Отпуск материалов

Производственная компания чаще всего хранит сырье и материалы на складе. Принимаются к учету такие материально-производственные запасы (МПЗ) на основании товаросопроводительных документов, а вот отпускаются в производство порой без должного оформления. Как правильно передать МПЗ в производство со склада?Производственная компания чаще всего хранит сырье и материалы на складе. Принимаются к учету такие материально-производственные запасы (МПЗ) на основании товаросопроводительных документов, а вот отпускаются в производство порой без должного оформления. Как правильно передать МПЗ в производство со склада?

Производственная деятельность представляет собой совокупность хозяйственных операций, связанных с созданием продукции или производством работ, оказанием услуг. Важным моментом любой хозяйственной деятельности, и в частности производства, является определение ее себестоимости. Ее расчет выполняется с помощью калькуляции затрат на производство, что в свою очередь требует наличия достоверной информации. Как правило, она берется из данных бухгалтерского учета.
Объективность бухгалтерского учета зависит от правильного оформления операций на основании первичных документов. Рассмотрим, какие документы необходимо оформить для отпуска материально-производственных запасов (МПЗ) в производство.

Строгий учет
При правильно организованном производственном цикле отпуск МПЗ со склада в производство не может осуществляться в произвольном количестве только на основании заявки. Максимальная эффективность использования МПЗ достигается в том случае, когда отпуск материалов осуществляется на основании лимитных или лимитно-заборных карт (форма № М-8).
Они являются первичными документами на отпуск сырья и материалов в производство и содержат в себе информацию о виде операции, цехе-получателе (производственном подразделении), номенклатурном номере и наименовании отпускаемых материалов, единицах измерения. На основании такого документа можно рассчитать расход материалов на определенный период или исходя из предполагаемого объема работ. Наличие таких расчетов позволит оперативно выявлять и отражать в бухучете перерасход или экономию материалов.
Использование лимитно-заборных карт устанавливается исходя из утвержденного порядка документооборота. В небольших компаниях чаще всего отпуск материалов осуществляется на основании требований-накладных.

Без лимита
Учет МПЗ производится на основании Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н). Учет выбытия МПЗ со склада может производиться на основании межотраслевой формы № М-11 «Требование-накладная» (утв. постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).
Отпуск материалов по требованию-накладной (М-11) допускается без указания назначения (п. 98 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов). Такое перемещение МПЗ относится к внутреннему, а материалы считаются в подотчете у получившего их подразделения. Их фактический расход в производство фиксируется в акте расхода, оформляемом на производстве.
При отпуске сырья и материалов со складов в производственные подразделения стоимость МПЗ списывается со счетов учета материальных ценностей и зачисляется на счет учета затрат 20 «Основное производство». При этом форма № М-11 составляется в двух экземплярах.
Один экземпляр остается на складе, и на основании него списываются МПЗ. Второй находится у принимающей стороны и является документом-основанием для оприходования полученного сырья и материалов. Этой же формой оформляется прием неиспользованных остатков. Подписываются требования-накладные материально ответственными лицами.
В соответствии с установленным порядком документооборота материально ответственные лица сдают в бухгалтерию материальный отчет с приложением к нему первичных документов.
Правильно организованный учет МПЗ поможет компании наиболее эффективно вести свою хозяйственную деятельность, не делать излишних запасов, не допускать остановки производства из-за их нехватки и позволит сократить издержки при повышенном расходе сырья и материалов.
Пример заполненных форм М-8 и М-11 смотрите на страницах 8-9.
А. Химичев

Документальное оформление материально-производственных запасов — основные моменты

Приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н утверждены Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. В методических указаниях установлен порядок постановки учета запасов в организациях (кроме кредитных и бюджетных учреждений). Согласно указаниям организации могут принять внутренние положения по документальному оформлению материально-производственных запасов, разработать собственные инструкции, а также формы первичных документов.

Вся первичка на документальное оформление поступления и расхода материальных запасов должна обеспечить надлежащий контроль над поступлением, отпуском, выбытием, перемещением запасов организации. Необходимо установить перечень должностных лиц организации, ответственных за получение и отпуск материально-производственных запасов, а также имеющих право подписи первичных документов.

Своевременное правильное документальное оформление движения материально-производственных запасов позволит организации вывести достоверную фактическую себестоимость МПЗ, осуществить надлежащий контроль над их сохранностью. Налаженный учет запасов имеет огромное значение, например, для обеспечения бесперебойного выпуска продукции или оказания услуг, выполнения работ, при которых необходимо владеть оперативными данными о наличии остатков сырья и материалов.

Документальное оформление движения производственных запасов должно обеспечивать непрерывное отражение движения запасов, позволить вести количественный учет. Организация имеет право использовать унифицированные формы документов, утвержденные Государственным комитетом Российской Федерации по статистике, отраслевые формы, принятые федеральными органами исполнительной власти, а также самостоятельно разработанные формы, содержащие обязательные реквизиты, определенные законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

  • наименование документа;
  • дату;
  • наименование организации, оформившей документ;
  • содержание хозяйственного факта;
  • натуральный и (или) денежный измеритель с указанием единицы измерения;
  • должности лиц, совершивших сделку, их подписи с расшифровкой.

Как оформляется поступление запасов, их внутреннее движение

При поступлении материала от поставщика вместе с товаром в организацию поступают товаросопроводительные документы: товарные накладные, требования-поручения, товарно-транспортные накладные, сертификаты, качественные удостоверения и др.

Документальное оформление поступления материально-производственных запасов происходит путем заполнения приходного ордера формы № М-4, либо на документ поставщика ставится оттиск штампа, заменяющего заполнение приходного ордера и содержащего все его реквизиты.

Форму М-4 скачайте на сайте.

Скачать форму

Если при приемке материалов обнаружены расхождения по количеству, ассортименту, качеству и другим данным по документам, специальная комиссия должна составить акт по форме М-7. Форму М-7 скачайте на сайте.

Скачать бланк

При закупке материала подотчетным лицом оприходование запаса проводится в общеустановленном порядке.

На склад может поступить и собственная продукция, предназначенная для внутреннего потребления, также могут поступать возвратные отходы, материалы, полученные после демонтажа основных средств. Такой приход материала, а также передача между подразделениями оформляются накладными на внутреннее перемещение по типовой межотраслевой форме М-11. Правила ее заполнения изучите в материале «Порядок заполнения формы М-11 требование-накладная».

Как осуществляется документальное оформление поступления и расхода материальных запасов на складе

Отпуск материала в производство обычно производится на основании утвержденных лимитов. При отпуске материалов со склада в собственные подразделения оформляются лимитно-заборные карты (форма № М-8), требование-накладная (№ М-11), накладная (№ М-15).

Лимитно-заборные карты используются, когда одни и те же материалы систематически отпускаются в производство. Также целью их применения является осуществление контроля над соблюдением установленных лимитов.

Бланк лимитно-заборных карт формы М-8 скачайте на сайте.

Скачать бланк

Форма № М-15 применяется при передаче МПЗ в территориально отдаленные подразделения организации.

Бланк формы М-15 и порядок его заполнения посмотрите в статье «Унифицированная форма № М-15 — бланк и образец».

На основании поступивших первичных документов в местах хранения запасов материально ответственное лицо ведет их количественный учет в карточках складского учета, а при небольшом количестве номенклатуры карточки можно заменить книгой складского учета. Их формы и образец заполнения посмотрите в статьях:

  • «Карточка складского учета материалов — бланк и образец»;
  • «Книга складского учета материалов по форме М-17 — образец».

Переданные в эксплуатацию материальные ценности со временем теряют свои качества. Например, такие МПЗ, как инвентарь, инструмент, по истечении срока службы подлежат списанию с учета. Для этого составляется акт, форму которого можно найти в статье «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов».

Документируем приход материалов в организацию

Оприходование материалов подразумевает не только их физическое получение материально-ответственным работником организации (к примеру, кладовщиком), но и отражение их на счетах бухучета (как правило, это проводка по дебету счета 10 «Материалы»).

Вариантов документального оформления несколько, и часто они зависят от ситуации, возникающей при приемке материалов, а также от структуры организации и принятой в ней системы внутреннего документооборота.

Приходный ордер по форме № М-4. Он применяется, если к качеству и ассортименту материалов нет замечаний. Только вот форма № М-4 довольно большая. Поэтому из нее с легкостью можно убрать некоторые реквизиты, не относящиеся к обязательным реквизитам первичного документап. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете):

  • номера форм по ОКУД и ОКПО;
  • номер паспорта (есть смысл оставлять, только если вы приходуете материалы, содержащие драгоценные камни и металлы);
  • данные о страховой компании;
  • графа с кодом единицы измерения.

Штамп на накладной заменяет приходный ордер, проставляется в аналогичных ситуациях — когда приходуются материалы без каких-либо расхождений по количеству, качеству и ассортименту. В таком штампе должны быть основные реквизиты приходного ордера: кто получил, сколько, когдап. 49 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н (далее — Методические указания); Письмо Минфина от 29.10.2002 № 16-00-14/414; п. 4 ПБУ 1/2008.

Накладная ТОРГ-12, подписанная лицом, ответственным за хранение материалов, к примеру кладовщиком. В этом случае составлять приходный ордер или иной заменяющий его документ смысла нет.

Акт о приемке материалов по форме № М-7. Его надо составлять, если в накладной от поставщика написано одно, а поступило что-то другое (к примеру, поставлены материалы не в том количестве, ассортименте или не того качества). Такой акт вам понадобится и при принятии материалов на ответственное хранение. Форму № М-7 тоже можно подчистить, убрав ненужные вам реквизиты (к примеру, «Название страховой компании», «Дата отправки продукции…», «Дата и номер телефонограммы о вызове отправителя (заготовителя)», «Количество мест», «Вид упаковки», «Код единицы измерения», «Номер паспорта»). В то же время в договоре между вашей организацией и поставщиком может быть прописано, что для фиксации выявленных расхождений составляется какой-то другой документ.

Для приемки материалов, как полностью соответствующих условиям поставки, так и полученных с выявленными расхождениями, можно разработать и использовать единый, универсальный документ:

  • взять за основу классический приходный ордер (по форме № М-4, убрав из нее ненужные реквизиты);
  • дополнить то, что получилось, реквизитами, которые могут понадобиться при выявлении расхождений в количестве и качестве принимаемых материалов (их можно взять из формы № М-7).

ВЫВОД

При оприходовании материалов важно сделать документ, во-первых, подтверждающий сам факт оприходования, а во-вторых, соответствующий правилам документооборота, установленным в вашей организации.

Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации.

Отпуск материалов на склады (в кладовые) подразделений организации и на площадки строительства рассматривается как внутреннее перемещение.

Стоимость материалов, отпускаемых со складов организации в подразделения и из подразделений на участки, в бригады, рабочие места, в аналитическом учете, как правило, определяется по учетным ценам.

Материалы отпускаются с центральных складов организации в зависимости от структуры организации на склады подразделений или непосредственно в подразделения организации (при отсутствии у них складов) и из цеховых складов (кладовых) в производство (участкам, бригадам, непосредственно на рабочие места) в соответствии с установленными нормами и объемами производственной программы (заданиями). Отпуск сверх норм производится в порядке, установленном в данной организации.

Отпуск материалов со складов организации осуществляется только выделенным для их получения работникам подразделения организации. Согласованные с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право получать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть сообщены соответствующим лицам, осуществляющим указанный отпуск материалов со складов (кладовых). В необходимых случаях составляется также список лиц, которым предоставлено право выдавать разрешения (пропуска) на вывоз из организации материальных ценностей.

Порядок отпуска материалов со склада (кладовой) цеха подразделения организации участкам, бригадам, на рабочие места устанавливается руководителем подразделения организации по согласованию с главным бухгалтером организации.

На фактически израсходованные материалы подразделение — получатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.

Списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимости от того, на какие цели израсходованы материалы) производятся на основании указанного выше акта.

Отпуск материалов со складов (кладовых) организации на производство (участкам, бригадам, на рабочие места), как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов.

Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения на основе разработанных соответствующими службами организации норм расхода материалов, производственных программ подразделений организации, с учетом остатков (переходящих запасов) материалов на начало и конец планируемого периода.

Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма № М-8), требование — накладная (типовая межотраслевая форма № М-11), накладная (типовая межотраслевая форма № М-15). Образцы указанных форм утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а.

Лимитно-заборные карты предназначены для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции (выполнения работ и услуг), а также для контроля за соблюдением лимитов.

Лимитно-заборные карты выписываются подразделениями организации, выполняющими снабженческие или планирующие функции, в двух или трех экземплярах сроком на один месяц. Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца (квартала) ее действия передается подразделению организации — получателю материалов, второй экземпляр — соответствующему складу. Третий экземпляр (если он оформляется) остается в подразделениях, выполняющих снабженческие или плановые функции, для контроля.

Лицо, осуществляющее отпуск материалов, отмечает в обоих экземплярах лимитно-заборной карты дату и количество отпущенных материалов, которые подтверждаются подписями получателя и заведующего складом (кладовщика). Отпускаются только те материалы, которые указаны в лимитно-заборной карте, и в пределах установленных лимитов.

В конце месяца (квартала) лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерскую службу организации.

В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных документах (лимитно-заборных картах, требованиях — накладных) проставляется штамп (надпись) «Сверх лимита». Отпуск материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на то уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного отпуска материалов.

К сверхлимитному отпуску материалов относятся дополнительный отпуск, связанный с исправлением или возмещением брака (на производство изделий, продукции взамен забракованной) и покрытием перерасходов материалов (т.е. расходов сверх норм).

При получении материалов для производства изделий (продукции) взамен забракованной и для исправления брака к лимитно-заборной карте или требованию-накладной прилагаются акты (извещения) о браке с указанием шифра изделия, детали или номера заказа, по которому изготовлена забракованная продукция.

При замене материала, предусмотренного установленной для данного изделия (продукции) технологией, другим материалом оформляется требование на замену.

Отпуск материалов со складов (кладовых) подразделения организации на производство может оформляться путем записи непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются. Материалы отпускаются на основании лимитно-заборных карт, выписываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карточке складского учета. Здесь же указывается шифр или наименование заказа (затрат).

При этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции первичного учетного документа. Перечень материалов, отпускаемых указанным способом, и подразделения организации, где он применяется, устанавливает руководитель организации.

Возврат подразделениями организации на склад неиспользованных материалов оформляется накладными или лимитно-заборными картами. Сданные на склад материалы приходуются по складу с одновременным списанием с подотчета подразделения организации. Если эти материалы были списаны в производство, их стоимость относится на уменьшение соответствующих затрат.

Передача материалов с одного склада организации на другой склад организации, а также со склада одного подразделения организации на склад другого подразделения организации оформляются накладными на внутреннее перемещение.

Для распределения стоимости отпущенных в производство и на другие цели материалов по видам продукции (работ, услуг) и статьям расходов организация может ежемесячно составлять сводную ведомость расхода материалов. В указанной ведомости материальные затраты (включая ТЗР) приводятся в разрезе цехов и других подразделений с распределением по счетам учета затрат, а внутри них — по заказам (изделиям, видам продукции, работам, услугам) и статьям расходов.

Отпуск материальных ценностей на изготовление продукции не всегда означает их использование в производстве. Поэтому для правильного определения материальных затрат в процессе производства следует организовать эффективный контроль за поступлением, хранением и использованием МПЗ. Предпосылки организации эффективного контроля приведены на рисунке 5.5.

Рис. 5.5. Предпосылки организации действенного контроля за сохранностью запасов

В этих целях используются методы: документального оформления отклонений от норм, учета расхода по партиям, инвентаризации.

Метод документального оформления отклонения фактического расхода материальных ценностей от норм применяется при поштучном отпуске материалов сверх лимита, замене одного вида материалов другим и т.п. В этом случае отклонения от норм документируются специальными требованиями на дополнительный отпуск, на замену и т.п. При отпуске немерных, некондиционных материалов отклонения выявляются непосредственно в документах на отпуск материалов в производство.

Метод партионного раскроя применяется при отпуске материалов по весу и в измерении по площади. На каждую партию металла, кожи или ткани составляется раскройный лист или карта, в которых указывается количество материала, норма расхода. После раскроя указывается, также, количество выкроенных деталей (заготовок), отходов и результат (экономия или перерасход). Экономия или перерасход определяется путем сравнения фактического расхода материалов с нормативным. Расход материала по норме выявляется путем умножения количества заготовок на норму расхода. Таким образом, повседневно контролируется расход материалов, выявляются причины и виновники. Аналогично ведется контроль и в отношении отходов.

Метод инвентаризации применяется для определения фактического расхода материалов и выявления отклонений от норм в случае невозможности использования других способов контроля. Данный метод основан на проведении инвентаризации остатков неизрасходованных материалов за смену, декаду или месяц. Сроки проведения инвентаризации остатков материалов зависят от специфики производства, характера изготавливаемой продукции, периода изготовления и других условий.

Фактический расход материалов определяется расчетным путем: к остаткам неизрасходованных материалов на начало периода прибавляется количество отпущенных в производство материалов и вычитаются остатки неизрасходованных материалов на конец периода. Данные об остатках выявляются инвентаризацией, а об отпущенных материалах – по первичным документам. Полученный фактический расход материала в соответствующий период сопоставляется с нормативным и выявляется экономия или перерасход. Нормативный расход материалов определяется умножением фактического количества изготовленной продукции за смену, декаду или месяц на действующую норму расхода.

Метод инвентаризации трудоемок и требует хорошей организации учета, выработки деталей по операциям, на которых расходуются материалы.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *