Порядок ведения кассовой книги в электронном виде

Любая организация обязана вести кассовую книгу (форма N КО-4), если получает или расходует наличные деньги. Кассовую книгу ведет кассир или другой работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций. Контроль за ведением кассовой книги возложен на главного бухгалтера (при его отсутствии — на руководителя).

Оформление кассовой книги

Кассовая книга может вестись одним из трех способов: от руки, на компьютере либо в электронном виде.

Кассовая книга заполняется от руки

Перед началом работы с кассовой книгой ее листы надо пронумеровать и прошнуровать. Количество листов указывается на последней странице кассовой книги и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации и печатью организации.

Записи в книге надо делать чернилами или шариковой ручкой.

Каждый лист книги состоит из двух одинаковых частей (экземпляров):

  • первая всегда остается в книге;

  • вторая — отрывная.

Алгоритм заполнения кассовой книги следующий:

1. В начале смены кассир, то есть работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций:

  • по пунктирной линии (линии отреза) подгибает отрывную часть листа под первую и вкладывает между ними копировальную бумагу;

  • указывает дату и сумму остатка наличных на начало дня, которая всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня, в котором проводились кассовые операции.

2. В течение дня кассир построчно вносит в кассовую книгу записи о каждом приходно-расходном ордере (ПКО) и расходно-кассовом ордере (РКО), оформляемые на полученные и выданные наличные деньги соответственно.

Строка «Перенос» кассовой книги с общей суммой принятых и выданных к этому моменту наличных заполняется:

  • или в конце смены;

  • или когда одной страницы листа не хватило для записей за смену.

Если одного листа книги не хватило для всех записей за смену, записи вносятся в следующий лист, в котором в строке «Касса за» указывается та же дата.

3. В конце смены кассир:

  • подсчитывает и указывает в кассовой книге общую сумму полученных и выданных денег (обороты по кассе) и остаток наличных на конец дня. При этом сумму, предназначенную для выдачи зарплаты по платежной или расчетно-платежной ведомости, указывает дополнительно в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии»;

  • ставит в кассовой книге свою подпись и указывает фамилию и инициалы.

4. После этого кассир передает кассовую книгу вместе с полученными за день ПКО и РКО бухгалтеру или главному бухгалтеру.

5. Бухгалтер, сверив записи в кассовой книге с данными ПКО и РКО:

  • указывает в кассовой книге прописью общее количество полученных ПКО и общее количество полученных РКО и расписывается;

  • возвращает книгу кассиру, оставляя себе ПКО, РКО и отрывную часть листа кассовой книги.

При этом, если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не вносятся.

Кассовая книга заполняется на компьютере

В этом случае кассовую книгу можно вести в бухгалтерской программе (например, в 1С) или в другой удобной компьютерной программе.

Записи в такую кассовую книгу вносятся так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.

В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает 2 экземпляра листа кассовой книги, которые относит бухгалтеру вместе с оформленными за день ПКО и РКО. Сверка данных кассовой книги с данными ПКО и РКО проходит так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.

Минимум раз в год распечатанные листы кассовой книги надо прошить, указав на обороте последней страницы их общее количество. Затем на этой странице ставят свои подписи главный бухгалтер и руководитель организации и проставляется печать организации.

Кассовая книга ведется в электронном виде

В этом случае кассовая книга оформляется с применением технических средств, обеспечивающих ее защиту от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, и подписывается электронными подписями.

Для чего нужна кассовая книга?

Поэтому можно сделать соответствующий вывод о том, что если юридическое или физическое лицо, работает с наличными средствами, то ему необходимо знать все тонкости ведения кассовой дисциплины, и нюансы оформления отчетности. Так как от нее прежде всего зависят суммы налогообложения.

Кассовая книга

Кассовая книга – это бухгалтерский документ, отображающий все проходящие операции с наличными средствами будь то доходы или расходы. Следуя из названия такая книга в обязательном порядке должна быть на всех предприятиях, оснащенных кассовым аппаратом. Даже если предприниматель выбрал себе налоговое обложение с помощью системы УСН, он все равно должен завести такую книгу. Такая книга согласно законопроектам, принятым в 1998 году, должна быть представлена в одном экземпляре на предприятии. Ее форма ведения должна быть КО-4.

Заполнение этого документа должно производится максимально аккуратно и четко. Ни в коем случае нельзя допускать грубых ошибок. Это связанно с тем, что практически при любой проверке государственными органами предприятия одной из первых требуется кассовая книга.

Согласно законодательству, на фирмах или организациях производящие наличные расчеты должна быть только одна кассовая книга.

Но есть исключение, и заключается оно в том, что в случае если организация имеет большое количество филиалов, работающих обособлено, то каждый из них должен завести свою кассовую книгу. Оригиналы этих книг будут находится в филиалах, а в главное управление в таком случае будут предоставляться копии отчетности и кассовой книги. При подаче отчетности остаток денежных средств в кассе будет записан на баланс филиала и принят на общий баланс предприятия.

Можно ли вести кассовую книгу в электронном виде?

Согласно законодательству, на настоящий момент ведение кассовой книги может производится в двух вариантах: вручную или в электронном виде. В последнем варианте это производится с помощью компьютерной техники и специально разработанной программы. Она отображает на компьютере саму кассовую книгу, выполненную в соответствии с формой КО-4. Все поля в ней можно легко и быстро заполнить с помощью мыши и клавиатуры. Кроме того, она имеет настроенную возможность распечатывать все необходимые элементы и документацию на бумагу.

Исходя из норм закона электронная кассовая книга должна заполняться в конце рабочего дня, после чего распечатываться. В итоге необходимо получить два листа документации, на которых будет отображено:

  • Лист из кассовой книги с реквизитами и номерами;
  • Лист с отчетом самого кассира.

После распечатывания, с листами должен ознакомиться кассир. В случае если все в порядке он их должен подписать. Далее они должны быть пронумерованы и отправлены на хранение в кассу. В конце календарного года, все экземпляры собираются и подшиваются, таким образом формируя книгу. А сами отчеты же необходимо отправит в бухгалтерию.

Ведение кассовой книги в электронном виде

Как уже было указано выше заполнение электронной кассовой книги проводится путей ввода данных в готовую форму на компьютере. Так в конце рабочего дня все осуществленные операции с помощью кассы должны быть отображены на одной странице, с обязательным указанием приходных и расходных средств.

Кассовая книга в электронном виде

После чего в итоговой графе проводится суммирование средств и указывается итог. Кассир должен просмотреть результаты трудового дня и составить отчет, а все наличные средства, имеющиеся в кассе, сдаются в бухгалтерию специальным уполномоченным сотрудником.

Одним из удобств ведения кассовой электронной книги является отсутствие необходимости заполнять ее лист и отчет кассира. Так как это схожие документы, то их можно прописать в одной форме, после чего распечатать в двух экземплярах. После чего лист будет пронумерован и оставлен на кассе, а отчет вместе с приложенными первичными документами отправлен в бухгалтерию.

Как проводится инвентаризация кассы и для чего это нужно? Читайте в нашей статье.

вы сможете ознакомиться с заполнением расходного кассового ордера.

Чтобы оформить товарный чек без кассового чека, изучите эту статью.

Срок хранения кассовой книги

Кассовые документы и книги, журналы учета ПКО и РКО, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, авансовые отчеты, документы по ревизии кассы должны храниться в организации в течение пяти лет.

По истечении сроков хранения документации она подлежит уничтожению.

Административная ответственность

Если кассовая книга в организации не ведется или записи в нее не вносятся или вносятся несвоевременно, то будет наложен штраф:

  • на организацию в размере от 40 000 до 50 000 руб.;

  • на ее руководителя в размере от 4000 до 5000 руб.

От каких унифицированных форм можно отказаться?

После перехода на «умные» кассы ведение первичной документации упростилось в разы. Привычные унифицированные формы и журналы учета, оформляемые ранее на основании требований постановления Госкомстата N 132 от 25.12.1998 и ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», после отмены действия с 1 июля 2017 года Постановления Правительства №470, стали не обязательными для применения.

Однако мнение чиновников носит рекомендательный характер. Поэтому предприниматель имеет право применять онлайн кассы и кассовые документы старых образцов или же может полностью отказаться от следующих форм:

  • Формы КМ-1 – акта, применяемого при обнулении счетчиков ККМ;
  • Формы КМ-2 – акта, необходимого для снятия показаний при ремонте кассы и возврате ее в работу;
  • Формы КМ-3 – акта, который заполняли при возврате наличности;
  • Формы КМ-4 – журнала, заполняемого кассиром операционистом;
  • Формы КМ-5 – специального журнала, предназначенного для фиксирования данных при применении касс, которые работают без кассира-операциониста;
  • Формы КМ-6 – справки-отчета для кассира-операциониста;
  • Формы КМ-7 – документ, фиксирующий показания ККТ.

С июля 2017 года предприятия, перешедшие на онлайн-кассы, могут законно отказаться от заполнения таких форм.

Примечание. Субъект предпринимательской деятельности после перехода на новую кассовую дисциплину имеет право в добровольном порядке сохранить старый документооборот. При этом заполняются необязательные документы в произвольной форме.

Форматы фискальных документов

Требования к фискальным документам, которые формируется в процессе эксплуатации онлайн-касс, изложены в п.4 и 5 ст.4.1 ФЗ-84 в новой редакции.

Фото 2. Фискальная документация фиксируется онлайн

В большей степени они касаются реквизитов чеков и отчетов, а также сроков хранения в ФН, составляющих 30 дней.

Справка. Перед тем, как переходить на новую кассовую дисциплину, стоит ознакомиться с полным перечнем форматов фискальных документов, которые обязательны к использованию, дополнительными реквизитами и требованиями к формированию и обработке отражено в Приказе ФСН N ММВ-7-20/229 от 21.03. 2017 года.

Субъект предпринимательской деятельности в ходе применения онлайн кассы обязан соответствующим образом оформлять нужные фискальные документы в виде:

  • Отчета о регистрации – дополнительные реквизиты детально отражены в таблице 7 Приказа № ММВ-7-20/229;
  • Отчета, отражающего изменения данных о регистрации, – таблица 7 и таблица 8;
  • Отчета, открывающего смену, – фактически аналога отчет-Х – таблица 17;
  • Кассового чека или бланков строй отчетности – таблица 19;
  • Корректирующих чеков или БСО – таблица 30;
  • Отчета, закрывающего смену, – аналога отчета-Z – таблица 32;
  • Отчета, который формируется при закрытии ФН – таблица 33;
  • Отчет, подтверждающий текущие расчеты, – таблица 18;
  • Отчет подтверждения оператора – таблица 34.

Все фискальные документы формируются непосредственно с применением онлайн кассы. То есть у кассира отсутствует необходимость заполнения вышеперечисленной документации вручную.

Важный момент! На разных моделях ККМ формирование фискальных отчетов и чеков (БСО) происходит по различным алгоритмам.

Но все модели онлайн-касс, одобренные ФСН и внесенные в реестр контрольно-кассовой техники, разработаны под требования ФЗ-84 и имеют возможность оформления необходимых фискальных документов.

Для кассира и бухгалтера важно знать не столько содержание каждого документа, так как они формируются программами современной ККТ и автоматически передаются в ФНС, сколько сроки, периодичность и основание для их оформления.

Все фискальные документы на протяжении 30 дней хранятся в памяти ФН. При нормальном соединении с интернетом они в автоматическом режиме передаются с ФНС. Если передача сведений не происходит в течение 30 суток, онлайн касса блокируется.

Фото 3. Штрафные санкции при использовании онлайн касс накладываются как на организацию, так и на ответственное лицо

Поэтому штрафы в большей степени касаются не оформления документации, а не использования онлайн ККТ, как таковой, применения неисправной техники и за отказ от выдачи покупателю электронной версии чека.

Таблица 1. Штрафные санкции, связанные с применением онлайн-касс

Основание для применения штрафных санкций Санкции, применяемые к юридическому лицу Санкции, применяемые в ответственному лицу
Неприменение онлайн аппарата 75-100% от выручки 25-50% от выручки, но не менее 10 000 руб.
Повторный отказ от применения онлайн ККТ при достижении суммы выручки 1 млн. руб. Приостановление деятельности на сок до 90 дней Запрет на осуществление профессиональной деятельности на протяжении 1 – 2 лет
Использование неисправной кассы Штраф – 5000 – 10 000 руб. Штраф – 1500 – 3000 руб.
Отказ от выдачи электронного платежного чека покупателю, ФЗ Штраф – 10 000 руб. Штраф – 2 000 руб.

Документальное оформление возвратов

Возврат товаров в день покупки

При возврате денежных средств покупателю в день покупки ККТ применяется в обязательном порядке (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914). Денежные средства выдаются покупателю из денежного ящика ККТ на основании чека, выданного при покупке товара.

При выдаче наличных покупателю необходимо пробить чек ККТ с указанием признака расчетов «ВОЗВРАТ прихода». Акт о возврате денежных средств покупателям (КМ-3) оформлять не нужно.

Возвратный чек ККТ передается в налоговые органы через оператора фискальных данных в том же порядке, что и все прочие чеки ККТ (письмо Минфина РФ от 04.04.2017 № 03-01-15/19821).

Данные о возвращенных суммах отражаются в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций «ВОЗВРАТ прихода»» реквизита «Счетчики итогов смены».

При оприходовании сумм наличных денежных средств, поступивших в ККТ за смену, в ПКО необходимо отразить разницу между суммой прихода и суммой возврата прихода. Иными словами, выручка от реализации товаров, работ, услуг в ПКО отражается за минусом возвращенных сумм.

Возврат товаров не в день покупки

На сегодняшний день даже специалисты Минфина РФ не знают, как правильно оформлять возврат денежных средств за товар, возвращенный не в день покупки. Поэтому чиновники рекомендуют обращаться по этому вопросу в Банк России (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 01.03.2017 № 03-01-15/11622). Ни в одном своем письме чиновники не сказали, что возвратный чек должен пробиваться при любом возврате денежных средств вне зависимости от даты возврата товара.

Поскольку на сегодняшний день никакого нового порядка оформления возврата товаров не утверждено, по нашему мнению, возвращать денежные средства за товары, возвращенные не в день покупки, следует в прежнем порядке.

Шаг 1. На основании заявления покупателя о возврате товаров необходимо оформить РКО, в котором покупатель поставит свою подпись, и выдать покупателю деньги из основной кассы (а не из денежного ящика ККТ).

Шаг 2. На основании РКО следует сделать запись в кассовой книге.

Таким образом, в тот день, когда из основной кассы были возвращены деньги за возвращенный товар, кассир оформляет ПКО на полную сумму выручки, полученной кассиром-операционистом, и РКО на сумму денежных средств, возвращенных покупателю.

При возврате ранее внесенной предоплаты, по нашему мнению, организации должны пробивать чек ККТ вне зависимости от даты ее внесения. Денежные средства следует возвращать из денежного ящика ККТ.

Новый порядок применения ККТ и ОФД

Просим вас поделиться первым опытом по работе с онлайн-кассами. Пройдите опрос и помогите нам стать полезнее для вас. Будем благодарны за подробные и искренние ответы.

Поделиться мнением

Оксана Курбангалеева, директор ООО «Консалтинг Успешного Бизнеса»

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *