Учет расчетов с подотчетными лицами

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий для обобщения информации о расчётах с работниками организации по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На суммы, израсходованные подотчетными лицами, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, а также и с другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками и установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

В аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным суммам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не возместило).

Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в резерве каждого работника предприятия в ведомости и журнале–ордере № 7

Журнал–ордер – комбинированный регистр бухгалтерского учета, который сочетает синтетический и аналитический учет с линейной формой записи, то есть каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка, а записи, связанные с данной операцией (по мере предоставления авансового отчета, сдачи неиспользованных средств в кассу, получения денег в погашение перерасхода) производится в этой строке.

Основанием для заполнения данного бухгалтерского регистра являются расходные и приходные кассовые ордера – при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм. В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71″Расчеты с подотчетными лицами». Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7. В нем отражается: когда и кому выданы деньги, в какой сумме, номер расходного кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетного лица.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: Дебет 71 Кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником).

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратило ровно столько, сколько получило, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер.

Это можно рассмотреть на следующем примере. 24 марта 2015 г. секретарю ООО было выдано из кассы 5000 руб. на пять дней на покупку канцтоваров. Бухгалтер выдал деньги на основании ее заявления, подписанного директором. Секретарь 27 марта купила канцтовары на сумму 4000 руб. Представила авансовый отчет и чеки. Неиспользованные 1000 руб. секретарь вернула в кассу и бухгалтер сделала следующие проводки.

24 марта: Дебет 71 Кредит 50 — 5000 руб. — выданы деньги под отчет из кассы. 27марта: Дебет 50 Кредит 71- 1000 руб. — внесен остаток неизрасходованных подотчетных средств в кассу; Дебет 10 Кредит 71- 4000 руб. — приняты к учету канцтовары.

Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

  1. руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

  2. руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В ООО «Парттнертехсервис плюс» данные по подотчетным суммам заносятся в регистр аналитического учета, в нем делается группировка, подсчитываются итоги за месяц.

Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой), а по кредиту счета 71 составляется в журнале — ордере №7 по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 20 «Основное производство» или на счёт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы и расходы».

При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы учитываются в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы в полном объеме включаются в состав затрат.Представительские расходы отражаются по дебету счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции со счетами 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и т.д.

В том случае, если организация определяет доходы и расходы методом начисления, ее представительские расходы относятся к косвенным расходам, которые в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного периода. База при исчислении предельного размера представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения (сумма расходов на оплату труда), считается нарастающим итогом с начала налогового периода и не должен превышать 4 % от фонда заработной платы.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Например: снабженец получил 9500 руб. на командировочные рас­ходы. По прибытии из командировки инженер представил отчет вместе с документами, подтверждающими расход де­нежных средств на сумму 5 000 руб. Бухгалтерия утвер­дила отчет на сумму 5 800 руб. Излишне выданную сумму удержали из зарплаты:

1) Дебет сч.71 Кредит сч. 50 — 5000 руб. — выданы из кассы суммы выданного аванса с одновременным отражением дебиторской задолженности подотчетного лица.

2) Дебет сч.20 Кредит сч. 71 — 4800 руб. — списаны утвер­жденные суммы в себестоимость продукции.

3) Дебет сч. 70 Кредит сч. 71 — 800 руб. — выдача из кассы де­нежных средств, в счет погашения кредиторской задолжен­ности подотчетному лицу.

По окончании месяца итоговые данные всех граф из журналов ордеров переносятся в Главную книгу, а информация по корреспондирующим счетам переносится по правилу двойной записи листками-расшифровками. Суммы дебетового и кредитового оборотов и выходное сальдо из главной книги по счету 71 заносится отдельной строкой в Сводную сальдо – оборотную ведомость, из которой выходное сальдо заносится в баланс в развернутом виде.

Поскольку счет 71 пассивно-активный, сальдо может быть одновременно и по дебету и кредиту. Подсчет общего сальдо выполняется следующим методом. Вначале выводится сальдо по каждой строке (отчету) отдельно.

Листки – расшифровки по счету 71 выписываются в Д-т сч.71 с К-т счетов, и с К-т сч. 71 в Д-т счетов кроме 50, 51, 52, 55, 57, 66, 67. При этом на каждый корреспондирующий счет выписывается один листок-расшифровка за месяц по всем без исключения совершенным операциям с подробным описанием. На этом обработка документов по движению подотчетных сумм заканчивается.

Нужно отметить, что в организации аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами имеются недостатки:

— не верно отражено списание представительских расходов. Данные расходы списаны на счет 91 «Прочие доходы и расходы» без приложения сметы.

— в журнале ордере №7 за апрель 2015 г. отражена выданная подотчетная сумма при наличии задолженности за предыдущий месяц (март), что является недопустимым;

— имеется запись в расходном кассовом ордере №37 за май 2014 г., что подотчетная сумма выдана Зиннатулину Р .Т . в сумме 2500 рублей, в то время как в списке подотчетных лиц, имеющих право на получение денежных средств под отчет в ООО «Партнертехсервис плюс» эта фамилия отсутствует;

— имеются грубые расхождения выданных сумм в журнале-ордере №1 и в журнале – ордере №7 (за май месяц в журнале-ордере №1 имеется бухгалтерская запись о выдаче подотчетной суммы, но данная сумма не нашла отражение в журнале-ордере №7 за тот период).

Список литературы

Как учесть наличные расчеты с подотчетными лицами?

Выдача под отчет наличных денежных средств и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:

Дебет

Кредит

Выданы наличные денежные средства под отчет из кассы

0 208 00 567

0 201 34 610
забалансовый счет 18

Приняты к учету расходы на основании утвержденного авансового отчета

0 401 20 000
0 109 00 000
0 105 00 000
0 106 00 000

0 208 00 667

Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы

0 201 34 510
забалансовый счет 18

0 208 00 667

Возмещен из кассы перерасход по авансовому отчету

0 208 00 567

0 201 34 610
забалансовый счет 18

Пример 1.

Сотруднику автономного учреждения культуры выданы из кассы наличные денежные средства на командировочные расходы:

  • суточные – 700 руб. (7 дн. x 100 руб.);
  • проживание – 4 900 руб.;
  • проезд – 3 000 руб.

По возвращении из командировки сотрудник оформил авансовый отчет, приложив к нему акт об оказанных услугах по проживанию и кассовый чек на сумму 4 900 руб., а также проездные билеты на сумму 2 700 руб., которые тоже приняты в качестве подтверждения фактического срока его нахождения в командировке (7 дн.). Неизрасходованный остаток наличных средств в размере 300 руб. внесен в кассу.

Согласно учетной политике командировочные расходы отнесены в состав общехозяйственных.

Операции осуществляются в рамках деятельности, приносящей доход.

В бухгалтерском учете автономного учреждения данные операции отразятся следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Выданы наличные денежные средства из кассы на командировочные расходы:

– суточные

2 208 12 567

2 201 34 610
забалансовый счет 18
(код 212 КОСГУ)

– проживание

2 208 26 567

2 201 34 610
забалансовый счет 18
(код 226 КОСГУ)

4 900

– проезд

2 208 26 567

2 201 34 610
забалансовый счет 18
(код 226 КОСГУ)

3 000

Начислены командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета:

– суточные

2 109 80 212

2 208 12 667

– проживание

2 109 80 226

2 208 26 667

4 900

– проезд

2 109 80 226

2 208 26 667

2 700

Возвращен в кассу неизрасходованный остаток наличных денежных средств
(3 000 – 2 700) руб.

2 201 34 510
забалансовый счет 18
(код 226 КОСГУ)

2 208 26 667

Кому могут быть выданы подотчетные суммы?

Подотчетные лица – это физические лица, которым выдаются денежные средства из кассы либо с использованием банковских карт на осуществление расходов, связанных с ведением деятельности учреждения.

Подотчетными могут быть:

  • любые работники учреждения;

  • физические лица, с которыми учреждение заключило гражданско-правовой договор, например, исполнители, подрядчики (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);

  • физические лица, привлекаемые учреждениями для выполнения отдельных полномочий без заключения с ними трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера, например, учащиеся образовательных учреждений, сопровождающие лица.

Перечень подотчетных лиц может быть закреплен в рамках учетной политики учреждения.

Не допускается выдача денежных средств подотчетным лицам, у которых есть просроченная задолженность по предыдущим авансам (п. 214 Инструкции № 157н).

На основании какого документа выдаются деньги под отчет?

Деньги под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. При этом заявление должно содержать назначение аванса, его расчет (обоснование) и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции № 157н).

Распоряжение руководителя, как правило, оформляется в виде приказа. Его можно составить сразу на несколько подотчетных лиц с обязательным указанием по каждому суммы наличных денег и срока, на который они выдаются (Письмо ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158).

Следует ли соблюдать предельный размер наличных расчетов?

Физические лица (за исключением ИП) не являются участниками наличных расчетов, поэтому денежные средства под отчет выдаются им без учета предельного размера наличных расчетов в 100 000 руб. (п. 2, 5, 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»).

Вместе с тем при оплате подотчетным лицом за наличный расчет приобретенного товара, услуги, работы следует соблюдать данный предельный размер, поскольку в этом случае физическое лицо выступает от имени учреждения.

В какой срок подотчетное лицо должно отчитаться о расходах?

О расходах, осуществленных за счет полученных ранее авансов, нужно отчитаться в течение трех рабочих дней:

  • после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У);

  • со дня выхода на работу (когда на момент истечения срока, на который был выдан аванс, подотчетное лицо находилось в отпуске, на больничном, то есть отсутствовало по уважительным причинам) (п. 6.3 Указания № 3210-У);

  • со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения № 749, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *