Вопрос на собеседовании: Назовите три плюса и три минуса работы с людьми.

Достоинства электронного документооборота (ЭДО) сегодня приводят к тому, что он внедряется на многих предприятиях. По мере развития цифровых технологий расширяется и сфера его применения. Сейчас существуют электронные договоры, обладающие не меньшей юридической силой, чем привычные бумажные, с подписями и печатями. ЭДО используется не только внутри компании, в электронном виде оформляются также документы налогового и бухгалтерского учёта. Такой формат применяется и для тендеров.

Мы разберём преимущества и недостатки электронного документооборота, поговорим и о том, как оптимизировать его маршрутизацию.

Основные преимущества электронного документооборота

Самое очевидное из них – экономия. Стоимость отправки контрагенту одного цифрового договора в 10 раз ниже, чем бумажного, с учётом бумаги, оргтехники и услуг почты. В больших компаниях, где приходится работать с сотнями документов, благодаря этому экономятся значительные суммы.

Существуют дополнительные преимущества системы электронного документооборота.

Надёжность хранения и поиска

Как бы ни были аккуратны сотрудники, в бумажном делопроизводстве не избежать присвоения одинаковых регистрационных номеров разным бумагам или их потерь. ЭДО помогает справиться с такими проблемами:

Регистрация происходит автоматически, поэтому каждый документ имеет собственный номер. Даже если файл удалён, его, если потребуется, всё равно можно восстановить. Это способствует поддержания порядка в делопроизводстве.

Ускорение процесса обработки

Современные СЭД позволяют обрабатывать документ быстрее, чем это происходит при использовании электронной почты или мессенджеров. Ведь над одним документом одновременно могут работать несколько сотрудников, исчезает необходимость многократной пересылки друг другу «неизменяемого» файла.

Повышение дисциплины

Каждый документ имеет текущий статус и маршрут движения, и это значимое преимущество электронного документооборота. В любой момент можно видеть, кто из сотрудников работает с документом, сколько времени он уже затратил на обработку. В отличие от ситуации с бумажным ДО, здесь сотрудникам труднее перекладывать ответственность друг на друг или допускать задержки.

Кроме того, преимущество электронного документооборота в сравнении с бумажным в том, что каждый документ имеет срок, в течение которого он должен быть обработан сотрудником. Открывая СЭД на своём устройстве, работник видит наиболее актуальную для него информацию. Он узнаёт, сколько и каких документов он должен обработать, когда заканчивается срок по каждому из них. В первую очередь сотрудник наверняка возьмёт в работу тот документ, срок по которому истекает, а это помогает избежать нарушений сроков.

Ещё один плюс электронного документооборота – единое информационное пространство, в котором работают все участники. Появляется возможность совместно редактировать документ, причём предыдущие редакции также доступны.

Удобен ли обмен документами в электронном виде с ПФР, ФСС, налоговой

Электронный документооборот с контролирующими органами является прогрессивной и перспективной возможностью передачи данных, закрепленной законодательно. Удобно ли обмениваться электронными документами с контролирующими органами? Ответ однозначный – да, удобно, быстро, с возможностью контроля процесса.

На законодательном уровне принимаются решения о том, что все новые и новые отчеты теперь можно сдавать только в электронном виде. Очевидным преимуществом здесь можно указать то, что бухгалтерам больше не надо ехать в территориальные контролирующие органы, стоять в очередях, рискуя не податься в срок и тратя деньги на дорогу. Через оператора ЭДО по защищенным каналам связи любой бухгалтер непосредственно со своего рабочего места может передать необходимый документ инспектору ФСС, ПФР, ФСН и т.д. «одним нажатием клавиши». При этом можно оперативно исправлять ошибки, если таковые будут обнаружены проверяющим инспектором в предоставленных документах. Все это гарантирует точность учета, четкий контроль документооборота и конфиденциальность.

На сегодняшний день существует множество сервисов, обеспечивающих такой обмен электронной отчетностью, и один из самых удобных и востребованных из них является сервис 1С-Отчетность.

Минусы электронного документооборота

У электронного документооборота есть и плюсы, и минусы

Переход на новые принципы работы не всегда даётся легко. Помимо необходимости приобрести и установить нужное ПО, добавляется необходимость переобучения персонала. Когда компания приобретает «коробочную» СЭД, приходится пересматривать сами принципы работы, а потому процесс усложняется.

При этом любую СЭД нужно обслуживать, настраивать, поэтому придётся добавить в штат администратора данной системы. Однако в случае внедрения Low-code системы, роль администратора сможет играть бизнес-аналитик без навыков программирования.

Систему ЭДО будет затруднительноне получится использовать, если у контрагента всё ещё бумажный. В этом случае потребуется вести две «ветки» параллельно: цифровую и бумажную.

Возникает проблема конфиденциальности: секретные данные может увидеть сотрудник, который не должен иметь к ним доступа, системный администратор или хакер. Однако бумажный документооборот (ДО) тоже не идеален в этом плане: хранение важных бумаг в шкафах и сейфах не исключает их кражи или утери. Плюс добавляется проблема безопасной утилизации ненужных бумаг.

Недостатком электронного документооборота можно назвать то, что само по себе внедрение СЭД не выстраивает оптимальную логику бизнес-процессов на предприятии. Впрочем, это нельзя считать именно недостатком ДО, здесь проблема скорее в завышенных ожиданиях от его внедрения.

Поэтому для того, чтобы СЭД принесла пользу предприятию, стоит начать с маршрутизации потоков документов, определения сотрудников, которые будут задействованы. С этой функцией справляются системы BPM (Business Process Management). Их интеграция с СЭД позволяет получить все плюсы электронного документооборота, а вдобавок связать движение документа с реальными бизнес-процессами и оптимизировав его.

Решения на базе платформы Comindware Business Application Platform индивидуально создаются для любой компании её собственными бизнес-аналитиками при поддержке разработчика. Они изначально интегрированы с BPM-решениями, созданными на этой же платформе. Это позволяет оптимизировать ДО на предприятии и эффективно выстроить его логику.

Закажите демо, и вы увидите возможности платформы Comindware Business Application Platform, оценив её полезность для вашего бизнеса.
Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Плюсы и минусы внутрикорпоративного электронного документооборота

Чтобы организовать внешний электронный документооборот, для начала следует создать и запустить внутренний с использованием современных систем электронного документооборота.

При подготовке к внедрению подобной системы необходимо тщательно оценить все возможные риски, плюсы и минусы такого проекта.

Основным минусом при внедрении системы остается человеческий фактор – сотрудников необходимо убедить в преимуществах новой системы, чтобы избежать внутреннего саботажа. Далее их ждет квалифицированное обучение работе в системе, что тоже может вызвать негативные реакции.

Работа в такой системе потребует создания компетентной службы поддержки и сопровождения, способной оперативно отвечать на все вопросы пользователей и быстро устранять возникающие проблемы в работе с системой, а также содержания в актуальном состоянии эксплуатационной документации – регламентов, инструкций, памяток. Это значит, что в компании придется провести процесс перевода уже существующих бумажных документов в электронный вид.

Внедрение электронного документооборота внутри организации на базе 1С

Для нивелирования этих недостатков необходимо правильно спланировать внедрение системы, подготовить и обучить команду проекта, привлечь профессиональных аналитиков и методологов систем электронного документооборота, а также обеспечить работоспособные и отказоустойчивые IT-ландшафт и каналы связи.

Только грамотно спланированный проект может стать успешным. В противном случае будут возникать неоправданно большие расходы на исправление допущенных ошибок, система не будет работать и станет источником постоянных проблем и внутренних конфликтов.

Успешный проект перехода на внутренний ЭДО даст компании неоспоримые преимущества: до 30% времени (данные по проекту 2019 года), используя ЭДО, экономит сотрудник на согласование и поиск информации и документов, в 3 раза снижаются затраты на расходные материалы, до 25% повышается производительность труда и до 80% – сокращается стоимость хранения документов. Бесплатная
консультация
экспертаНаталия Сиворина Консультант-аналитик 1С Соглашаюсь на обработку персональных данных Спасибо за Ваше обращение! Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Достоинства кадрового ЭДО

Кадровый документооборот – неотъемлемая, очень объемная и законодательно регламентированная часть внутреннего документооборота любой организации. Ошибки в этих документах или процессах их обработки могут стать причиной больших штрафов и санкций со стороны контролирующих органов.

Кадровый документооборот в электронной форме позволит минимизировать основные риски в этой сфере, обеспечить требуемый уровень конфиденциальности и, наряду с этим, доступности необходимой информации.

При помощи кадрового документооборота можно:

  • Вести личные карточки сотрудников;
  • Оформлять все без исключения перемещения персонала;
  • Вести архив записей об уволенных сотрудниках;
  • Организовать кадровый резерв;
  • Вести формы штатного расписания и справочника должностей;
  • Легко выводить на печать любые отчетные формы.

Внедрим кадровый ЭДО в соответствии с законодательством РФ

Этапы создания системы внешнего ЭДО

Процесс построения системы электронного документооборота в рамках любой, отдельно взятой организации начинается с изменений в учетной политике и выпуске соответствующего приказа.

Далее следует заключить соглашения с каждым контрагентом, с которым планируется наладить обмен. Соглашение должно содержать правила создания, передачи и хранения документов, полный список документов на обмен, а также какой из трех вариантов подписи, установленных ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», будет использоваться.

После заключения договоров с контрагентами и оператором ЭДО система готова к работе: вы формируете, подписываете и отправляете документ по защищенным каналам связи, оператор ЭДО передает документ (возможно, через роуминг), контрагент получает его, проверяет и проводит документ.

Рис.3 Этапы внедрения ЭДО

Вопрос здоровья

Ну, и о злободневном – на март-апрель 2020 года, когда пандемия COVID-2019 все еще бушует в мире, а в России принимаются строгие превентивные меры, чтобы сохранить количество заболевших на низком уровне, многие компании с поощрения государства переводят сотрудников на удаленную работу. Сколько продлится неблагоприятная для здоровья ситуация в мире – пока неясно, и, согласно некоторым прогнозам эпидемиологов, карантин распространится на всю весну. Организации с налаженным и «обкатанным» ЭДО переводят своих сотрудников на удаленную работу без особенных проблем, позволяя не пользоваться им общественным транспортом и не находиться в людных местах, чтобы не рисковать здоровьем своим и коллег. Организации же с исключительно бумажным оборотом или смешанным со слабо используемым ЭДО сейчас находятся в затруднительном положении.

Можно привести и более тривиальные примеры, которые затрагивают проблемы со здоровьем вне условий повышенной общей опасности – к примеру, сотрудник с переломом ноги не может посещать офис долгое время, но по факту многие рады были бы вернуться к работе раньше снятия гипса и полного восстановления подвижности, и ЭДО может решить эту проблему для многих подразделений персонала. Также сами возможности отлаженного удаленного доступа в целом позволяют более широко подходить к подбору персонала и в потенциале расширят возможности получать достойную работу инвалидам и людям с хроническими заболеваниями, которым непросто ежедневно посещать офис, но компетенция которых не вызывает сомнений.

Развитие технологий всегда движется в сторону доступности, легкого понимания и упрощения – и уже сейчас внедрение ЭДО решает множество проблем и позволяет увеличивать продуктивность работы предприятия. И при активной поддержке государством повсеместное введение электронного документооборота – не вопрос вероятности, но вопрос времени.

ЭТП ГПБ, ЭП, ЭДО, документы Для обсуждения этой статьи и оперативного получения информации по теме закупок присоединяйтесь к нам в соц. сетях

Недавно хорошие знакомые попросили помочь им выбрать систему документооборота со словами «ну ты же занимаешься этой всякой автоматизацией».
Я согласился, хотя и работаю в немного другом направлении и раньше вплотную не сталкивался с СЭД. То что я обнаружил в процессе изучения и сравнения разных решений мне настолько интересным, что я даже решился на небольшое расследование и теперь делюсь результатами.
Я обнаружил, что на рынке систем документооборота сложилась крайне странная ситуация. Такое ощущение, что производители как будто сговорились между собой и решили изо всех сил скрывать информацию о своих продуктах. Мне даже стало казаться, что они боятся, как бы я не увидел чего-то лишнего.
Получается, что я, как и другие покупатели, стараюсь узнать о функционале продукта, изучить и попробовать его перед покупкой, а разработчик делает всё, чтобы у меня ничего не вышло, зато щедро и многобуквенно рассказывает о достижении бизнес-целей, преимуществах, экономическом эффекте и прочих абстракциях, избегая показывать «товар лицом».
На первый взгляд странное поведение. Но вполне объяснимое, если копнуть глубже.
Этим мы сейчас и займёмся. Копнём на полную глубину и посмотрим, почему так происходит и как в таких условиях вести себя покупателю, чтобы таки увидеть то, что скрыто.

Обманутые ожидания

Давайте на секунду отойдем от темы электронного документооборота, чтобы никого не обидеть. Я просто предлагаю вам внимательно посмотреть на две картинки.

Это Salesforce – одна из самых серьезных и авторитетных CRM-систем. На их сайте нужно пройти процедуру регистрации, в том числе указать название компании, количество сотрудников и свой телефон, чтобы просто посмотреть видеоролик о системе. Без этого Вы не увидите ни внятного описания функционала ни скриншотов, которые помогли бы составить впечатление о продукте.

А это Битрикс24. У них достаточно просто ввести свой Email-адрес и через несколько секунд можно уже начать работу в системе, и через 15-20 минут вы на практике получите общее представление о возможностях предлагаемого решения.
Чувствуете разницу? Кто более открыт публике? У кого больше шансов «зацепить» клиента?
Так вот, ситуация на российском рынке систем электронного документооборота всё больше напоминает первую картинку. Почему? Потому что продавец (который делает сайт) и покупатель (который приходит на сайт) преследуют разные цели.
Позиция продавца — «Расскажи мне о своих проблемах, а я покажу, как мой продукт их решает».
На что покупатель отвечает — «Лучше ты просто покажешь товар, а я уж сам разберусь, что мне подходит, а что нет».
Только в условиях насыщенного рынка покупатель не очень-то стремится к диалогу, вот и получается, что клиент приходит на сайт с целью «примерить костюмчик», а вендор заколачивает витрины досками, и соглашается хоть что-то показать только, когда дверь за посетителем надёжно закроется.
Впрочем, такое парадоксальное поведение имеет простое объяснение — так исторически сложилось.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *