств, после предоставления услуг;

Ø оттиск календарного штемпеля;

Ø подпись оператора.

Квитанция из авансовой книжки остаётся у оператора, является документом, подтверждающим предоставление услуги по безналичному расчёту, и в конце смены сдаётся контролирующему лицу.

Авансовая книжка с заполненным корешком квитанции возвращается отправителю .

Материал помещен в архив

УСЛУГИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ: ИСПОЛЬЗУЕМ ДЛЯ РАСЧЕТОВ АВАНСОВУЮ КНИЖКУ

Некоторые организации предпочитают оплачивать услуги почтовой связи в безналичном порядке с использованием авансовых книжек. Рассмотрим законодательное регулирование и порядок отражения в учете таких операций.

Услуги почтовой связи: общие положения

К услугам почтовой связи общего пользования относятся:

• прием, обработка, хранение, перевозка, доставка (вручение) почтовых отправлений;

• досылка и возвращение почтовых отправлений;

• ускоренная почта;

• прием подписки на печатные средства массовой информации и доставка печатных средств массовой информации;

• переадресование выписанных подписчиками печатных средств массовой информации;

• выплата пенсий, пособий, компенсаций и осуществление других выплат;

• упаковка письменной корреспонденции и посылок;

• заполнение бланков сопроводительных адресов к почтовым отправлениям, описей вложения;

• написание адресов и письменных сообщений;

• предоставление в пользование абонементных почтовых ящиков;

• оказание услуг почтовой связи на дому;

• иные услуги, не запрещенные законодательством.

Перечень универсальных услуг почтовой связи, порядок и сроки их предоставления определяются Советом Министров РБ по представлению Министерства связи и информатизации РБ.

Порядок оказания услуг почтовой связи регулируется Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111 (ст.11 Закона РБ от 15.12.2003 № 258-З «О почтовой связи» (далее — Закон № 258-З)).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 18 июня 2014 г. в Правила № 1111 внесены изменения на основании постановления Совета Министров РБ от 17.06.2014 № 588, в частности, изменено название: «Правила оказания услуг почтовой связи общего пользования».

С 18 июня 2014 г. часть четвертая ст.11 Закона № 258-З исключена на основании Закона РБ от 12.12.2013 № 92-З.

Тарифы на услуги почтовой связи устанавливаются оператором почтовой связи на договорной основе, если иное не предусмотрено Законом № 258-З и иными законодательными актами.

Перечень услуг почтовой связи общего пользования, тарифы на которые подлежат регулированию, установлен постановлением Совета Министров РБ от 14.04.2011 № 495.

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 24 января 2014 г. вместо перечня № 495 действует перечень услуг электросвязи и почтовой связи общего пользования, тарифы на которые регулируются Министерством антимонопольного регулирования и торговли, утвержденный постановлением Совета Министров РБ от 17.01.2014 № 35.

Расходы операторов почтовой связи на оказание универсальных услуг почтовой связи, превышающие суммы поступлений от оплаты за указанные услуги по тарифам, подлежащим государственному регулированию, возмещаются за счет средств республиканского бюджета.

При установлении в соответствии с законодательством льгот или преимуществ по оплате услуг почтовой связи недополученные суммы доходов возмещаются операторам почтовой связи за счет средств соответствующего бюджета.

Порядок оплаты услуг почтовой связи

Услуги почтовой связи оплачиваются почтовыми марками и иными знаками почтовой оплаты, наличными деньгами или путем безналичных расчетов, а также международными ответными купонами. Проданные почтовые марки обратно не принимаются и не обмениваются (ст.14 Закона № 258-З).

Согласно пп.64 и 65 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107 (далее — Инструкция № 107), расчеты между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями на территории РБ осуществляются в безналичном порядке в соответствии с законодательством.

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 1 сентября 2014 г. Инструкция № 107 изложена в новой редакции постановлением Правления Нацбанка РБ от 31.03.2014 № 199. Пункт 65 старой редакции соответствует п.67 новой редакции Инструкции № 107.

Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями за товары (работы, услуги), а также по иным обязательственным правоотношениям осуществляются на территории РБ в порядке и размерах, установленных Инструкцией № 107.

В соответствии с п.6 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и организации работы с наличными денежными средствами в белорусских рублях и с наличной иностранной валютой организациями, подчиненными Министерству связи и информатизации Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.09.2011 № 406 (далее — Инструкция № 406), денежные средства, поступившие от юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов в виде предварительной оплаты оказываемых услуг связи, реализуемых ценностей, учитываются на основании представленных дополнительных экземпляров платежных поручений или использования авансовых книжек по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 406.

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 23 января 2017 г. Инструкция № 406 изложена в новой редакции на основании постановления Правления Нацбанка РБ от 12.12.2016 № 611. Пункт 6 старой редакции соответствует п.7 новой редакции Инструкции № 406.

С 27 мая 2018 г. следует руководствоваться приложением 1 к Инструкции № 406 с изменениями, внесенными постановлением Правления Нацбанка РБ от 10.05.2018 № 222. Слова «М.П.» исключены.

Постановлением Минэкономики РБ от 10.11.2011 № 184 «О тарифах на услуги электросвязи и почтовой связи общего пользования» установлены фиксированные тарифы на услуги почтовой связи общего пользования, оказываемые юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям согласно приложению 4 к данному постановлению.

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 1 марта 2017 г. действует постановление Министерства антимонопольного регулирования и торговли РБ от 13.02.2017 № 12 «О тарифах на услуги электросвязи и почтовой связи общего пользования».

Порядок учета авансовых книжек

Согласно подп.3.2 п.3 постановления Совета Министров РБ от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты» к бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющие элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Министерством финансов РБ по согласованию с Министерством внутренних дел РБ и Министерством юстиции РБ, и (или) идентификационный номер, нанесенный при их изготовлении.

Решение об отнесении бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланков иных документов к бланкам строгой отчетности принимают республиканские органы государственного управления, иные государственные организации, подчиненные Правительству РБ, областные исполнительные комитеты, Минский городской исполнительный комитет в пределах своей компетенции и юридические лица и индивидуальные предприниматели в рамках осуществляемой ими деятельности.

Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации (индивидуальным предпринимателем). При этом должен быть организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой отчетности (п.3 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196).

В соответствии с п.12 Инструкции по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утвержденной постановлением Минфина РБ от 17.04.2002 № 62 (далее — Инструкция № 62), если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа исходя из Инструкции № 62 и иных положений по бухгалтерскому учету и отчетности.

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 21 февраля 2014 г. вместо Инструкции № 62 следует руководствоваться Национальным стандартом бухгалтерского учета и отчетности «Учетная политика организации, изменения в учетных оценках, ошибки», утвержденным постановлением Минфина РБ от 10.12.2013 № 80.

Следовательно, организация вправе учитывать либо не учитывать авансовые книжки в качестве бланков строгой отчетности.

Для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности».

Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 по номинальной стоимости или в условной оценке.

Аналитический учет по забалансовому счету 006 ведется по видам бланков строгой отчетности и местам их хранения (п.84 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50).

Рассмотрим на условных примерах порядок отражения в учете услуг почтовый связи с использованием авансовой книжки в различных ситуациях.

Пример 1

Организация перечислила аванс за услуги почтовой связи в сумме 200 000 руб. и получила (без оплаты) авансовую книжку (на 50 квитанций). В течение отчетного периода отделением почтовой связи оказаны услуги по пересылке простых отправлений письменной корреспонденции на сумму 50 000 руб. (без НДС). По решению организации авансовая книжка не учитывается как бланк строгой отчетности.

№ п/п

Итоги

Выдать деньги, проверить правильность составления отчета, сделать проводки по оприходованию купленного товара — про все это необходимо помнить, когда имеешь дело с подотчетными лицами. Ну а в ситуации с покупкой книг к этому списку необходимо добавить выяснение — для чего они покупаются, чтобы не ошибиться с принятием потраченных сумм в затраты.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *