Организация первичного учета лекарств в аптеках

В Методических рекомендациях «О внутриведомственном первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров в организациях розничной фармацевтической (аптечной) сети всех организационно-правовых форм, расположенных на территории Российской Федерации», утвержденных Минздравом РФ 14 мая 1998 года №98/124 (далее Методические рекомендации №98/124) приведены формы документов, которые используются при приеме, продаже лекарственных средств.

Согласно пункту 1.1.1. Методических рекомендаций №98/124 все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании них ведется бухгалтерский учет.

Формы первичных учетных документов, по которым не предусмотрены типовые формы для внутренней бухгалтерской отчетности, утверждаются приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета в розничных аптечных учреждениях (пункт 1.1.4. Методических рекомендаций №98/124).

Первичные учетные документы являются основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета, они должны содержать обязательные реквизиты:

— наименование документа;

— дату составления документа;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;

— личные подписи указанных лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если не представляется возможным, непосредственно после ее окончания.

При поставке лекарственных средств в аптеку поставщик обязан предоставить товаро — сопроводительные документы:

— товарно-транспортные накладные по форме №А-1.13,

— сопроводительный (упаковочный) лист по форме №А-1.14,

— упаковочный вкладыш по форме №А-1.15 и другие.

Лицо, ответственное за прием лекарственных средств в аптечном учреждении, на всех предоставленных документах ставит штамп (печать аптеки) и подпись.

На товаросопроводительных документах, которые остаются в аптеке, ставится штамп приема по форме №А-1.1. далее эти документы прикладываются к товарному отчету.

Если лекарственные средства поступают в аптеку не в том количестве, которое указано в сопроводительных документах, либо не соответствуют по качеству, в этом случае оформляется акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара по форме №А-1.2. Акт должен быть составлен в присутствии представителя поставщика лекарственных средств, если по каким либо причинам представитель не может присутствовать при приемке ЛС, тогда приглашаются представители незаинтересованной стороны, которые обязаны иметь удостоверение по форме №А-1.3. Удостоверение представителя прилагается к акту, который составляется в трех экземплярах: первый экземпляр передается в арбитраж для предъявления иска поставщику лекарственных средств; второй — прилагается к приемному акту и передается в бухгалтерию: третий – передается поставщику лекарственных средств.

Если лекарственные средства поступили в аптеку без счета поставщика, то при их приемке оформляется акт о приеме медицинского товара, поступившего без счета поставщика по форме №А-1.4, который составляется в двух экземплярах: первый экземпляр прилагается к отчету материального лица; второй — остается у лица, принимавшего лекарственные средства.

В Методических рекомендациях №98/124 есть специальные документы для оформления закупки лекарственного сырья. Эти документы должны использовать все аптечные учреждения, в том числе и коммерческие.

При приеме лекарственного растительного сырья у населения, необходимо заполнить приемную квитанцию (форма №А-1.5). Такая квитанция выписывается лицом, ответственным за заготовку сырья, в трех экземплярах: первый экземпляр служит одновременно расходным кассовым ордером, на основании которого из кассы выдаются деньги за сырье; второй — прилагается к отчету материально-ответственного лица; третий — выдается заготовителю.

После приема лекарственного сырья, оно передается на анализ, если анализ положительный, то его нужно принять к учету как товар, при этом, составляется акт на перевод в товар лекарственного растительного сырья по форме №А-1.6 в двух экземплярах: первый экземпляр служит основанием для принятия к учету сырья как товара и прилагается к товарному отчету; второй — остается в аптечном учреждении.

Акт составляется комиссией, в состав которой входят руководитель аптечного учреждения, материально-ответственное лицо, отвечающее за заготовку растительного сырья, провизор-технолог либо фармацевт. Если аптека осуществляет лабораторные и фасовочные работы с закупленным лекарственным сырьем, то составляется журнал лабораторных и фасовочных работ (форма №А-2.7), который используется для учета и контроля за выполнением данных работ, за принятием к учету или списанием сумм по разницам в стоимости, сданных в работу медикаментов и изготовлением продукции из них и так далее.

Для составления отчета сотрудника аптеки, ответственного за прием лекарственных средств, заполняется журнал регистрации счетов поступления товаров по группам по форме №А-1.8. Для осуществления контроля за реализацией лекарственных средств по срокам их годности составляется стеллажная карточка по форме №А-1.9.

Данные по наркотическим лекарственным средствам, психотропным, сильнодействующим и ядовитым веществам, этиловому спирту, необходимо дополнительно отражать в Книге учета наркотических и других лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету по форме №А-2.3 Методических рекомендаций №98/124.

Согласно пункту 1.2.3. Методических рекомендаций №98/124 при продаже лекарственных средств:

«учет готовых лекарственных средств, отпущенных населению, ведется на основе натуральных измерений в денежном выражении по кассовым контрольным лентам (на основании Положения по применению контрольно — кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением), а также по требованиям — накладным лечебно — профилактических учреждений, по выписанным покупателям счетам, по счетам мелкорозничной сети при безналичном расчете».

Если лекарственные средства реализуются оптом, то аптечному учреждению необходимо вести журнал учета оптового отпуска и расчетов с покупателями по форме №А-2.19.

Требование-накладная (форма №А-2.20) выписывается аптекой в случае продажи лекарственных средств лечебно-профилактическим учреждениям, другим аптечным организациям, а также отделам аптеки (при внутриаптечной передаче).

В соответствии с Методическими рекомендациями №98/124:

«Требование — накладная нумеруется порядковым номером с начала года и выписывается в трех экземплярах лечебно — профилактическими учреждениями и другими покупателями с заполнением соответствующих граф.

Отделы аптечной организации, прикрепленная мелкорозничная сеть выписывают требования — накладные в трех экземплярах.

При выдаче товаров первый экземпляр передается вместе с товарным отчетом в бухгалтерию аптечной организации, второй вместе со счетом покупателю для оплаты или предъявления в банк, третий получателю.

На ядовитые, наркотические и другие лекарственные средства, внесенные в списки постоянного Комитета по контролю наркотиков, а также спирт этиловый, требование — накладная выписывается на один экземпляр больше, который и хранится у материально ответственного лица, отпустившего лекарственное средство».

При отпуске лекарственных средств разовым покупателям и юридическим лицам выписывается счет (форма №А-2.21) в четырех экземплярах, два из которых передаются покупателю для оплаты, второй прилагается к месячному отчету, по третьему оформляется отпуск лекарственных средств.

Если аптечное учреждение реализует лекарственные средства оптом по безналичному расчету и за наличный расчет, то составляется реестр выписанных покупателям требований-накладных (счетов) по форме №А-2.22.

Бухгалтерия аптечного учреждения ежемесячно, для сверки расчетов, составляет оборотную ведомость по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам по форме №А-2.23.

При реализации лекарственных средств по бесплатным и льготным рецептам, составляется сводный реестр рецептов на бесплатный и льготный отпуск (форма №А-2.5).

Методическими рекомендациями №98/124 установлено, что всеми материально-ответственными лицами или главными бухгалтерами аптечных учреждений и отделов должен составляться товарный отчет по форме №А-2.28.

В приходной части товарного отчета делаются записи документов, которыми оформляется поступление лекарственных средств и других товарно-материальных ценностей, дооценка тары и так далее, раздельно по каждому документу.

Лекарственные средства по их поступлению и списанию по документам, кроме выручки, отражаются в отчете по розничной и оптовой стоимости, а тара и вспомогательный материал по учетным ценам. Также к товарному отчету прилагают реестр о движении денежных средств, инкассации выручки.

В расходной части товарного отчета, на основании подсчета кассовых чеков, отражается сумма реализации, которая сверяется с показателями счетчиков кассовых аппаратов. Также в расходной части указывается сумма наличных денежных средств, сданная в кассу, на почту или старшему кассиру, на основании соответствующих документов. Другие виды расходов указываются на основании соответствующих документов по каждому документу раздельно.

Товарный отчет составляется в двух экземплярах:

первый — передается в бухгалтерию либо в учетно-контрольную группу,

второй – остается у материально ответственного лица.

В случае обнаружения ошибки в товарном отчете бухгалтеру нужно сделать соответствующие исправления, которые подтверждаются материально ответственными лицами. Исправления переносятся на второй экземпляр отчета.

На оборотной стороне товарного отчета аптечного учреждения отражают движение тары.

СПИСАНИЕ ЛЕКАРСТВ С ИСТЕКШИМ СРОКОМ ГОДНОСТИ.

При подтверждении брака лекарственных средств, лекарственных средств с истекшим сроком годности и лекарственных средств, являющихся подделками или незаконными копиями, зарегистрированными на территории Российской Федерации, они подлежат изъятию и уничтожению. Инструкцией о порядке уничтожения лекарственных средств, утвержденной Приказом Минздрава Российской Федерации от 15 декабря 2002 года №382, установлены особенности уничтожения лекарственных средств:

«…- жидкие лекарственные формы (растворы для инъекций в ампулах, в пакетах и во флаконах, в аэрозольных баллонах, микстуры, капли и так далее) уничтожают путем раздавливания (ампулы) с последующим разведением содержимого ампул, пакетов и флаконов водой в соотношении 1:100 и сливом образующегося раствора в промышленную канализацию (в аэрозольных баллонах предварительно делаются отверстия); остатки ампул, аэрозольных баллонов, пакетов и флаконов вывозятся обычным порядком, как производственный или бытовой мусор;

— твердые лекарственные формы (порошки, таблетки, капсулы и так далее), содержащие водорастворимые субстанции лекарственных средств, подлежат после дробления до порошкообразного состояния разведению водой в соотношении 1:100 и сливом образующейся суспензии (или раствора) в промышленную канализацию;

— твердые лекарственные формы (порошки, таблетки, капсулы и так далее), содержащие субстанции лекарственных средств, нерастворимые в воде, мягкие лекарственные формы (мази, суппозитории и так далее), трансдермальные формы лекарственных средств, а также фармацевтические субстанции уничтожаются путем сжигания;

— наркотические средства и психотропные вещества, входящие в списки II и III Перечня наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, дальнейшее использование которых в медицинской практике признано нецелесообразным, уничтожаются в соответствии с законодательством Российской Федерации;

— огнеопасные, взрывоопасные лекарственные средства, радиофармацевтические препараты, а также лекарственное растительное сырье с повышенным содержанием радионуклидов уничтожаются в особых условиях по специальной технологии, имеющейся в распоряжении организации по уничтожению, в соответствии с лицензией.

9. При уничтожении лекарственных средств комиссией по уничтожению лекарственных средств составляется акт, в котором указываются:

— дата, место уничтожения;

— место работы, должность, фамилия, имя, отчество лиц, принимавших участие в уничтожении;

— основание для уничтожения;

— сведения о наименовании (с указанием лекарственной формы, дозировки, единицы измерения, серии) и количестве уничтожаемого лекарственного средства, а также о таре или упаковке;

— наименование производителя лекарственного средства;

— наименование владельца или собственника лекарственного средства;

— способ уничтожения.

Акт по уничтожению лекарственных средств подписывается всеми членами комиссии по уничтожению лекарственных средств и скрепляется печатью предприятия, которое осуществило уничтожение лекарственного средства».

Аптечное учреждение при списании просроченных либо испорченных лекарственных средств может использовать формы №ТОРГ-15 и №ТОРГ-16, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

Также в случае выявления испорченных лекарственных средств можно использовать формы приведенные в Методических рекомендациях №98/124.

Акт о порче товарно-материальных ценностей по форме №А-2.18 составляется аптечным учреждением в момент выявления факта порчи или при проведении инвентаризации. Данный акт составляется в трех экземплярах отдельно по каждой группе ценностей (медикаменты, тара и так далее) в момент выявления факта порчи или при инвентаризации специально назначенной инвентаризационной комиссией с установлением причин порчи и виновных лиц.

В акте списания медикаменты и тара указываются по действующим ценам. К акту прилагаются объяснения виновных в порче ценностей. Два экземпляра акта направляются на утверждение в соответствии с установленными правилами. Третий экземпляр должен храниться у материально ответственного лица и прилагается к товарному отчету при списании ценностей.

Аптечное учреждение для уничтожения лекарственных средств с истекшим сроком годности должно заключить договор со специализированной организацией. При передаче лекарственных средств для уничтожения оформляется соответствующий акт.

На стоимость услуг по уничтожению лекарственных средств аптечному учреждению выставляется счет-фактура и акт приемки выполненных работ, на основании которых в учете аптечного учреждения отражаются расходы по уничтожению лекарственных средств.

В бухгалтерском учете аптечного учреждения первоначально суммы потерь от списания лекарственных средств, срок годности которых истек, должны быть отражены проводкой:

Корреспонденция счетов

Создание необходимого режима хранения. Режим хранения — это совокупность климатических и санитарно-гигиенических требо­ваний, обеспечивающих сохраняемость товаров.

Климатические требования к режиму хранения. Требования включают следующие параметры: температуру, относительную влажность воздуха, воздухообмен, газовый состав воздуха и освещенность.

Температура хранения (температура воздуха в хранилище) — один из наиболее значимых показателей режима хранения. С повышением температуры усиливаются химические, физико-химические, биохимические и микробиологические процессы. Температура измеряется в градусах по шкале Цельсия.

Предусмотрены несколько режимов хранения, °С:

в замороженном виде — не выше -20;

в холодильной камере — от 0 до 4°;

при прохладной температуре — от 12 до 15;

при комнатной температуре — от 18 до 20;

высокая (повышенная) температура воздуха — более 20;

низкая температура воздуха — ниже 0;

температура «холодовой цепи» — от 0 до 8.

Другие температурные условия оговариваются в инструкции к ЛС.

Относительная влажность воздуха (ОВВ) — пока­затель, который характеризует степень насыщенности воздуха во­дяными парами и измеряется в процентах. Испарение воды из то­варов приводит к количественным и качественным потерям, в частности к естественной убыли за счет усушки и увядания (усыхания). Чем выше влажность товаров и ниже ОВВ, тем больше их потери. Кроме того, повышенная влажность воздуха способствует возникновению микробиологической порчи, коррозии металлических поверхностей. Выбор оптимальной ОВВ определяется прежде всего химическим составом товаров, их гигроскопичностью, тем­пературой хранения и наличием защитных оболочек.


Относительная влажность воздуха в сухом помещении не дол­жна превышать 60%, в помещении с повышенной влажностью составляет 65 % и более. Параметрам «сухого, прохладного места» соответствует температура воздуха от 12 до 15°С и относительная влажность 50 % и менее.

Воздухообмен— показатель режима, характеризующий ин­тенсивность и кратность обмена воздуха в окружающей товары среде. В процессе воздухообмена создается равномерный температурно-влажностный режим, а также удаляются газообразные ве­щества, выделяемые хранящимися товарами, тарой, оборудова­нием и т. п. Воздушные потоки могут быть естественными (сквоз­няки) и искусственными, вызванными работой вентиляции.

Газовый состав воздуха — показатель режима, харак­теризующий состав газов о окружающей среде. Он обусловлен тре­мя группами компонентов:

основные газы (кислород, азот и углекислый газ);

инертные газы (водород, гелий, аргон и др.);

вредные газообразные примеси (окислы азота, серы, озон, ам­миак, фреон и др.).

На сохраняемость товаров наибольшее влияние оказывает кис­лород, который усиливает окислительные процессы, вследствие чего происходит коррозия металлов, разрушение красящих ве­ществ, прогоркание жиров и т.д.

Освещенность — показатель режима хранения, характе­ризующийся интенсивностью света в помещениях хранения. На сохраняемость большинства товаров свет, особенно солнечный, оказывает отрицательное воздействие, так как активизирует окис­лительные процессы. В связи с этим большинство фармацевти­ческих товаров рекомендуется хранить в темноте, а если это не­возможно (например, в торговом зале аптеки), то следует избе­гать попадания на товары солнечных лучей. Для этого склады устраивают в помещениях, не имеющих окон, а в торговых залах аптек окна закрывают занавесями, солнцезащитными козырька­ми и т. п.

В зависимости от степени освещенности места хранения делят на темные, затемненные, защищенные от света, расположенные не на солнечной стороне.

Санитарно-гигиенические требования к режиму хранения. Они характеризуются комплексом показателей чистоты.

Чистота — состояние объектов хранения и окружающей сре­ды, которое характеризуется загрязнениями, не превышающими установленных норм.

Чистота определяется по показателям минерального (почва, попадающая в хранилище с тарой, транспортными средствами, в виде пыли), органического (органические удобрения, пестициды и т.д., попадающие вместе с почвой), биологического (наличие в помещениях хранения насекомых-вредителей, грызунов) и мик­робиологического загрязнения.

Авиант📌 Реклама

К нематериальным активам относятся исключительное право на:

  • программы ЭВМ, базы данных;
  • изобретения, полезные модели, промышленные образцы;
  • топологию интегральных микросхем;
  • селекционные достижения;
  • ноу-хау, так называемые, секреты производства;
  • товарные знаки;
  • фирменные наименования;
  • коммерческие обозначения;
  • деловая репутация организации.

Право организации на владение нематериальным активом и его использование должно быть документально правильно подтверждено.

В качестве подтверждающих документов могут выступать:

  • свидетельства;
  • патенты;
  • договор об отчуждении исключительного права;
  • лицензионный договор.

Объект НМА принимается к учету на основании акта приема-передачи. На каждый, принятый к учету объект нематериальных активов заполняется карточка учета форма НМА-1. 📌 Реклама Отключить

Учет НМА при поступлении в организацию

Поступить на предприятие нематериальный актив может несколькими путями:

  • покупка НМА;
  • создание НМА собственными силами или с привлечением сторонних услуг;
  • внесение в уставной капитал организации;
  • безвозмездное получение.

Безвозмездное поступление

Если актив поступает на безвозмездной основе по договору дарения, то объект оценивается по рыночной стоимости на дату принятия.

Проводки при безвозмездном поступлении НМА:

  • Д08 К98 – отражена рыночная стоимость объекта НМА.
  • Д04 К08 – объект НМА принят к учету.

При этом начисляемая в дальнейшем амортизация по безвозмездно полученным нематериальным активам списывается со счета 98 «Безвозмездные поступления» в качестве прочих доходов проводками:

  • Д20 (44) К05 – начислена амортизация.
  • Д98 К91/1 – начисленная амортизация отражена в составе прочих доходов.

Создание нематериального актива

Помимо того, что нематериальный актив можно приобрести за плату, то есть купить, его также можно создать по поручению организации своими силами или с привлечением сторонних услуг.

В данном случае нематериальный актив принимается к учету аналогичным образом по первоначальной стоимости, состоящей из стоимости всех расходов, связанных с созданием НМА.

К расходам помимо уплаты пошлин, сборов можно также отнести оплату труда своих работников, занятых в создании нематериального актива, а также начисляемые им страховые взносы, стоимость услуг сторонних организаций, расходы на научно-исследовательское и прочее оборудование, занятое в процессе создания НМА, а также начисленная по ним амортизация.

Аналогичным образом все затраты собираются по дебету счета 08, после чего одной проводкой на общую сумму отправляются на 04 счет (проводка Д04 К08).

📌 Реклама Отключить

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?

Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.

Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:

  • Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.
  • Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
  • Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.

После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.

По внешнему виду выделяют следующие регистры:

  • книги;
  • карточки;
  • свободные листы.

Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:

  • Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
  • Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).
  • Комбинированные регистры.

По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:

  • синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
  • аналитические регистры (платежная ведомость);
  • комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.

Подробнее о бухгалтерских регистрах см. в статье «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *