Меняем отпуск на деньги – выплата денежной компенсации за неиспользованный отпуск

Содержание

То, что при увольнении работника за неизрасходованные дни отпуска ему полагается денежная компенсация, известно, наверное, каждому бухгалтеру. А можно ли выплатить компенсацию работающему сотруднику, который не отгулял все положенные за год дни отпуска? Статья 126 ТК РФ предоставляет такую возможность, но в строго ограниченных случаях. Кроме того, для вас как для работодателя замена отпуска компенсацией работающему сотруднику является правом, а не обязанностью. То есть вы при желании можете и отказать работнику в выплате денег вместо отпуска. А если вы все же согласны на такую замену, читайте в статье подробности о том, как правильно ее оформить.

Примечание. Замена отпуска денежной компенсацией — это право работодателя, а не его обязанность.

Кому нельзя заменять отпуск денежной компенсацией

Работник просит вас заменить отпуск денежной компенсацией. И прежде чем удовлетворить его просьбу, вам следует убедиться, не относится ли работник к числу лиц, которым вы не можете заменить отпуск деньгами. Перечень таких лиц предусмотрен частью 3 статьи 126 НК РФ. К ним относятся:

— беременные женщины;

— работники в возрасте до 18 лет;

— работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (см. также письмо Минтруда России от 26.03.2014 N 13-7/В-234);

— работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Здесь, правда, есть исключение.

Так, заменить денежной компенсацией вы можете часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска чернобыльцам, превышающую его минимальную продолжительность — 7 календарных дней (ч. 2 и 4 ст. 117 ТК РФ).

Соответственно если ваш работник не подпадает ни под одну из указанных категорий лиц, то вы можете заменить ему отпуск денежной компенсацией.

Сколько дней отпуска можно заменить

Предельное количество дней отпуска, которое можно заменить компенсацией, законодательно не установлено. Однако весь отпуск работника заменить денежной компенсацией вы тоже не вправе.

Положения части 1 статьи 126 ТК РФ разрешают выплатить компенсацию только за ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.

Следовательно, ваши работники могут рассчитывать на замену, только если вы предоставляете им удлиненный основной или дополнительный отпуск (ст. 115 и 116 ТК РФ). В таблице на с. 28 мы привели категории работников, которым по закону положены удлиненные основные и дополнительные отпуска.

Перечень работников, которым в обязательном порядке предоставляется удлиненный основной или дополнительный отпуск

Категория работников

Основание предоставления отпуска

Минимальная продолжительность отпуска

Удлиненный основной отпуск

Работники моложе 18 лет

ст. 267 ТК РФ

31 календарный день

Работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности)

ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 N 181-ФЗ

30 календарных дней

Дополнительный отпуск

Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда

ст. 117 ТК РФ

7 календарных дней

Работники с особым характером работы

ст. 118 ТК РФ

Срок определяется постановлениями Правительства РФ

Работники с ненормированным рабочим днем

ст. 119 ТК РФ

3 календарных дня

Работники, работающие в районах Крайнего Севера (в том числе по совместительству)

ст. 321 ТК РФ

24 календарных дня (16 календарных дней — для местностей, приравненных к районам Крайнего Севера)

Работники, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне

П. 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ

14 календарных дней

Работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС

П. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.91 N 1244-1

14 календарных дней

Но даже если ваши работники под указанный перечень не подпадают, вы можете установить для них дополнительный отпуск самостоятельно (ч. 2 ст. 116 ТК РФ). В этом случае обязательно пропишите в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте порядок и условия предоставления такого отпуска.

Примечание. Работодатель вправе по своему решению предоставить работникам дополнительные отпуска.

Если же в одном рабочем году работник не отгулял часть отпуска из 28 календарных дней и перенес их на следующий год, он не сможет заменить эти дни компенсацией. Денежной замене подлежат только отпускные дни, превышающие 28 календарных дней основного отпуска каждого года.

Пример 1. М.Е. Соболев трудится в ООО «АвтоЛомбард» с 14 мая 2012 года. Согласно трудовому договору он имеет право на оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней за каждый рабочий год. В первый рабочий год (с 14.05.2012 по 13.05.2013) он использовал 21 календарный день отпуска. Во второй рабочий год (с 14.05.2013 по 13.05.2014) — 26 календарных дней. За два рабочих года из 56 календарных дней (28 календ. дн. + 28 календ. дн.) он использовал только 47 дней. Неиспользованными остались 9 календарных дней. Можно ли ему заменить эти неиспользованные дни денежной компенсацией? Нет, в данном случае работник не имеет права на замену части отпуска денежной компенсацией. Так как продолжительность его ежегодного оплачиваемого отпуска составляет только 28 календарных дней. А замене подлежат исключительно дни, превышающие указанный предел за каждый год работы.

Статья 127. Реализация права на отпуск при увольнении работника

Письмом Роструда от 09.09.2010 N 2725-6-1 сообщено, что до вступления в силу Конвенции N 132 Международной организации труда «Об оплачиваемых отпусках» продолжают применяться положения данной статьи о том, что при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Работодатель, чтобы надлежаще исполнить закрепленную Трудовым кодексом РФ обязанность по оформлению увольнения и расчету с увольняемым работником, должен исходить из того, что последним днем работы работника является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска (Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 N 131-О-О).

По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска.

При предоставлении отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника этот работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник.

Если работодатель не выплачивает компенсацию за неиспользованный отпуск

Если работодатель не выплачивает компенсацию за неиспользованный отпуск, то работник может поступить следующим образом:

  • Написать претензию работодателю с требованием выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск.

  • Обратиться в Трудовую инспекцию с заявлением об ущемлении своих трудовых прав. Это можно сделать путем направления заявления по электронной почте, составления бумажного заявления или лично посетить инспекцию по труду. Ваше обращение будет рассматриваться 30 дней. За время рассмотрения обращения работника сотрудники Трудовой инспекции сделают запрос работодателю с целью выяснения причины невыплаты отпускных и в письменном виде сообщат работнику о результатах проверки.

  • Обратиться в суд. В отличие от Трудовой инспекции суд не сможет привлечь работодателя к ответственности. Но суд может обязать работодателя выплатить всю причитающуюся работнику сумму отпускных. В исковом заявлении работнику следует указать нарушенные права и выдвинуть требование о взыскании с организации компенсации за неиспользованный отпуск. После вынесения решения суда на основании исполнительного листа будет произведен арест счетов предприятия и вся причитающаяся работнику сумма отпускных будет выплачена работодателем.

Материальная ответственность работодателя за не выплату компенсации за неиспользованный отпуск

За любые опоздания с выплатами работнику компенсации за неиспользованный отпуск работодатель обязан начислить и выплатить проценты.

Таким образом, организация должна не только выплатить основную сумму задолженности, но и уплатить проценты за каждый день просрочки в размере 1/300 ставки рефинансирования от невыплаченных в срок сумм.

Административная ответственность работодателя за невыплату компенсации за неиспользованный отпуск

Административная ответственность за нарушение законодательства о труде установлена статьей 5.27 КоАП РФ.

Согласно статье 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа

  • на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;

  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет.

Кроме этого, в отношении деятельности работодателя могут проводиться внеплановые проверки инспекторами налоговых органов, сотрудниками трудовой инспекции и работниками прокуратуры.

Налогообложение компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Компенсация за неиспользованный отпуск учитывается как расходы на оплату труда:

Денежная компенсация за отпуск подлежит обложению НДФЛ в общем порядке независимо от того, по какой причине она выплачена работнику – в связи с увольнением или вместо отпуска. Поскольку является его доходом (п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 223, п. 1 ст. 226 НК РФ). Удержанный НДФЛ должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты компенсации (п. 2 ст. 223, п. 6 ст. 226 НК РФ).

В справке 2-НДФЛ сумма компенсации отражается с кодом 2013 (Приложение N 1 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@).

Особые правила расчета компенсации отпуска при увольнении

Правило 1. Если сотрудник отработал в организации от 11 до 12 месяцев, то компенсацию он должен получить за полный рабочий год, т. е. за весь ежегодный оплачиваемый отпуск (п. 28 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169, Письмо Роструда от 18.12.2012 N 1519-6-1). Исключение составляет случай, когда отпускной стаж работника оказался равен 11 месяцам в результате округления.

Правило 2. Сотруднику, отработавшему в организации от 5,5 до 11 месяцев, выплачивается компенсация за весь ежегодный отпуск, если уволен он был (п. 28 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169, Письмо Роструда от 09.08.2011 N 2368-6-1):

  • в связи с ликвидацией организации-работодателя;
  • по сокращению штата;
  • в связи с некоторыми другими обстоятельствами (к примеру, по причине призыва на военную службу).

Данное правило применяется, только если работник трудился у данного работодателя менее года. Иначе при расчете компенсации за отпуск применяются формулы, указанные в предыдущих разделах (Письма Роструда от 04.03.2013 N 164-6-1, от 09.08.2011 N 2368-6-1).

Итак, с учетом приведенных выше требований определяется сумма компенсации отпуска при увольнении в 2020 году, несмотря на то, что «Правила об очередных и дополнительных отпусках», на которые мы не раз уже ссылались, были утверждены еще в 1930 году (хотя, конечно, с тех пор они пережили уже несколько редакций).

Ниже представлен расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении (пример).

Компенсация за неиспользованный отпуск в 2020 г.: расчет

Инженер Красильщиков А.Н. увольняется из ООО «Калейдоскоп» 29 мая 2020 года. В этой организации он работает с 11 февраля 2019 года. В 2019 году ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней. В соответствии с Положением об оплате отпусков ООО «Калейдоскоп» количество дней неиспользованного отпуска при подсчете округляется в бОльшую сторону до целого.

Средний дневной заработок работника равен 1622 руб.

За период начиная с 11 февраля 2019 года Красильщиков А.Н. отработал в организации 1 год (11.02.2019 – 10.02.2020), 3 месяца (11.02.2020 – 11.05.2020) и 18 дней (12.05.2020 – 29.05.2020). Поскольку его последний рабочий месяц отработан более чем на половину, в расчете он принимается за целый месяц. То есть период работы инженера в ООО «Калейдоскоп»для целей расчета компенсации – 1 год и 4 месяца.

Компенсация за не отгулянный отпуск при увольнении 2020 равна: 38 928 руб. (24 дн. х 1622 руб.)

Статья 125. Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части. Отзыв из отпуска

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Статья 116. Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Статья 121. Исчисление стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

время фактической работы;

время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

(абзац введен Федеральным законом от 22.07.2008 N 157-ФЗ)

(часть первая в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 настоящего Кодекса;

время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;

абзац утратил силу. — Федеральный закон от 22.07.2008 N 157-ФЗ.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

Статья 118. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы

Отдельным категориям работников, труд которых связан с особенностями выполнения работы, предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

Перечень категорий работников, которым устанавливается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы, а также минимальная продолжительность этого отпуска и условия его предоставления определяются Правительством Российской Федерации.

Статья 119. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам с ненормированным рабочим днем

Работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и который не может быть менее трех календарных дней.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Порядок и условия предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых из федерального бюджета, устанавливаются Правительством Российской Федерации, в организациях, финансируемых из бюджета субъекта Российской Федерации, — органами власти субъекта Российской Федерации, а в организациях, финансируемых из местного бюджета, — органами местного самоуправления.

Как оформить замену отпуска денежной компенсацией

Для замены части отпуска денежной компенсацией вам необходимо:

— получить от работника заявление с соответствующей просьбой;

— издать приказ;

— внести запись о замене отпуска компенсацией в личную карточку работника;

— внести информацию о замене отпуска в график отпусков.

Рассмотрим указанные шаги более детально.

Шаг 1. Заявление работника. Замена отпуска денежной компенсацией производится по желанию работника, которое он отражает в своем заявлении. Писать его следует на имя руководителя компании (индивидуального предпринимателя). Законодательством форма такого заявления не установлена, поэтому составить его работник может в произвольном виде.

Шаг 2. Приказ работодателя. Если вы согласны на замену части отпуска работника денежной компенсацией, необходимо издать соответствующий приказ.

Унифицированной формы такого приказа также нет. Поэтому составьте его в произвольной форме. Укажите в нем ФИО и должность работника, количество дней расчетного периода и отпуска, подлежащих замене денежной компенсацией. Также отразите основание издания данного приказа — реквизиты заявления работника.

Шаг 3. Личная карточка работника. После оформления приказа информацию о замене части оплачиваемого отпуска денежной компенсацией нужно отразить в личной карточке работника. Эти сведения отражаются в разделе VIII «Отпуск».

Шаг 4. График отпусков. Также вам следует отразить сведения о замене части отпуска денежной компенсацией в графике отпусков. Для этого сделайте запись в графе 10 «Примечание». Обязательно укажите количество дней отпуска, подлежащих замене, и реквизиты приказа. Запись в графе 10 графика отпусков может быть следующей: «Часть дополнительного оплачиваемого отпуска в количестве 4 (четырех) календарных дней заменена денежной компенсацией на основании приказа от 29.07.2014 N 136-лс».

Как рассчитать компенсацию

Для определения суммы денежной компенсации, подлежащей выплате работнику, вам нужно средний дневной заработок умножить на количество заменяемых компенсацией дней.

Примечание. Размер денежной компенсации, выплачиваемой взамен отпуска, рассчитывается исходя из среднего дневного заработка сотрудника.

Средний дневной заработок в этом случае рассчитывается по правилам подсчета отпускных. Они установлены статьей 139 ТК РФ и пунктом 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

Так, если расчетный период сотрудник отработал полностью, вам следует фактическую сумму заработной платы работника за этот расчетный период разделить на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или в нем были исключаемые периоды, то средний дневной заработок рассчитывается следующим образом. Сначала определите количество календарных дней в полностью отработанных календарных месяцах:

КДМП = КМП х 29,3,

где КДМП — количество календарных дней в полностью отработанных месяцах расчетного периода;

КМП — количество полностью отработанных месяцев;

29,3 — среднемесячное число календарных дней.

Далее рассчитайте количество календарных дней в месяцах, отработанных сотрудником не полностью. Для этого воспользуйтесь следующей формулой:

КДМН = 29,3 : ККДМН х КОД,

где КДМН — количество календарных дней в месяце, который отработан не полностью;

ККДМН — количество календарных дней месяца, который отработан не полностью;

КОД — количество отработанных календарных дней в данном месяце.

Если не полностью отработанных месяцев несколько, то количество календарных дней надо определить по каждому из них. А потом сложить результаты.

Затем вычислите общее количество календарных дней, учитываемых при определении среднего заработка:

ККД = КДМП + КДМН,

где ККД — количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка.

И наконец, определите сумму среднего дневного заработка:

СЗ = СВ : ККД,

где СЗ — средний дневной заработок;

СВ — сумма выплат, начисленных работнику в расчетном периоде.

Пример 2. Сотруднице ООО «АвтоЛомбард» О.В. Симоновой согласно трудовому договору полагается дополнительный отпуск в количестве 4 календарных дней. Она обратилась к работодателю с заявлением о замене этой части отпуска денежной компенсацией. Расчетный период — с 1 августа 2013 года по 31 июля 2014 года. С 1 по 28 апреля 2014 года О.В. Симонова была в очередном отпуске 28 календарных дней. А в январе 2014 года сотрудница болела 10 дней. Остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью.

За последние 12 календарных месяцев выплаты в пользу сотрудницы составили 420 500 руб., из них отпускные — 29 800 руб. и выплаты по листку нетрудоспособности — 9200 руб. Рассчитаем сумму компенсации, которая положена сотруднице.

Заметим, что трудовым законодательством не определен срок, в который вы должны выплатить работнику компенсацию взамен отпуска. Но мы рекомендуем сделать это в ближайший день, установленный для выплаты заработной платы.

Примечание. Часто задаваемые вопросы

Можно ли заменить денежной компенсацией учебный отпуск?

Нет. Трудовое законодательство разрешает заменить денежной компенсацией только часть ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 126 и 127 ТК РФ). А учебный отпуск вашего работника не имеет отношения к ежегодным оплачиваемым отпускам. Он считается дополнительным целевым отпуском, связанным с обучением (ст. 173-176 ТК РФ).

Что нам будет, если мы заменим деньгами отпуск сотрудника, не превышающий 28 календарных дней?

В таком случае вас могут привлечь к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства. Руководителю компании грозит штраф в размере от 1000 до 5000 руб. За повторное нарушение его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет. А на организацию могут наложить штраф в сумме от 30 000 до 50 000 руб., на предпринимателя — от 1000 до 5000 руб. Вместо штрафа организации и коммерсанту может грозить приостановление деятельности на срок до 90 суток. Правда, это нарушение может быть выявлено, только если трудовая инспекция придет к вам с проверкой.

Какие налоги и взносы следует начислить на выплаченную компенсацию

По общему правилу компенсация, выплачиваемая взамен отпуска, является доходом работника. В перечне выплат, не облагаемых НДФЛ, она не поименована (ст. 217 НК РФ). Соответственно с ее суммы вам необходимо исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. Об этом — письмо ФНС России от 13.03.2006 N 04-1-03/133. Заплатить НДФЛ в бюджет следует в день получения в банке денег на выплату компенсации или в день ее перечисления на счет работника в банке.

Также сумма выплаченной работнику компенсации облагается взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС. Это прямо предусмотрено подпунктом «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и абзацем 13 подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ. Подтверждают такой вывод и контролирующие органы (письмо ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *