Можно ли выдавать в подотчет не сотруднику?

Можно ли выдавать в подотчет не сотруднику деньги на совершение покупок, необходимых для компании? Ответ на этот вопрос дается в разъяснениях и нормативных указаниях, изданных Банком России. Изучим их подробнее.

Кто может получить деньги организации под отчет?

Согласно п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций …» от 11.03.2014 № 3210-У работнику под отчет могут быть выданы наличные на осуществление расходов, связанных с деятельностью юрлица (или ИП). Таким образом, лицо, не являющееся сотрудником фирмы, подотчетные средства получить не может.

При этом п. 5 указания 3210-У дает четкое определение понятию «работник» в целях применения порядка ведения кассовых операций: это физлицо, с которым у фирмы имеется договор трудового или гражданско-правового характера. Эту же трактовку норм п. 5 указаний 3210-У приводит Банк РФ в своем письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. А это значит, что наличку под отчет может получить не только работник, выполняющий в этой фирме трудовые обязанности, но и подрядчик, например, закупающий материалы, которые будут использоваться в ее деятельности.

О правах и обязанностях работников см. в материале «Ст. 21 ТК РФ: вопросы и ответы».

Общие моменты

Порядок ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую можно выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов компания определяет лично в зависимости от вида их назначения.

То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации. При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.

Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.

Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц. Список данных работников определяется руководителем компании и им же утверждается.

Наличные средства под отчёт для командировочных целей выдаются в пределах суммы, установленной на конкретном предприятии. Определяет сумму руководство организации. При надобности она может быть увеличена.

Основанием для выдачи командировочных является приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку.

Если в заявлении на выдачу работник организации не укажет срок, на который он получает деньги, то отчёт о расходах нужно будет предоставить в течение трёх рабочих дней после их

Приказ и документы

Основным процессом выдачи подотчётных средств считается составление приказа вышестоящего руководителя. Только на его основании бухгалтерия компании имеет право списать с основного счёта компании оговариваемую сумму на трудовые расходы. Этот бланк приказа можно скачать в интернет ресурсах или составить его в свободной форме, к примеру, которой также с лёгкостью найти на просторах интернет ресурсах.

Распоряжение должно содержать такие данные:

  • список лиц, которым дается выдача подотчётных средств;
  • должности работников;
  • суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
  • сроки использования денежных средств;
  • дата подачи авансовой отчётности.

Все работники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, обязаны в обязательном порядке познакомится с приказом и поставить свои росписи, тем самым подтверждая основу того, что они прочитали приказ и дают разрешение на получение средств.

Также с этими лицами обязательно заключается договор о материальной ответственности и только после этого они могут отправиться в кассу для получения денежных средств.

Какие документы необходимы для оформления подотчётных расходов

Законодательством России о ведении кассовых дел установлен список документов, нужных к предоставлению при выдаче финансов под отчёт:

  • служебная записка, которая содержит в себе причины выдачи денежных средств, и в том числе информацию об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором считается директор компании);
  • распоряжение, который составляет и заверяет работодатель;
  • Расходно – кассовый ордер.

Если средства списываются со счёта компании на производственные расходы, связанные с рабочими поручениями, то для получения наличных денежных средств может дополнительно понадобиться один из следующих документов:

  • удостоверение командировочное;
  • книга регистрации командировочных работников;
  • трудовое задание;
  • доверенность на уплату расходов от лица организации;
  • книга учётов имеющихся доверенностей.

Зачем и основные цели

Подотчётные выплаты производятся с целью уплаты расходов, нужных для нормальной работы организации. Выдаются эти средства, как работникам компании, так и подрядчикам, предоставившим компании свои услуги.

Законодательством установлен список основных затрат, которые компания имеет права компенсировать подотчётными деньгами.

Так, назначение платежа может быть следующим:

  • уплата служебных поездок (командировка);
  • наём жилья работнику за счёт организации;
  • на приобретение товарно-материальных ценностей;
  • представительские расходы;
  • оплата работ и услуг, выполненных для компании;
  • покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и прочее.

Запрещено вовлекать подотчётные средства в процедуре основного денежного оборота компании: производить крупные расчёты между организациями и частными предпринимателями. Максимальный лимит, который руководитель имеет право выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает ста тысяч рублей.

Установленные сроки

Обязательное условие подотчётных выплат — предъявление бухгалтерии полный отчёт о всех затратах. Отчётность необходимо подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания.

Выдача денег в подотчёт осуществляется на тот срок, который укажет руководитель компании.

Каждая организация индивидуально определяет не только сумму, но и длительность использования финансов под отчёт.

Дело в том, что законодательством не предусмотрены конкретные сроки возврата данных финансовых средств. Компании могут выдать их, например, как на три дня, так и полгода.

Читайте также статью: → Нужно ли хранить Z-отчеты онлайн-кассы.

Алгоритм

Для начисления подотчётных средств в законе установлен определённый порядок, состоящий из нескольких этапов:

  1. проверка относительно долгов за ранее выданные суммы;
  2. составление заявления;
  3. оформление расходного ордера;
  4. проводка ордера в кассе;
  5. проверка кассовой книги.

Пишется заявление в свободной форме на имя руководителя компании и лично работником, на которого будут выделяться деньги.

Как выдать деньги под отчет подрядчику?

Для того чтобы подстраховаться от возможных рисков при выдаче денег подрядчикам, не являющимся с точки зрения ст. 20 ТК РФ вашими сотрудниками, советуем закрепить порядок выдачи им подотчетных средств в локальных внутрикорпоративных актах. Кроме того, в договор с подрядчиком целесообразно включить пункты, описывающие схему выдачи, возврата и документального оформления подотчета.

ВАЖНО! Подрядчик обязан соблюдать все условия, регламентирующие порядок движения выданных ему средств, оформления заявлений и авансовых отчетов, которые установлены п. 6.3 указания 3210-У.

Кто может получить средства под отчет в безналичной форме?

Положения указания 3210-У распространяются только на наличные операции. Для безналичных подотчетных выплат нормативного документа не существует. Таким образом, порядок совершения операций по выдаче подотчетных средств в безналичной форме должен быть зафиксирован в локальных актах компании (или предпринимателя).

О бухгалтерских нюансах авансовых отчетов читайте в публикации «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Итоги

Выдавать наличные средства под отчет, согласно указанию Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, можно только работникам выдающей деньги фирмы (или ИП). При этом трактовка понятия «работник», приведенная банкирами, охватывает большее количество лиц, чем трактовка, содержащаяся в трудовом законодательстве.

Нормы указания 3210-У применимы только к подотчетным расчетам наличными. Порядок безналичных выплат подотчетникам необходимо зафиксировать в локальных актах.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *