Содержание
- Кому поручить ведение кадрового делопроизводства
- Регистрационные или корпоративные документы ООО
- Подтверждение права на вид деятельности
- Кадровые документы
- Учетные документы организации
- Какие бывают кадровые документы?
- Обязательные кадровые документы индивидуального характера
- Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов
Кому поручить ведение кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство — это целый комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство-2019: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.
Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и целая кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.
Электронный документооборот давно и прочно вошел в нашу жизнь. Все больше организаций использует в своей деятельности электронную цифровую подпись. Тем не менее, продолжает действовать закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ, который обязывает хранить внутренние документы организации.
Давайте разберемся, какие документы должны быть в ООО, и как долго их надо сохранять.
Регистрационные или корпоративные документы ООО
Основные документы ООО доказывают легальность создания, т.е. регистрации юридического лица. Этот перечень существенно больше, чем у ИП, и в него входят:
- Протокол общего собрания или решение единственного учредителя об учреждении общества. Это первый документ, в котором выражена воля учредителей на создание юридического лица.
- Устав ООО. Единственный учредительный документ нередко называют внутренней Конституцией, ведь он содержит правила взаимодействия участников между собой и с самим обществом. Если в устав вносились изменения, то хранить надо не только действующую редакцию, но и прежние варианты. При необходимости это поможет обосновать решения, если они принимались на основании ранее действовавших норм.
- Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (выдавалось до 2017 года) или лист записи ЕГРЮЛ об учреждении ООО. Так называемую выписку или сведения ЕГРЮЛ хранить нет необходимости. Эти информация доступна на сайте ФНС и запрашивается при необходимости на актуальную дату, например, при заключении договора или открытии расчетного счета.
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по юридическому адресу. В свидетельстве организации присваивают важные идентификационные коды – ИНН, ОГРН, КПП.
- Список участников ООО с актуальными сведениями о каждом из них: паспортные данные физических лиц или регистрационные данные юридических лиц, а также размер и стоимость доли в уставном капитале. Обязанность вести и хранить список участников установлена статьей 31.1 закона «Об ООО».
- Договор об учреждении. Этот договор заключается при создании общества несколькими лицами, во многом его положения дублируются протоколом об учреждении и уставом. И хотя договор об учреждении не подают в ИФНС для регистрации ООО, обязанность его заключать установлена статьей 89 Гражданского кодекса РФ.
- Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
- Извещения (уведомления) о регистрации общества в ПФР и ФСС.
- Положения об открытии филиалов и представительств организации.
- Протоколы общих собраний и решения единственных участников.
- Документы о реорганизации и ликвидации.
Бесплатная консультация по регистрации ООО
Подтверждение права на вид деятельности
В зависимости от сферы бизнеса в перечень обязательных документов организации могут быть включены:
- Лицензии на лицензируемый вид деятельности.
- Допуск СРО (саморегулируемой организации), например, для выполнения строительных или проектировочных работ.
- Заключения Роспотребнадзора и Роспожнадзора на соответствие помещения установленных требований, например, для объектов общепита.
- Подтверждение подачи уведомления о начале предпринимательской деятельности (второй экземпляр с отметкой или почтовая квитанция).
- Сертификаты на товары и услуги организации, если они входят в перечень обязательных для сертификации.
Кадровые документы
Несмотря на то, что кадровый документооборот уже постепенно переходит в электронный формат, в организации надо хранить подтверждение о найме, переводе, увольнении работников и выплаченных им сумм. Пока еще эти данные являются главным основанием для формирования страхового стажа при начислении пенсии.
Поэтому в организации надо обеспечить хранение следующих документов:
- Трудовые книжки работников, если они ведутся в бумажном виде, а также книги учета бланков, самих книжек и вкладышей к ним.
- Трудовые договоры с каждым работником и дополнительные соглашения к ним, если они заключались.
- Локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, премировании, режиме труда и отдыха, внутреннего распорядка. Если работодатель относится к микропредприятию (численность меньше 15 человек, а годовой доход ниже 120 млн рублей), то он может заключать с работниками типовой трудовой договор, форма которого утверждена Постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. N 858. В типовой договор уже внесены стандартные нормативные акты и отдельно оформлять их не требуется.
- Положение о защите персональных данных работников.
- Личные карточки работников по форме Т-2.
- Штатное расписание по форме Т-3.
- Графики отпусков по форме Т-7.
- Табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы Т-12 и Т-13).
- Приказы, распоряжения по кадрам и основания к ним, например, докладная записка.
- Все документы, связанные с начислением зарплаты и других выплат работникам.
- Документы по охране труда, а также об аттестации или оценке условий труда рабочих мест.
- Должностные инструкции по каждой должности, если в трудовом договоре нет описания функций работника.
- Договор о полной материальной ответственности, если должность работника это предполагает.
- Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).
Учетные документы организации
В отличие от ИП организации ведут не только налоговый, но и бухгалтерский учет. Каждый руководитель обязан знать, какие учетные документы должны быть в ООО, потому что именно на него возложены полномочия по постановке учета.
- Первичные документы доказывают факт осуществления хозяйственных операций, на их основании и ведется учет. Это кассовые документы и книги, квитанции, накладные, акты о приеме-передаче и списании ТМЦ, ордера, табели, банковские документы.
- Договоры и документы, сопровождающие их исполнение: переписка, расчеты, справки, заключения, протоколы разногласий, паспорт сделки.
- Бухгалтерские документы: регистры учета, балансы, отчеты о прибылях и убытках, учетная политика, рабочий план счетов и др.
- Документы налогового учета: декларации, книги учета доходов и расходов, книги покупок и продаж, акты сверки с ИФНС, справки о состоянии расчетов с бюджетом и др.
- Документы на приобретение и установку контрольно-кассовой техники, если она применяется.
Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С
Какие бывают кадровые документы?
Документы, которые должна иметь организация в своем распоряжении, можно разделить на следующие категории:
- документы индивидуального характера — регулируют трудовые отношения конкретного физлица и компании;
- документы общего назначения — включают информацию широкого диапазона, регламентирующую работу всех сотрудников в целом.
Обязательные кадровые документы индивидуального характера
К кадровым документам индивидуального характера относятся:
- трудовой контракт (форма ТД-1);
Об оформлении контракта см. в материале «Унифицированная форма № ТД-1 — трудовой договор».
- трудовая книжка;
- распорядительный документ о приеме на работу / увольнении (формы Т-1 и Т-8 соответственно);
О применении формы Т-1 см. в материале .
Подробнее о приказе Т-8 см. в материале «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».
- личная карточка работника (форма Т-2);
Шаблон данной формы можно найти в материале «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».
- приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5);
Подробнее о данной форме см. в материале .
- распоряжение на оформление отпуска (форма Т-6).
Указанный вид документа представлен в материале .
Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов
Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:
- Дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение.
- В соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.
Пример:
В ООО «Ландыш» была проведена проверка за 2019 год, в ходе которой выяснилось, что в кадровой службе компании нет штатного расписания за указанный период. ООО было привлечено к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которым предусмотрено следующее наказание:
- для должностных лиц —1 000–5 000 руб.;
- для компании — 10 000–50 000 руб.
Кроме того:
- ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
- ст. 5.39 налагает штраф в размере 1 000–3 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.
В соответствии с УК РФ:
- ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
- ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.
О предусмотренных законом наказаниях см. в материале «С 01.01.2015 установлены штрафы за неоформление трудового договора или ГПД».