Расходы на такси: когда и как их можно учесть при ОСНО и УСН

Расходы на проезд в такси командированного работника

Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.

В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.

Какие документы могут подтвердить оплату за проезд в такси? Это может быть чек ККТ или квитанция на оплату пользования услугами такси. В постановлении правительства от 14.02.2009 № 112 можно найти обязательные реквизиты, утвержденные для подобных квитанций.

В случае отсутствия хотя бы одного из выше перечисленных реквизитов документ считается непригодным для подтверждения расходов работника организации на проезд в такси.

Для экономического обоснования поездок на такси во время нахождения в командировке стоит получить от работника служебку с пояснениями выбора именно этого вида транспорта: график работы, при котором сложно добираться на общественном транспорте, удаленность места работы или временного проживания от остановок общественного транспорта. В противном случае от поездок в такси или от признания платы за них в расходах для прибыли лучше отказаться.

Можно ли учесть расходы на каршеринг для сотрудников в налоговом учете? Какими документами подтвердить такие затраты? Ответы на эти и другие вопросы есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Ознакомиться с тем, какие расходы возмещаются командированному работнику, облагаются ли они НДФЛ, можно в этой статье.

В отпуск на такси

И, наконец, заключительная ситуация: использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно работниками организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Как быть с расходами на такси в этом случае?
Напомним, что лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Такая возможность установлена статьей 325 ТК РФ. и статьей 33 Закона РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».
При этом согласно статьей 325 ТК РФ., организации, финансируемые из бюджета, оплачивают работникам стоимость проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси). То есть в данном случае запрет на использование такси установлен на уровне закона.
«Северные» организации, не финансируемые из бюджета, принимают решение об оплате работникам проезда к месту проведения отпуска и обратно самостоятельно. Такое решение нужно закрепить в коллективном договоре, локальном нормативном акте, принимаемом с учетом мнения первичных профсоюзных организаций, и (или) трудовых договорах (ч. 8 ст. 325 ТК РФ.). И в этом случае закон не запрещает работодателям оплачивать услуги такси. А значит, такие организации вправе предусмотреть в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре порядок компенсации расходов работников на проезд к месту проведения отпуска и обратно при использовании различных видов транспорта, в том числе такси.

Теперь обратимся к положениям Налогового кодекса. Если организация не финансируется из бюджета, то затраты на оплату проезда работников и лиц, находящихся у них на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников «северных» организаций) учитываются в составе расходов на оплату труда в порядке, предусмотренном работодателем. Об этом сказано в пункте 7 статьи 255 НК РФ. Как видим, данная статья не содержит положений, запрещающих «северным» организациям учитывать расходы на такси для проезда работников в отпуск и обратно.

Таким образом, коммерческие организации могут списать указанные расходы. Отметим, что такое право есть не только у тех, кто находится на ОСНО, так и у тех, кто применяет УСН, так как в последнем случае расходы на оплату труда также учитываются по правилам статьи 255 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Но тут надо помнить, что положения статьи 255 НК РФ применяются с учетом положения статьи 252 НК РФ об экономической обоснованности расходов. Поэтому отнести затраты на оплату проезда в отпуск на такси в расходную часть налоговой базы можно только при условии экономической обоснованности таких затрат. Это правило актуально как для общей системы налогообложения, так и для УСН, поскольку положения статьи 252 НК РФ распространяются и на «упрощенщиков» (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Вводная информация

Все многообразие ситуаций, когда работники обращаются к службам такси, можно условно разделить на три группы. Первая, пожалуй, самая традиционная — это использование такси командированными сотрудниками. При этом зачастую машина берется не только для проезда к аэропорту или вокзалу и обратно, но и для поездок непосредственно в месте командировки.

Вторая группа — это использование такси в качестве повседневного транспорта для служебных поездок сотрудников. Например, менеджеров — к клиентам, руководителей — на переговоры и деловые встречи, бухгалтеров — в контролирующие органы и т.д.

И, наконец, третья, наиболее редкая, но тоже встречающаяся на практике группа — это использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно теми работниками, которым положена оплата данных расходов (т.е. работниками, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). Остановимся на каждой из указанных групп подробнее.

Заполняйте путевые листы с указанием маршрута и обязательными реквизитами в сервисе «Путевые листы и ГСМ»

Расходы на такси до работы и обратно

Можно ли учесть расходы на такси для доставки работника на работу и возврата его домой? Этот вопрос вызывает много споров у бухгалтеров. И к таким расходам трепетно относятся проверяющие. По учету расходов на доставку сотрудников до места работы и обратно, в том числе с применением такси, Министерство финансов РФ дало разъяснение в письмах от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181. Исходя из писем, делаем выводы: расходы на такси для доставки работника на работу и обратно можно учесть в качестве уменьшающих налог затрат при соблюдении одного из двух условий:

  1. Использование такси оправдано неудобным территориальным расположением места работы по отношению к остановкам общественного транспорта либо производственным графиком работы, при котором возникают трудности с проездом на общественном транспорте. Данные основания должны быть обоснованы в приказе руководителя, который закрепляет порядок использования такси в служебных целях.
  2. Доставка работника на работу и (или) с нее с использованием такси предусмотрена трудовым договором и (или) коллективным договором как система оплата труда и при этом возможно определить сумму дохода каждого работника.

Для принятия расходов они должны быть обязательно документально подтверждены. Об обязательных реквизитах на документах, подтверждающих пользование службой такси, уже говорилось.

Подробнее об удержании НДФЛ с компенсации проезда в статье «Проезд до работы и обратно — налоговый аспект».

Расходы на такси для работников в служебных целях

Для расширения клиентской базы, с целью улучшения качества услуг, увеличения продаж организации направляют работников к своим клиентам (заказчикам). Производственной необходимостью может быть вызвана не признаваемая командировкой поездка работника на такси до контрагента, с которым фирма сотрудничает. Можно ли учесть эти расходы при налогообложении прибыли?

Можно, в случае если поездки на такси работник применял именно для служебных целей, эти поездки документально подтверждены и их служебное предназначение письменно обосновано. Руководителю следует издать приказ с указанием работников, которые для выполнения своих должностных обязанностей могут пользоваться услугами такси. А работники должны предоставлять служебные записки с обоснованием необходимости поездки на такси.

См. также: «: Когда разрешено списать расходы на такси?».

Если должностные обязанности работника в принципе предусматривают регулярные поездки, организации необходимо в трудовом договоре или локальном нормативном акте указать разъездной характер его работы. И документально подтвержденные расходы на такси принимать к налоговому учету.

Если работники организации в ходе своей работы вынуждены часто прибегать к услугам такси, для безболезненного принятия к налоговому учету таких расходов организации желательно заключить договор на оказание услуг такси с соответствующей фирмой. Расчеты с такси производить по банку на основании выставленных счетов или согласно условиям договора. В этом случае для подтверждения расходов у организации будет банковская выписка со списанными на оплату услуг суммами, а также подтверждающие осуществление данных поездок первичные документы, предоставленные службой такси.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли затраты на такси для командированного сотрудника. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Расходы на такси как представительские расходы

Редко какая организация в процессе своей деятельности может обойтись без организации официальных приемов, переговоров. Расходы на доставку официальных лиц организации-налогоплательщика к месту проведения представительского мероприятия и обратно прямо упомянуты в качестве представительских расходов в п. 2 ст. 264 НК РФ. Для принятия их к учету необходимо, чтобы они были документально подтверждены. Для этого в организации должны быть сформированы:

  • приказ руководителя о проведении данного мероприятия и осуществления соответствующих расходов;
  • смета представительских расходов;
  • отчет о представительских расходах, который должен включать: цель и результаты мероприятия, дату и место проведения, программу мероприятия, список участников и величину расходов, подтвержденных первичными документами.

Подробнее о представительских расходах, особенностях их оформления читайте в статье «Представительские расходы — это какие расходы?».

Если расходы на доставку с использованием такси упомянуты в отчете, имеются подтверждающие документы, то такие расходы учитываются в прочих расходах, связанных с реализацией и производством.

ВАЖНО! Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Подробнее о нормировании представительских расходов читайте в этой статье.

Расходы на такси в бухгалтерском учете

Порядок использования такси работниками организации в служебных целях определяет ее руководитель. Его решением с изданием соответствующего приказа или разработкой локального нормативного акта, регламентирующего использование службы такси в служебных поездках, проезд сотрудников в такси может подлежать оплате.

Такие расходы, подтвержденные соответствующими документами, в бухгалтерском учете учитываются, согласно пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (приказ Минфина от 06.05.1999 № 33н), как расходы по обычным видам деятельности.

Отражение в учете данных расходов, произведенных за наличный расчет, происходит на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих документов.

В бухучете проводки следующие:

Дт 26 Кт 71 — отражены представительские расходы на такси;

Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены расходы работника на такси во время командировки.

Точно также проводятся расходы работников на такси в связи с выполнением служебных обязанностей:

Дт 71 Кт 50 — компенсированы расходы сотруднику.

Для отражения затрат на такси в бухгалтерском учете, как и в налоговом, сотрудник должен представить подтверждающие документы, а также служебку с пояснением маршрута следования.

Если организацией заключен договор со службой такси, расходы, связанные с передвижением сотрудников на такси, отражаются проводкой:

Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.

Оставьте нам всю бюрократию с налоговой. Спокойно зарабатывайте деньги в такси. Поможем всем, кроме самозанятых, т. к. они не сдают отчетность.

С 2019 года для получения лицензии такси физическим лицам необходимо регистрировать индивидуального предпринимателя (далее ИП). После получения лицензии, ИП получает статус частного извозчика и перед вами встает вопрос выбора оптимальной системы налогообложения. В одной из наших статей мы рассматривали две оптимальные системы налогообложения. Это ИП на УСН 6% и специальный налоговый режим — самозанятый.

Какую систему налогообложения выбрать водителю такси?

Предлагаем бухгалтерское сопровождение для водителей такси, на любой системе налогообложения, кроме самозанятых. Самозанятый таксист освобожден от подачи отчетности в Федеральную налоговую службу.

Профессиональное бухгалтерское сопровождение поможет:

  1. Уменьшить расходы. В бюрократической системе с первого раза разобраться сложно. Можно совершить ошибки, за которые придется платить: терять деньги и время.

  2. Оптимизировать налоги. Платим по минимуму, не нарушая налоговый кодекс.

  3. Освободить от общения с ФНС. Опять же экономия времени и нервов.

  4. Избавить от штрафов ФНС. Штрафы бывают за несвоевременные платежи, платежи с ошибками в реквизитах и т. д.

  5. Получить опыт. Позволит вам самим получить опыт для самостоятельного грамотного ведения бухгалтерии и экономии в дальнейшем.

Что мы делаем:

  • Составляем налоговую декларацию.
  • Подаем декларацию в налоговую службу.
  • Высчитываем налоговую базы из доходов.
  • Отправляем 4 раза в год налоги.
  • Отправляем взносы в Фонд социального страхования.
  • Отправляем взносы в Пенсионный фонд.
  • Отвечаем на вопросы налоговой, ФСС и ПФ.
  • Помогаем пройти проверки налоговой.

Почему лучше работать с нами:

  • Оказываем бухгалтерские услуги по договору.
  • Бухгалтер с 30-ти летним опытом.
  • На связи в рабочее время с 10:00 до 18:00.

Условия:

  • Стоимость бухгалтерского сопровождения 1 000 ₽ в месяц.
  • Минимальный срок договора — 3 месяца.

Звоните нам или пишите! Ответим на все вопросы. Подскажем, посоветуем, начнем работу. Мы знаем все о работе такси в Москве и области.

Другие наши услуги и полезная информация:

  • Такси аренда
  • Такси работа
  • ИП и лицензия такси
  • Лицензии такси Московская область
  • Оклейка такси по ГОСТу
  • Подключение к Яндекс грузовой

БСО для такси: что это такое

Отчетность такси может вестись с помощью кассовых чеков или БСО — бланков строгой отчётности. Эти документы подтверждают факт совершённой поездки и должны содержать информацию о службе и о заказе. Каждый пассажир имеет право получить либо чек, либо БСО по завершению заказа.

По закону 259-ФЗ (статья 31 пункт 5) служба такси обязана выдавать чеки или квитанции в форме бланков строгой отчётности, иначе получит штраф. Водитель, который не выдаст пассажиру квитанцию, по закону 69-ФЗ (статья 3) заплатит штраф в 1000 ₽, должностное лицо — 10 000 ₽, юридическое — 30 000 ₽.

Таким образом, бланк строгой отчётности для такси — это альтернатива кассовому чеку. Однако его можно использовать не всем службам.

Бланк БСО для такси: образцы

Бланки для такси вам помогут создать в типографии, или вы самостоятельно можете создать их по образцам, которые подобраны ниже, и напечатать.

Простой БСО такси — скачать бланк

БСО для такси: образец с обязательными реквизитами и логотипом службы

Более подробный товарный чек на услуги такси — скачать бланк

У вас бизнес такси? Скачайте бесплатный комплект из 14 материалов и узнайте, как увеличить его эффективностьОстались вопросы?

Оставьте заявку на консультацию, и мы расскажем подробнее об использовании БСО для такси.

Итоги

Расходы на оплату такси, связанные с хозяйственной деятельностью организации, привлекают особое внимание бухгалтеров и проверяющих. Для возможности их учета при расчете налога на прибыль, а также во избежание начисления НДФЛ и взносов с сумм компенсации расходов на такси работникам в организации должен быть проработан регламент пользования службой такси в рабочих поездках. С данным регламентом должны быть ознакомлены все сотрудники, чтобы не попасть на оплату проезда в такси за свой счет.

Читайте также «Компенсация за такси в командировке не облагается страховыми взносами».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *