Синтетические и аналитические счета, субсчета

Мы уже знаем, что счета бывают активные и пассивные. В этом уроке мы разберем, что такое синтетический и аналитический учет, а также понятие «субсчет». Счета по степени детализации и способу группировки подразделяются на синтетические и аналитические. Синтетические счета — счета бухгалтерского учета, предназначенные для учета информации о составе и движении однородных групп, хоз. средств организации, их источников и хоз. процессов, в обобщенном виде. Учет происходит только в денежном измерении. Синтетические счета являются балансовыми, т.е. по их данным заполняется бух. баланс.

Синтетические счета дают обобщенную информацию о объекте учета.

К синтетическим счетам относятся 10 «Материалы», 01 «Основные средства», 80 «Уставный капитал»…

Синтетические счета называют счетами 1-го порядка. Счета 2го порядка — это субсчета.

Аналитические счета — это счета бухгалтерского учета, которые предназначены для детализации и конкретизации информации о наличии, состоянии и движении средств и их источников, отражаемой на синтетических счетах.

Аналитические счета также предназначены для аналитической оценки хозяйственно-экономической деятельности организации.

А учет по аналитическим счетам называется аналитическим учетом.

Отметим, что аналитические счета – это счета третьего, четвертого … порядка, которые детализировано характеризируют стоимостные, количественные показатели бухгалтерского учета.

То есть операции в аналитическом учете осуществляется в денежном и количественном выражении.

На основании определения синтетического и аналитического учета можно утверждать, что аналитический учет детализирует синтетический учет.

Нормативное регулирование

Информация о том, какие аналитические показатели должны иметь синтетические счета указано в Плане счетов и инструкции по его применению (утв. приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н).

План счетов аналитического учёта

Современный план счетов представляет собой многоуровневую иерархию, которая строится на увязке счетов и субсчетов.

В зависимости от специфики деятельности предприятия разработанный для ведения бухучета план счетов может включать определенное количество уровней, а также необходимое число субсчетов, открытых к каждому счету.

В современных бухгалтерских программах количество доступных к созданию субсчетов и уровней вложенности не ограничивается.

Когда необходимо открывать аналитические счета

Открытие аналитических счетов необходимо в тех случаях, когда требуется детализация ведения учёта в разрезе, например, видов топлива, сотрудников, товарно-материальных ценностей и других направлений ведения учёта.

Главное условие при работе с аналитическими счетами — должно соблюдаться соответствие оборотов и остатков.

Назначение и преимущества аналитических счетов

Аналитический счет используется для подробной детализации хозяйственных средств и других активов, которые используются на предприятии. Аналитические счета открываются исключительно в качестве дополнения к синтетическим счетам. Современные бухгалтеры ведут аналитический учет в разрезе регистров второго, третьего, четвертого и пятого порядка.

Работа с аналитическими счетами обладает определенными преимуществами:

• Значительно упрощает ведение бухгалтерского учета.

• Позволяет внедрить хорошо структурированную иерархию счетов в зависимости от их назначения, целей и признаков.

• Позволяет создать эффективную систему бухгалтерского учета.

Функции аналитических счетов

Аналитические счета используются для детализации информации.

В зависимости от специализации предприятия учет может вестись в разрезе трудовых и денежных измерителей, натуральных показателей, отдельных операций, обязательств или видов имущества.

Примером синтетического счета, по которому ведется большое количество аналитических счетов— счёт 10 «Запасы» и 41 «Товары».

Также распространённым примером считается счёт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Рассмотрим счет 41 «Товары».

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета он разбивается на следующие субсчета:

• 41.01— товары на складах организации;

• 41.02 — товары в розничной торговле;

• 41.03 — тара под товаром и порожняя;

• 41.04 — покупные изделия.

Далее внутри каждого субсчета происходит детализация по аналитическим счетам, например:

• 41.04 «Покупные изделия» — субсчет бухгалтерского учета;

• Ткань х/б, ситец, фланель — аналитический счет.

Таким образом, аналитическим счетом в этом случае будет характеристика и обозначение вида имущества.

Далее может углубляться его характеристика по другим параметрам например по цвету или по ширине полотна.

Взаимная связь между синтетическим и аналитическим учетом

Факты, свидетельствующие о взаимосвязи аналитического учета и синтетического учета:

• Основой для записей обоих видах учета является один и тот же документ.

• Аналитика является дополнительной детализированной характеристикой к синтетическому учету.

• Итоговая сумма оборотов по аналитическим счетам равна итоговому обороту по синтетическому счету, объединяющему детализированную аналитику.

Отображение синтетического и аналитического учета в отчетности организации

Ведение бухгалтерского учета путем двойной записи на счетах по утвержденному рабочему плану счетов является обязанностью организации.

Обороты и итоги синтетического учета находят свое отражение в главной книге. Главная книга является основой для составления бухгалтерской отчетности, в том числе бухгалтерского баланса.

Посмотреть пример Главной книги и других бухгалтерских регистров вы можете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Ведение аналитического учета находит свое отображение в разнообразных учетных регистрах: карточках о движении имущества, накопительных ведомостях и прочей отчетной документации. Объединение синтетического и аналитического учета в одном учетном регистре является распространенным явлением.

Контроль правильности ведения синтетического и аналитического учета

Основным документом контроля правильности отображения записей по бухгалтерским счетам является оборотная сальдовая ведомость.

Подробней о порядке формирования оборотных ведомостей см. в материале «Как заполнить оборотную ведомость (бланк, образец)?».

Данный учетный регистр представляет собой группировку по счетам бухгалтерского учета, включая субсчета, с указанием их наименования, итоговых остатков на начало периода, оборотов за период (по активу и пассиву счетов), итоговой суммы на заданную дату.

ВАЖНО! Оборотная ведомость может составляться за любой временной промежуток: как за день, так и за месяц, полный и неполный год. Для формирования бухгалтерского баланса берутся данные оборотной ведомости за отчетный период.

Ведомость должна отвечать главному принципу — равенства (итоговые сальдо по дебету и кредиту бухгалтерского счета должны быть равны между собой).

ВАЖНО! Принцип равенства регламентируется и характеризуется строением бухгалтерской отчетности (бухгалтерского баланса). Дебет счетов отвечает за имущество хозяйствующего субъекта, по кредиту счетов отражаются источники формирования имущества. Несоблюдение равенства однозначно говорит о нарушении и некорректном отображении фактов деятельности организации в бухучете.

Тонкости составления бухгалтерского баланса подробней смотрите в статье «Заполнение формы 1 бухгалтерского баланса (образец)».

Оборотные ведомости по аналитическому учету могут иметь различную форму. К ним относятся разнообразные ведомости — отчеты кладовщиков, товарные отчеты, прочие учетные регистры. Порядок и сроки формирования ведомостей регламентируются установленным документооборотом организации и законодательными нормами. Чаще всего для составления аналитических отчетов это календарный месяц.

Оборотная ведомость по аналитическим счетам. Принцип формирования

Принцип формирования оборотной ведомости по аналитическим счетам такой же, как и при формировании сводного документа по одному или нескольким счетам синтетического типа.

В оборотную ведомость вносятся остатки и обороты по счетам за выбранный отчетный период.

В зависимости от ставящихся задач бухгалтерия может сформировать ведомость в разрезе аналитического или синтетического счета.

Исходные данные для заполнения оборотных ведомостей берутся с бухгалтерских счетов, по которым в отчётном периоде зафиксировано какое-то движение активов или пассивов.

В итоге, созданный документ состоит из трех пар граф, в которых содержится вся необходимая информация, а именно:

• Начальное и конечное сальдо по каждому выбранному счету.

• Обороты за выставленный отчетный период.

Каждая графа содержит две колонки, которые называются дебет и кредит.

Таким образом, в сформированной оборотной ведомости содержатся итоговые остатки по кредиту или дебету (сальдо), обороты по кредиту и дебету, а также наименование счёта.

При этом при правильном ведении учета обеспечивается равенство итоговых сумм в колонках каждой пары.

Порядок и сроки формирования ведомостей

Порядок и сроки формирования ведомостей регламентируются установленным документооборотом организации и законодательными актами.

Чаще всего для составления аналитических отчетов используется период — календарный месяц.

Оборотные ведомости по аналитическому учету могут иметь различную форму.

К ним, например, относятся отчеты кладовщиков — материально ответственных лиц, товарные отчеты, и т.д.

Субсчета

Субсчет занимает промежуточное место между синтетическими и аналитическими счетами. Учет на этих счетах ведется в натуральных и денежных измерениях. Субсчет — это несколько объединенных аналитических счетов, они отражаются в плане счетов, но организация может сама вводить свои субсчета, объединять их или исключать.

Посмотрим на примере счета 10 «Материалы».

Тоже самое представим графически.

Аналитические счета

Аналитические счета — более подробные, детализированные счета, учет на них производится как в денежном, так и в натуральном выражении.

Аналитические счета открываются к синтетическим и расшифровывают и детализируют их. Аналитические счета — счета 3-го, 4-го и других порядков.

Правило: Остатки и обороты синтетического счета = остаткам и оборотам всех аналитических счетов, открытых в дополнение к синтетическому счету.

Рассмотрим взаимосвязь синтетических и аналитических счетов на примере:

На 1 января на складе организации числятся:

1. Доска на сумму 30 тыс. руб.

2. Брус на сумму 25 тыс. руб.

Сальдо — 55 тыс. руб.

В течение месяца были оприходованы материалы на склад на сумму:

доска — 40 тыс. руб.

брус — 35 тыс. руб

картон — 65 тыс. руб.

Итого 140 тыс. руб.

Отпущено материалов со склада на сумму:

доска — 65 тыс. руб.

брус — 40 тыс. руб.

картон — 45 тыс. руб.

Итого: 150 тыс. руб.

Синтетический учет:

Счет 10 «Материалы»

Мы видим сколько материалов было принято и отпущено со склада, но мы не знаем какие это материалы, для этого нам потребуются данные аналитического учета.

Аналитический учет:

Счет 10 «Материалы»

Синтетический учет запасов ведется на активных счетах 10 Материалы, 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей, 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей. Учет материальных ценностей на синтетических счетах ведут по фактической себестоимости или по учетным ценам.

Учет материалов ведется на счете 10 Материалы, к которому могут быть открыты следующие субсчета:

• *Сырье и материалы — предназначен для учета наличия и движения сырья и основных материалов, входящих в состав вырабатываемой продукции, образуя ее основу, или являющихся необходимыми компонентами при ее изготовлении; вспомогательных материалов, которые участвуют в производстве продукции или потребляются для хозяйственных нужд, технических целей, содействия производственному процессу; сельскохозяйственной продукции, заготовленной для переработки; и т.д.;
• *Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали —используется для учета наличия и движения покупных полуфабрикатов, готовых комплектующих изделий, включая строительные конструкции и детали, требующие сборки и входящие в себестоимость строительной продукции, а также для учета специального оборудования, инструментов и приспособлений, приобретаемых научно-исследовательскими и конструкторскими организациями для проведения научных (экспериментальных) работ. Оборудование и приборы общего назначения учитываются в составе основных средств, а не на счете 10 Материалы;
• *Топливо — применяется для учета наличия и движения нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления зданий (уголь, торф, дрова и др.);
• *Тара и тарные материалы — предназначен для учета наличия и движения всех видов тары (кроме используемой как хозяйственный инвентарь), а также материалов для ее изготовления и ремонта;

Запасные части — используется для учета наличия и движения запасных частей, предназначенных для ремонтных целей, автомобильных шин в запасе и обороте, а также обменного фонда полнокомплектных машин, оборудования, двигателей, узлов, создаваемого на ремонтных заводах, в ремонтных цехах организации и т.п.;

Прочие материалы — применяется для учета наличия и движения отходов производства; неисправимого брака; материалов, полученных от ликвидации основных средств, изношенных шин и т.п.;

Материалы, переданные в переработку на сторону — используется для учета движения материалов, переданных в переработку на сторону и в последующем включаемых в себестоимость полученных из них изделий. Затраты по переработке материалов, оплаченные сторонним организациям, относятся непосредственно в дебет счетов, на которых учитываются изделия, полученные из переработки;

Строительные материалы — используется организациями-застройщиками. На нем учитываются наличие и движение материалов, используемых непосредственно в процессе строительных и монтажных работ, для изготовления строительных деталей, а также другие материальные ценности, необходимые для нужд строительства;

Инвентарь и хозяйственные принадлежности — используется для учета наличия и движения инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей и других средств труда, которые включаются в состав средств в обороте;

Специальная оснастка и специальная одежда на складе — предназначен для учета поступления, наличия и движения специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, находящейся на складах организации или в иных местах хранения;

Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации —применяется для учета поступления и наличия специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды в эксплуатацию (при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг, для управленческих нужд организации). При этом по кредиту данного субсчета отражается перенос стоимости специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды на себестоимость продукции (работ, услуг) в корреспонденции с дебетом счетов учета расходов организации 20 Основное производство, 23 Вспомогательные производства, 25 Общепроизводственные расходы, 26 Общехозяйственные расходы, 44 Расходы на продажу. Списание остаточной стоимости объектов при их досрочном выбытии отражается:

Д-т 91 Прочие доходы и расходы, субсчет Прочие расходы

К-т 10 Материалы, субсчет Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации.

Организации, занятые производством сельскохозяйственной продукции, могут открывать к счету 10 Материалы отдельные субсчета.

Счет 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей используется для отражения информации о приобретении запасов, относящихся к средствам в обороте. На счете отражается покупная стоимость заготовления и приобретения материально-производственных запасов, определяемая по данным расчетно-платежных документов поставщика, и учетная стоимость фактически оприходованных ценностей.

На счете 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей отражается разница в стоимости приобретения запасов, исчисленной в фактических затратах на приобретение и по учетной стоимости. Аналитический учет по счету 16 ведется по группам материально-производственных запасов, имеющих примерно одинаковый уровень этих отклонений.

Учет поступления материалов может быть организован в двух вариантах:

• *с использованием счетов 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей и 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей;
• *без использования счетов 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей и 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей.

Организации самостоятельно определяют порядок учета материалов и отражают его в своей учетной политике.

Учет с использованием счетов 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей и 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей имеет место в том случае, когда учет материалов ведется в учетных ценах, а учет без использования указанных счетов —когда учет ведется по фактической себестоимости.

В первом случае на основании поступивших в организацию расчетных документов поставщика делается запись:

Д-т 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей

К-т 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками.

Запись по дебету счета 15 и кредиту счета 60 производится независимо от того, когда поступили материалы — до или после получения расчетных документов поставщика.

При этом по дебету счета 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей показывается стоимость приобретенных запасов по покупным ценам.

Одновременно отражают налог на добавленную стоимость

Д-т 19 Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям, субсчет НДС по приобретенным материально-производственным запасам

К-т 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками. После оприходования и оплаты материалов НДС, уплаченный поставщикам, относится на расчеты с бюджетом по НДС

Д-т 68 Расчеты по налогам и сборам*, субсчет Расчеты по НДС

К-т 19 Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям, субсчет ВДС по приобретенным материально-производственным запасам.

В зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов также могут быть сделаны следующие бухгалтерские записи.

Д-т 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей

К-т 20 Основное производство, 23 Вспомогательные производства, 71 Расчеты с подотчетными лицами, 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами и т.п

Оприходование материалов, фактически поступивших в организацию, осуществляется по учетным ценам и отражается записью.

Д-т 10 Материалы

К-т 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей.

В результате произведенных записей по каждой партии материалов на счете 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей возникает разность между оборотом дебета и оборотом кредита.

Если дебетовый оборот оказывается больше кредитового, это означает, что фактическая себестоимость заготовленных материалов выше учетной цены На эту разницу делается бухгалтерская запись:

Д-т 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей

К-т 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей.

В результате этого обороты по дебету и кредиту счета 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей будут отражать сумму заготовленных производственных запасов по фактической себестоимости.

Если оборот по кредиту счета 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей превышает дебетовый оборот этого счета, значит, учетная цена выше фактической себестоимости В этом случае делают бухгалтерскую запись

Д-т 15 Заготовление и приобретение ценностей

К-т 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей

При таком порядке учета поступления материалов их фактическая себестоимость будет слагаться так* сальдо счета 10 Материалы по учетным ценам плюс или минус сальдо счета 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей.

Аналитический учет по счету 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей ведут по группам материальных ценностей с приблизительно одинаковым уровнем отклонений.

Остаток по счету 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей на конец месяца представляет собой стоимость материалов, находящихся в пути или не вывезенных со складов поставщиков.

Известен вариант учета заготовления материалов без сальдо по счету 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей, при котором в конце месяца делается запись без оприходования материалов на складе:

Д-т 10 Материалы

К-т 15 Заготовление и приобретение материальных ценностей

В начале следующего месяца эти суммы сторнируются

Во втором случае (учет ведется только по фактической себестоимости) оприходование материалов, полученных от поставщиков, отражается записью:

Д-т 10 Материалы

К-т 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками.

НДС по оприходованным материалам отражается бухгалтерской проводкой:

Д-т 19 Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям, субсчет НДС по приобретенным материально-производственным запасам

К-т 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками.

Следует отметить, что материалы, поступающие от поставщиков, приходуются независимо от того, когда они поступили — до или после получения расчетных документов. Стоимость оплаченных материалов, находящихся в пути или не вывезенных со склада поставщика по состоянию на конец месяца, отражается

Д-т 10 Материалы

К-т 60 Расчеты с поставщиками и Подрядчиками.

В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а в текущем учете показывается как дебиторская задолженность поставщика, которая погашается по мере оприходования материалов на склад.

При поступлении материалов из других источников могут быть сделаны записи:

Д-т 10 Материалы

К-т 20 Основное производство, 23 Вспомогательное производство, 71 Расчеты с подотчетными лицами, 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами и др.

Фактический расход материалов в производство и на другие нужды отражается бухгалтерскими записями:

Д-т 20 Основное производство, 23 Вспомогательные производства, 25 ?Общепроизводственные расходы, 26 Общехозяйственные расходы и др.

К-т 10 Материалы.

Если материалы учитывались на счете 10 Материалы по учетным ценам, то при передаче их в производство на счета учета затрат списывается отклонение, учитываемое на счете 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей. При этом делается бухгалтерская проводка:

Д-т 20 Основное производство, 23 Вспомогательные производства, 25 Общепроизводственные расходы, 26 Общехозяйственные расходы и др.

К-т 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей или делается сторнировочная запись:

Д-т 20 Основное производство

К-т 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей.

Последняя запись делается в том случае, если стоимость материалов по учетным ценам оказалась выше их фактической себестоимости.

Продажа материалов на сторону отражается на счете 91 Прочие доходы и расходы. По дебету этого счета показывается фактическая себестоимость проданных ценностей, расходы, связанные с продажей ценностей, НДС, полученный в составе выручки от продажи. По кредиту счета отражается выручка, полученная за проданное имущество.

Операции по продаже материалов отражаются на счетах бухгалтерского учета следующим образом.

На сумму выручки от продажи материалов в зависимости от принятого в организации метода учета продажи делают запись:

Д-т 62 Расчеты с покупателями и заказчиками

К-т 91 Прочие доходы и расходы, субсчет Прочие доходы.

Сумма НДС, полученная в составе выручки, отражается:

Д-т 91 Прочие доходы и расходы, субсчет Прочие расходы

К-т 68 Расчеты по налогам и сборам, субсчет Расчеты по НДС.

Списывается фактическая (балансовая) стоимость проданных материалов:

Д-т 91 Прочие доходы и расходы, субсчет Прочие расходы

К-т 10 Материалы (по соответствующим субсчетам).

На разницу между фактической себестоимостью материалов и стоимостью по учетным ценам (если учет в организации ведется по учетным ценам) делается запись:

Д-т 91 Прочие доходы и расходы, субсчет Прочие расходы

К-т 16 Отклонение в стоимости материалов.

Суммы расходов, связанных с продажей материалов, отражаются:

Д-т 91 Прочие доходы и расходы, субсчет Прочие расходы

К-т 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами.

Финансовый результат от продажи материалов определяется на счете 91 Прочие доходы и расходы путем сопоставления оборота дебета субсчета Прочие расходы и оборота кредита субсчета

Прочие доходы. Если оборот дебета будет больше оборота кредита, то это убыток, и он списывается в отчетном периоде на финансовые результаты, что отражается записью:

Д-т 99 Прибыли и убытки

К-т 91 Прочие доходы и расходы, субсчет Сальдо прочих доходов и расходов.

Если оборот кредита больше оборота дебета, то это прибыль, на сумму которой делается запись:

Д-т 91 Прочие доходы и расходы?, субсчет ?Сальдо прочих доходов и расходов.

К-т 99 Прибыли и убытки.